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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
目 录
1 系统登录 ..............................................................................................................................5
2 主页面 ................................................................................................................................14
概述 .........................................................................................................................14
主页面一览 ............................................................................................................14
主功能分类 ............................................................................................................14
我的日程 .................................................................................................................15
待办公文和待阅公文 ...........................................................................................15
阅览栏 .....................................................................................................................16
公告栏 .....................................................................................................................16
天气预报 .................................................................................................................17
3 公文处理 ...........................................................................................................................18
处理栏目 .................................................................................................................18
3.1.1 待办公文 .........................................................................................................18
3.1.2 待阅公文 .........................................................................................................18
3.1.3 新建公文 .........................................................................................................18
3.1.4 全部查询 .........................................................................................................18
公文操作 .................................................................................................................19
3.2.1 公文处理 .........................................................................................................19
WORD正文 .............................................................................................................37
3.3.1 另存正文 .........................................................................................................38
3.3.2 转 DPF............................................................................................................39
3.3.3 打印正文 .........................................................................................................39
3.3.4 保留痕迹 .........................................................................................................40
3.3.5 显示 /隐藏痕迹 ..............................................................................................40
3.3.6 规范全文 .........................................................................................................41
3.3.7 页面设置 .........................................................................................................42
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3.3.8 插入时间 .........................................................................................................43
3.3.9 插入文件 .........................................................................................................43
3.3.10 工具栏 .........................................................................................................44
3.3.11 正文套红 .....................................................................................................45
T IF/T IFF正文 ........................................................................................................46
3.4.1 扫描 .................................................................................................................47
4 行政管理 ...........................................................................................................................48
会议管理 .................................................................................................................48
4.1.1 会议室管理 ....................................................................................................48
4.1.2 会议登记 .........................................................................................................50
4.1.3 外出会议 .........................................................................................................54
车辆管理 .................................................................................................................57
4.2.1 供应商管理 ....................................................................................................57
4.2.2 车辆资料管理 ................................................................................................59
4.2.3 驾驶员档案 ....................................................................................................62
5 公共信息 ...........................................................................................................................65
领导日程 .................................................................................................................65
5.1.1 新建日程项 ....................................................................................................67
5.1.2 发布日程项 ....................................................................................................68
5.1.3 修改日程项 ....................................................................................................68
5.1.4 删除日程项 ....................................................................................................69
5.1.5 日程打印 .........................................................................................................70
5.1.6 查看周领导日程 ............................................................................................70
新闻中心 .................................................................................................................71
5.2.1 信息管理 .........................................................................................................71
公告栏 .....................................................................................................................74
5.3.1 发布公告 .........................................................................................................75
5.3.2 查看公告 .........................................................................................................78
2
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6 个人办公 ...........................................................................................................................78
个人设置 .................................................................................................................79
6.1.1 密码修改 .........................................................................................................79
6.1.2 个人图片 .........................................................................................................79
6.1.3 私有组 .............................................................................................................83
词类设置 .............................................................................................................86
词条设置 .............................................................................................................87
代理授权 .............................................................................................................88
文号管理 .............................................................................................................89
6.5.1 新建 .................................................................................................................90
6.5.2 修改 .................................................................................................................91
6.5.3 删除 .................................................................................................................92
6.5.4 清零 .................................................................................................................92
6.5.5 取号 .................................................................................................................93
6.5.6 查看补号 .........................................................................................................93
6.5.7 查看预留号 ....................................................................................................94
个人日程 .................................................................................................................95
通讯录 .....................................................................................................................99
6.7.1 个人通讯录 ....................................................................................................99
文件传递 ..............................................................................................................100
6.8.1 发送资料 ......................................................................................................100
6.8.2 接收资料 ......................................................................................................101
电子邮箱 ..............................................................................................................102
6.9.1 草稿 ...............................................................................................................103
6.9.2 查看 ...............................................................................................................104
6.9.3 转发 ...............................................................................................................105
6.9.4 回复 ...............................................................................................................106
6.9.5 删除 ...............................................................................................................107
6.9.6 查询 ...............................................................................................................108
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1 系统登录
在 IE浏览器输入地址：http://www3.nsjy.com ，在统一登录框输入帐号、密
码、验证码进行登录，如下图
进入到个人桌面后，点击校内 OA进入协同办公系统。
如果是第一次登陆系统，请根据《安装及设置说明》按照提示完成设置。完
成设置后，关闭 IE浏览器，重新打开浏览器，输入登陆地址，登陆系统。
点击上图中的“打开”，进入如下页面：
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点击上图中的“运行”，进入如下页面：
点击上图中的“确定”，设置系统受信任站点，完成后进入如下页面：
点击“确定”后，会在桌面生成快捷方式 ，点击该快捷方式就可以
打开 OA登陆页面。
如果需要查看 OCR扫描件，需要安装扫描件阅读工具和 OCR客户端补丁，
点击“OCR看图软件”，进行安装，如下图所示，点击“运行”，按照提示完
成安装。
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点击上图中的“运行”按钮，弹出如下页面：
点击上图中的“运行”按钮，弹出如下页面：
点击上图中的“下一步”，弹出如下页面：
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选中上图中的所有组件，点击“下一步”，
点击“安装”，
点击“确定”按钮，开始安装补丁包，如下图所示：
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点击上图中的“下一步”按钮，
点击上图中的“下一步”按钮，
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点击“完成”按钮，弹出如下页面：
点击“Next”按钮，完成安装，
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安装完成后，点击上图中的“No,I will restart my computer later.”，点击上图
中的“Finish”按钮，完成后弹出如下页面：
点击“是”按钮，开始安装脚本，弹出如下图所示页面：
点击上图中的“是”按钮，开始安装，安装完成后，弹出如下图所示页面：
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点击“确定”按钮，弹出如下图所示页面：
点击“否”，弹出完成安装提示，如下图所示：
点击“完成”按钮，完成安装。
安装完成后，重新启动计算机。
打开 IE浏览器，检查菜单“工具” ->“弹出窗口阻止程序”，用鼠标点击
“关闭弹出窗口阻止程序”，否则，在打开公文或发送公文时会弹不出相关窗
口。
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2 主页面
概述
首页是指用户登录进入办公自动化系统的第一个页面，也是用户使用最多的页面，在
此页面上，将显示用户的待办工作与通知公告、个人日程等信息。
主页面一览
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主页面的功能可以分为主功能分类、个人日程、个人图片、待办公文、待阅公文、
阅览栏、公告栏、天气预报等几个方面。
主功能分类
主功能分类是指系统的主要功能分类，如下图所示：
系统的功能主要分为以下几类：
公文处理：公文处理等，如待办公文、待阅公文、新建公文、查询公文等。
行政管理：会议管理、车辆管理等等。
公共信息：领导日程、交流栏、新闻中心、公告栏等等。
个人设置：可以管理个人设置、个人日程、通讯录、文件传递、电子邮箱等。
管理平台：可以对机构、权限、基础数据、流程等进行管理。
我的日程
我的日程是指当前登录用户的日程安排，如下图所示：
操作用户可以点击某天，查看该天的日程。
待办公文和待阅公文
待办公文是指需要当前登录用户办理的公文，需要及时办理；待阅公文是指只需要阅
的公文，如下图所示：
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操作用户可以点击公文，打开处理。
阅览栏
阅览栏是指当前登录用户可以查看的新闻信息，如下图所示：
操作用户可以点击，查看信息。
公告栏
公告栏是指当前登录用户可以查看的通知公告，如下图所示：
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操作用户可以点击某公告，查看该公告。
天气预报
天气预报是指最近三天的天气情况，该模块需要连接互联网才能获取天气信息，如下
图所示：
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3 公文处理
处理栏目
3.1.1 待办公文
列出当前用户待办公文。直接点击该公文可以打开该公文进行办理。
3.1.2 待阅公文
列出当前用户待阅公文。直接点击该公文可以打开该公文进行办理。
3.1.3 新建公文
列出当前用户有权起草的文件。直接点击相关模板种类名称，可以新建相
关种类的公文。
3.1.4 全部查询
可以查询用户处理过的公文或授权查看的公文。
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公文操作
公文处理
点击系统主界面中的“公文处理”主功能，进入公文处理页面，如下图所
示，在公文处理栏目中有新建等子栏目。
3.2.1.1 新建公文
操作四步骤：
第一步：进入公文新建界面；
第二步：选择要新建的公文模板类型
第三步：填写公文内容（表单、正文、附件）
第四步：发送公文
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具体步骤的详细描述如下：
3.2.1.1.1 第一步：进入公文新建界面：
在系统主界面上单击【公文处理】中【公文处理】下的【新建】，进入如
下公文新建界面：
3.2.1.1.2 第二步：选择要新建的公文模板类型
在如上图所示的公文新建界面上，单击要新建的公文模板类型，打开该类
型的公文表单界面。例如要进行收文登记，点击“收文处理”；要进行发文拟
稿，则点击“发文处理”；本手册以发文处理表为例介绍各类操作。
3.2.1.1.3 第三步：填写公文内容（表单、正文、附件）
一、页面介绍
a. 如下图的公文表单界面，分为功能按钮、表单、正文、附件四大区域，其
中：
功能按钮区：位于界面最上方，列出了可对当前公文进行操作的功能按
钮。每个按钮可实现的功能简单表述如下：
流程监控：可监控当前公文的办理过程。
表单日志：可查询当前公文表单上每个字段的修改纪录。
保存：可将对当前公文所填写的内容（包括表单、正文、附件）保存
入系统中
表单套打：可将当前公文的表单内容打印出来。
添加正文：可将外部已经编辑好的正文内容直接添加，作为当前公文
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的正文。
关闭：可关闭当前公文。
发送：完成公文处理后可通过此按钮将公文发送给下一步骤处理人。
表单区：公文呈批表的显示区，公文处理过程所需填写的内容、批示意
见都在呈批表中填写。公文表单将通过“所见即所得”的方式体现当前
用户的操作权限，即有权限操作的栏目可以填写，无操作权限的栏目则
无法填写。
正文区：公文正文内容的显示区，实际上是 word的内嵌。
附件区：公文附件、参考资料、相关知识列表的显示区，可插入相关的
附件、资料信息。
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b. 在如上图的公文表单界面中 ，可通过鼠标拖拉表单区、正文区、附件区边
沿或点击 按钮改变这区域的大小位置，以便获得最佳的阅读空间。
二、填写表单内容：
表单区的表单即手工办文时的处理表，用户可按照手工办文时需要填写的内
容进行相关填写。例如在市局发文处理表上，文件的拟稿需要填写标题、拟稿
单位、拟稿人等信息，用户只需在相应的栏目里填写或选择相关信息即可。
三、填写正文内容：
系统内嵌 Microsoft Word程序或者金山 wps程序，用户可像在 Word里编辑
文档一样进行文件内容的录入与排版。另外，在正文区上方还有其他一些使用
于正文的功能按钮：即
。各功
能按钮的作用为：
：点击之后可以把当前的正文存到本机指定的文件夹内；
：将正文打印到纸张上；
：切换修订痕迹的显示状态，通过点击此按钮可以在清稿和修订稿
之间进行切换；
：点击该按钮之后就可以把整篇文档自动按公文要求进行排版；
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：对正文的页面布局进行设置，与 Word里的页面设置功能一样；
：可选择不同的格式插入当前时间。
：把本机上的文件直接插入当前公文的正文里，免除了复制、粘贴
的麻烦；
：当 WORD工具栏上提供的工具仍不能满足需要，可以自定义工
具栏的其他项目。
四、添加附件：
a. 通过点击附件区里附件列表框里的 按钮可添加当前公文所需附件。
点击此按钮将弹出如下图 1的附件类型对话框，可选择“从本机”然后在下
图 2 的上传附件框中选择本机上已经编辑好的文件作为公文附件，也可选择
“从扫描仪”启动本机所连接的扫描仪进行文件扫描，将扫描后的文件作为
公文附件。
b. 添加附件完成后，在附件区的附件列表框中可以看到添加的附件条目信息
（如下图）。如果需要添加另一个附件，可以重新点击 按钮再次
新增。如果需要删除已添加的附件，应先选中该附件的复选框，再单击
按钮即可删除已选定的附件；
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五、添加参考资料：
若需要为当前公文的办理提供一些历史资料或参考信息，可通过点击附件区
中的参考资料框里的 按钮添加公文所需参考资料。点击此按钮可在
显示的菜单中选择参考资料的以下几个类型：
公文：可选择以往处理过的公文作为公文的参考资料。
若选择此项，则系统会弹出如下图的资料选择界面，操作方法为：在搜
索框中输入公文标题、创建人信息或文件号 点击 按钮查找
出符合条件的公文 点击公文后的复选框选择则所需公文 点击“确
定”按钮完成公文资料的添加。
本地文件：可选择本机上的文件作为公文的参考资料。
备注：可自行输入参考意见。
3.2.1.1.4 第四步：发送公文
公文的表单、正文、附件等内容都填写完毕后，表示新建处理完成的标志性
操作为发送公文。
a. 点击公文界面中功能按钮区最右边的 按钮，系统弹出如下图的公文
办理对话框：
b. 选择后续环节：根据公文的处理，首先应在上图界面中选择需要发送的后
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续环节；
c. 选择后续环节处理人：点击 按钮，在系统弹出的如下图
地址本对话框中选择所选后续环节的收件人。
a) 在上图的地址本对话框中，左列表以列表树的样式显示所有用户名称
可供选择；右列表为已选取的用户。在左列表中通过单击鼠标选取用
户并单击按钮“选择 >>”（或者直接在左列表中双击所选用户名称），
被选中的用户名就会出现在右列表中；也可单击“全选 >>”按钮可选
取左列表的所有用户；或者单击按钮“全删 <<”取消右列表选中的所
有用户。
b) 完成后续环节的收件人选择后，点击“确定”按钮返回公文办理对话
框。在公文办理对话框的“已选人员”栏中，便会出现所选的人员。
d. 确认后续环节的选择、后续环节处理人的选择已经完成后，点击 按
钮进行公文的发送。公文发送完成后，系统自动退出公文处理界面。
注：
公文办理完成的标志是将公文发送出去，而非保存。
3.2.1.2 处理待办公文
操作四步骤：
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第一步：查看待办信息；
第二步：打开待办公文
第三步：审阅公文内容、填写处理意见
第四步：发送公文
具体步骤的详细描述如下：
3.2.1.2.1 第一步：查看待办信息：
a. 用户登录进入系统主界面时，若当前有需要办理的待办公文，则可在系统
主界面上看到如下图的待办信息提醒：
b. 在主界面上点击更多，系统进入公文待办信息界面，用户可以查看到不同
公文类型下需要办理的公文标题（如下图），还可点击办文跟踪栏上的 按
钮查看当前公文的处理过程信息。
也可以通过点击“公文管理”主功能进入公文处理栏目，默认显示“待办”子
栏目，如上图所示。
3.2.1.2.2 第二步：打开待办公文
在公文待办信息提醒界面上或公文待办信息界面上，用户点击需办理的公文
标题，便可打开如下图的公文处理界面进行待办公文的处理。
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3.2.1.2.3 第三步：审阅公文内容、填写处理意见
一、页面介绍
在公文处理界面上，功能按钮区上显示的功能按钮与拟稿状态下有所不同，
除了上节中所列出的一些功能按钮之外，根据当前用户的权限，可能还会多
“退回”和“转发”两个功能按钮。这两个功能按钮可实现的功能为：
退回：将当前的公文原封不动退回给上一步骤的处理人。
转发：用于实现不同类型公文流转之后的转换，如：收文转发文、发文
转收文等。
二、审阅正文内容：
a. 用户可直接在如上图的界面的正文区中查看正文内容，可调整正文区大小以
获得最佳的阅读空间。
b. 若有权限修改还可以直接修改正文内容，修改的痕迹系统会自动记录下来，
用户可通过点击正文上方的 按钮显示如下图所示的修改痕迹，通过
把鼠标移至不同颜色的修改内容上，可查看详细的修改信息记录。
三、审阅附件内容：
用户可单击附件区中的附件目录，便可打开附件内容进行查看。
四、填写处理意见：
在表单区，系统会默认显示当前用户需要填写意见的页面，用户可按照自己
的处理权限填写处理意见。通常有以下几种方式：
a. 查看并修改前处理人填写的表单内容：可在呈批表中查看他人填写的
内容与意见，若有权限，还可对一些内容进行修改。
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b. 填写自己的处理意见：可在填写意见框中输入处理意见，填写方式有 3
种，可根据需要使用：
直接通过键盘在填写意见框中输入处理意见；
直接点击意见框上的 或 按钮输入意见；
点击功能按钮区上的“词条”按钮的下拉列表选择已经定义好的常用
批示语，如下图：
注：
常用词条的设置可参见后面的详细操作说明。
3.2.1.2.4 第四步：发送公文
当公文的正文、附件审阅完毕，并且表单内的意见填写无误后，必须单击功
能按钮区最右方的 按钮，选择后续环节、选择后续环节处理人后，将公
文发送出去后方可完成公文的办理。详细的操作可参见新建公文里的相关说明。
3.2.1.3 退回、回收公文
3.2.1.3.1 退回待办公文
用户若发现需要自己办理的某份待办公文办文有误，则可通过退回功能将公
文退回给上一步骤的收件人。退回公文有两种方式：
直接在公文待办信息界面上退回：登录系统后在系统主界面的待办信息提醒
上，点击要退回公文后的复选框，然后点击界面上方的 按钮进行
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
退回。
在公文处理界面上退回：打开待办公文后，在公文处理界面上点击功能按钮
区的 按钮进行公文退回。
3.2.1.3.2 回收已办公文
对于已经发送的文件，若用户意识到自己办文有误，可以通过系统提供的回收功能将已经发送
的文件回收。对于回收后的文件，用户可以更改自己权限范围内的表单、正文、附件中的相关内容
还可以重新选择文件的后续环节和后续环节处理人。a. 依次点击【公文处理】【查询】 选择要回收公文所属的公文模板，例如公文下的秘书
科发文 点击常用查询条件里的“本人已办”，进入到已办公文的文件列表界面；
b. 选中要回收的文件（单击文件前的 ，选中状态为 ）；
c. 单击 按钮并“确定”回收操作，系统在完成回收操作后会弹出提示信息对话框
告知回收操作是否成功。如果回收成功，则用户可在待办下找到该文件，并可打开文件重新
办理，此时文件的正文和附件保留到回收前用户办理的状态，表单则恢复到用户最初办理该
文件之前的状态。
注：
不是所有公文都能回收，使用公文回收功能的限制：第一，只有文件
的最近处理人能够对文件进行回收；第二，只有在下一步骤的处理人
对该文件进行处理之前，原文件处理人才能对文件进行回收。其中，
文件的最近处理人是指执行文件回收之前，对该文件进行处理的最后
一个处理人。
注意：如果系统管理员授予权限后，用户可以强制回收公文，强制回
收可以回收本人发出的已经流转多个环节的公文。
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3.2.1.4 公文查询
3.2.1.4.1 查询公文处理过程信息
用户需要查询、跟踪具体某份公文的处理过程信息，例如经过哪些步骤、各
个步骤的处理及时性、当前在哪个处理人办理，则可以点击位于此份公文末尾
的 来查看这些办文过程信息。公文过程信息界面显示如下图所示：
3.2.1.4.2 查找本人经办的公文
a. 依次点击【公文处理】【全部查询】 在左边查询项中，选择要查询
公文的类别及所属的公文模板，例如公文流转下的发文处理表，如下图所
示：
b. 在右边的信息桌面上，点击“本人已办”或“本人已阅”链接，便可查询
到此公文模板下本人经办过的公文。通过点击公文标题可打开公文，查看
公文的处理表单信息、正文内容和附件内容；通过点击 可查看公文的办
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理过程信息。
3.2.1.4.3 条件查询
若需要按照输入条件来进行公文查询，则可在如上图的查询界面上点击
按钮，在相应栏目中输入查询条件后点击 ，系统自动将根据栏
目里填写的关键字，查找出相应的公文
3.2.1.5 公文相关设置
如上所述的公文处理中，经常要利用到一些诸如常用词条、个人图章等与公
文处理相关的设置，这类设置可以简化日常的公文处理操作。本节将重点介绍
这类相关设置。
3.2.1.5.1 设置代理
实际工作中，有时会出现领导或工作人员因为出差或其他原因外出而无法及
时办理文件的情况，为避免因文件堆积而影响办公效率，系统提供了设置代理
人功能。设置代理人后，代理人便可处理需要委托人办理的待办公文。
a. 在系统中，依次点击主功能分类“个人办公”进入个人设置页面，点击个
人设置栏目下的代理授权子栏目，进入如下图的代理设置界面；
b. 在如上图的代理设置界面中，列出了各类公文模板和业务流程，用户可对
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每一类公文模板或业务设置不同的代理人。通过选择需要设置代理人的公
文模板或业务前的复选框，然后点击界面上方的 按钮，可在如下
图的代理设置对话框中进行设置；
c. 用户点击如上图代理设置对话框中代理人栏的 按钮，打开地址本选择
代理人；通过点击开始时间栏和结束时间栏的 按钮选择代理的起止时
间，“确定”后便可完成代理设置。
d. 在所设的开始时间后，设置好的代理人便可处理委托人的待办公文。直至
所设的结束时间后，系统自动取消此代理设置。
e. 若想提前取消代理设置，只需选择相应的公文模板后，点击 按钮
即可。
3.2.1.5.2 设置常用词条
用户在日常办理公文时，经常会使用一些相同的句子、词语，如“同意”、“已阅”、“请速
办”等，或者发文时经常会填写主送单位、抄送单位等单位信息，对于这类常用词语，若每次批示
都要输入则费时费力，因此系统提供了常用词条的定制功能，用户个人可为自己定制常用的批示词
语。定制好的常用词语可供用户在办理文件时通过鼠标选取进行批示，从而避免了重复输入。
a. 建词条时，如没有建好和词条相对应的词类，则应先建立词类。在系统中，
点击“个人办公”进入个人设置页面，点击个人设置栏目下的词类设置
子栏目，进入如下图的词类设置界面；
用户可以点击“新建”按钮，建立本人需要的词条类型。如上图所示，就建立
了一个来文单位的词条类型。
b. 在系统中，点击“个人办公”进入个人设置页面，点击个人设置栏目下的
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
词条设置子栏目，进入如下图的词条设置界面；
c. 新建词条：点击 按钮，可在词条新建页面中输入需要定制的词条，
之后“保存”词条。
d. 修改词条：点击已有词条前的具体名称，可在修改页面中修改词条的名称
和所属词类，之后“保存”词条。
e. 删除词条：点击已有词条前的复选框选择词条，然后点击界面上方的
按钮，确定删除后便可完成词条的删除。
3.2.1.6 待办页面详细介绍
点击“首页”页面“待办公文”下的“更多”，进入公文处理中的“待
办”栏目，系统将当前登录用户所要处理的业务按业务分类罗列出来，用户可
以选择要办理的业务进行办理。
排序
系统默认将待办信息按业务分类排序，并提供另外两种分类：按速级和按接
收时间排序，可在三种状态下切换。
预览
系统的默认状态是没有预览，如果看到自己的待办公文后，不想打开公文查
看正文和附件就可以选择“预览”按钮查看，可通过放大和还原按钮将预览
窗口放大和缩小。界面同下图 :
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图表 2.2-1 待办信息-预览
刷新
刷新自己的待办的业务。
公文办理
可直接点击公文标题打开公文进行办理；或点击列表记录后的复选框，列表
上方显示“办理”按钮进行公文办理，可对同表单模板同步骤的公文进行批
量办文。
3.2.1.7 传阅页面详细介绍
点击“首页”页面“传阅公文”下的“更多”，进入“待阅”栏目，系统
将当前登录用户需要阅的公文按业务分类罗列出来，用户可以选择要阅的公文
进行办理。
“传阅”栏目的公文处理与“待办”栏目的公文处理类似。
用户可直接点击公文标题打开公文进行阅读；或点击列表记录后的复选框，列
表上方显示“已阅”按钮进行公文办理，可对同表单模板同步骤的公文进行批
量办文。
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Word正文
Word正文功能需要用户客户端安装微软 Office的 Word软件，必须要保证
Office是 98/2000/2003/XP。Word正文编辑主界面如下：
Word正文编辑主界面
另存正文
另存正文是把正文内容保存到本地机器上。
（1）进入Word正文编辑主界面。
（2）点击按钮“另存”，系统弹出“另存为”对话框，如下图所示：
35
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Word正文另存为对话框
（3）选择存放的本地目录和输入存放的文件名称，然后点击按钮“保存”。
系统自动关闭该对话框。
转 DPF
转 DPF是把Word正内容转成 PDF文件并且显示在界面上。执行转 PDF
功能之前必须要保证在用户客户端安装了 Acrobat软件的 PDFWriter组件。
（1）进入Word正文编辑主界面。
（2）点击按钮“转 PDF”，系统弹出“Word正文转 PDF文件…”的提
示对话框。
打印正文
打印正文是把Word正文内容输入到打印机上，打印之前用户可以先设置
打印页面。
（1）进入Word正文编辑主界面。
（2）点击按钮“打印”，系统弹出“选择打印机”对话框，如下图所示：
36
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选择打印机对话框
（3）点击按钮“确定”。
保留痕迹
保留痕迹是把每人对Word正文进行修改痕迹保存下来，用户可以使用显
示痕迹（使用说明见显示痕迹）功能把这些修改历史记录用不同的颜色（不同
用户不同颜色）显示出来。要保留Word正文修改痕迹，当前流程步骤必须有
正文的痕迹保留权限。
显示 /隐藏痕迹
公文在流转过程中，处于流转过程的用户可能会要对正文的内容增加、修
改、删除，而这些修改和删除希望能保存到系统中，以方便想查看时查看。显
示/隐藏痕迹是显示/隐藏用户对 Word正文修改时保存的痕迹，不同用户修改的
痕迹用不同的颜色显示。具备该功能必须保证当前流程步骤有正文的显示痕迹
的权限。
（1）进入Word正文编辑主界面。
（2）点击按钮“显示痕迹”，正文编辑区域显示痕迹，按钮“显示痕迹”
的标题变成“隐藏痕迹”；点击按钮“隐藏痕迹”, 正文编辑区域隐藏痕迹，
按钮“隐藏痕迹”的标题变成“显示痕迹”。
（3）显示痕迹效果如下图所示：
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
Word正文显示痕迹
规范全文
当编辑正文时，可能是从不同的文档拷贝过来，而这些文档的相互之间的
格式又不相同，势必造成正文的内容混乱，如果手工调整格式则无形中增加了
工作量，为解决这个问题，系统提供了“规范全文“功能按钮，并预先定义好
了文档的样式（字体：仿宋 _GB2312，大小：三号），以能够帮用户自动
实现格式的统一。
（1）进入Word正文编辑主界面。
（2）点击按钮“规范全文”，系统对正文内容格式进行标准格式化。效果
如下图所示：
规范全文之前的
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规范全文之后的
页面设置
当要将正文的内容打印输出时，可能正文的内容不是正好适合 word的页
面设置，为了让输出比较美观，系统通过调用 word本身自带的页面设置窗口，
来实现页面设置功能。
（1）进入Word正文编辑主界面。
（2）点击按钮“页面设置”，系统弹出“页面设置”对话框，如下图所示：
页面设置对话框
（3）设置好各个项目内容（页面设置项目说明参考微软的 Offi ce 帮助），
点击按钮“确定”。
插入时间
当编辑公文的正文时，可能需要输入系统当前时间，并且可能要求是不同
的时间格式，系统提供了选择时间格式的快捷方式。
（1）进入Word正文编辑主界面。
39
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
（2）在Word正文编辑区域选择要插入时间的位置（即光标所在的位置）。
（3）点击按钮“插入时间”，系统弹出“选择日期时间格式”对话框（显
示各种时间格式样例），如下图所示：
选择日期时间格式对话框
（4）点击上图对话框中的按钮“确定”。
插入文件
当编辑公文的正文时，可能需要将本地Word 文件的内容插入到正文，系
统提供了插入文件的快捷按钮，选择要插入的本地Word 文件后，系统自动将
内容读入到正文中。
（1）进入Word正文编辑主界面。
（2）在Word正文编辑区域选择要插入Word文件内容的位置（即光标所
在的位置）。
（3）点击按钮“导入文件”，系统弹出“选择本地 word文件”对话框，
如下图所示：
40
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
选择本地文件对话框
（4）选择本地 word文件后，点击按钮“插入”。
工具栏
当编辑公文的正文时，可能系统默认提供的工具栏按钮不够使用，需要显
示其它 Word的工具栏按钮。系统提供了控制所有Word工具栏的显示开关管
理。
（1）进入Word正文编辑主界面。
（2）点击按钮“工具栏”，系统弹出“工具栏显示开关管理”窗口，如下
图所示：
工具栏显示开关管理
（3）点击工具栏名称的复选框，如果是“ ”，那么该工具栏显示；如果是“
41
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
”，那么该工具栏隐藏。
正文套红
正文套红是系统生成不同格式的红头文件。
（1）进入Word正文编辑主界面。
（2）点击按钮“套红”，如果套红模板只有一个，那么直接进入（3），否
则系统弹出“选择套红模板”对话框，如下图所示：
选择套红模板
（3）套红结束，效果如下图所示：
套红后的正文样例
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Tif/Tiff正文
Tif/Tiff正文的界面如下：
Tif/Tiff正文处理主界面
：启动扫描工作。 ：打开一个本地 Tif/Tiff文件，并且把它装载到
当前界面中。 ：删除当前界面上显示 Tif/Tiff页。注意：执行删除以后，
不能恢复。 ：选择扫描仪。 ：对当前打开的 Tif/Tiff正文文件进行 OCR文
字识别。 ：显示 OCR全文识别结果。 ：选择视图类型，目前提供了。 ：
把当前页向左旋 90 度。 ：把当前页向右旋 90 度。 ：自定义旋转当前页。
： 上下页浏览。 ：设置当前页的缩放比例。 ：放大当
前页的显示内容。 ：缩小当前页的显示内容。 ：把当前页输出到打印机上。
扫描
扫描是通过扫描仪把纸质的文件转成电子文件（tiff/tif文件），并把这
些电子文件作为公文的正文或附件保存到系统中。
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4 行政管理
会议管理
包括会议室管理、会议登记、外出会议登记。
4.1.1 会议室管理
会议室管理是对单位内部的会议室信息进行有效的管理，会议室信息包括了
会议室名称、所在位置、座位数、所属单位等。会议室管理工作由指定的人员
负责。
（1）进入系统后，选择 Tab页“行政管理”标签，再点击二级导航栏按钮
“会议管理”下的“会议室管理”，系统进入会议室管理主界面，如下图所示：
会议室管理主界面
4.1.1.1 新建会议室
（1）进入会议室管理主界面。
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（2）点击按钮“增加会议室”，系统弹出“增加会议室”窗口，如下图所
示：
增加会议室
（3）输入或选择项目内容。
（4）点击按钮“确定”。
4.1.1.2 修改会议室
（1）进入会议室管理主界面。
（2）点击复选框，从列表中选择一个或多个会议室，然后点击按钮“修改
会议室”，系统弹出“修改会议室”窗口，如下图所示：
45
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修改会议室
（3）更改会议室项目内容，然后点击按钮“确定”。
4.1.1.3 删除会议室
（1）进入会议室管理主界面。
（2）点击复选框，从列表中选择一个或多个会议室，然后点击按钮“删除
会议室”，系统弹出“删除确认”对话框。
（3）点击“删除确认”对话框中的按钮“确定”。
4.1.2 会议登记
会议登记主要对单位内部将要召开的会议进行规划和已经召开的会议进行登
记。会议安排的内容主要包括了会议名称（或会议主题）、会议室、主办单位、
召开时间、结束时间、参加人数、参加人员名单、会议内容等等。
（1）进入系统后，选择 Tab页“行政管理”标签，再点击二级导航栏按钮
“会议管理”下的“会议登记”，系统进入会议安排主界面，如下图所示：
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会议安排主界面
4.1.2.1 增加会议登记
（1）进入会议安排主界面。
（2）点击按钮“增加会议登记”，系统弹出“增加会议”窗口，如下图所
示：
图表 8.3-2 登记 /增加会议
（3）输入或选择项目内容。
会议室：描述会议召开的地方，数据来源于会议室管理模块的会议，下图
显示会议室选择界面：
47
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（4）点击按钮“提交”。
4.1.2.2 修改会议登记
（1）进入会议安排主界面。
（2）点击复选框，从列表中选择一个或多个会议，然后点击按钮“修改会
议登记”，系统弹出“修改会议”窗口，如下图所示：
修改会议
（3）更改会议项目内容，然后点击按钮“提交”。
4.1.2.3 删除会议
（1）进入会议安排主界面。
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（2）点击复选框，从列表中选择一个或多个会议，然后点击按钮“删除会
议登记”，系统弹出“删除确认”对话框，如下图所示：
删除会议确认对话框
（3）点击按钮“确定”。每个用户只能删除自己登记的会议。
4.1.2.4 打印会议安排
（1）进入会议安排主界面。
（2）点击按钮“打印”，系统弹出“打印会议”窗口，如下图所示：
打印会议
（3）点击“打印会议”窗口中的按钮“打印”，系统弹出“打印机选择”
对话框。
（4）点击按钮“打印”。
4.1.3 外出会议
外出会议主要对单位外部将要召开的会议进行规划和已经召开的会议进行登
记。
（1）进入系统后，选择 Tab页“行政管理”标签，再点击二级导航栏按钮
“会议管理”下的“外出会议登记”，系统进入会议安排主界面，如下图所示：
49
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
会议安排主界面
4.1.3.1 增加会议登记
（1）进入会议安排主界面。
（2）点击按钮“增加外出会议登记”，系统弹出“增加会议”窗口，如下
图所示：
登记 /增加会议
50
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（3）输入或选择项目内容。
（4）点击按钮“提交”。
4.1.3.2 修改外出会议登记
（1）进入会议安排主界面。
（2）点击复选框，从列表中选择一个或多个会议，然后点击按钮“修改外
出会议登记”，系统弹出“修改会议”窗口，如下图所示：
修改会议
（3）更改会议项目内容，然后点击按钮“提交”。
4.1.3.3 删除外出会议
（1）进入会议安排主界面。
51
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（2）点击复选框，从列表中选择一个或多个会议，然后点击按钮“删除外出
会议登记”，系统弹出“删除确认”对话框
（3）点击按钮“确定”。每个用户只能删除自己登记的外出会议。
车辆管理
包括供应商管理、车辆资料管理、驾驶员档案。
4.2.1 供应商管理
供应商管理是对的供应车辆的供应商的信息进行有效的管理。供应商管理工
作由指定的人员负责。
（1）进入系统后，选择 Tab页“行政管理”标签，再点击二级导航栏按钮
“车辆管理”下的“供应商管理”，系统进入供应商管理主界面，如下图所示：
供应商管理主界面
4.2.1.1 新建供应商
（1）进入供应商管理主界面。
（2）点击按钮“新建供应商”，系统弹出“新建合格（指定）供应商名
称”窗口，如下图所示：
52
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新建供应商
（3）输入或选择项目内容。
（4）点击按钮“确定”。
4.2.1.2 修改供应商
（1）进入供应商管理主界面。
（2）点击复选框，从列表中选择一个供应商，然后点击按钮“修改供应
商”，系统弹出“修改供应商”窗口，如下图所示：
修改供应商
（3）更改供应商项目内容，然后点击按钮“确定”。
4.2.1.3 删除供应商
（1）进入供应商管理主界面。
53
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
（2）点击复选框，从列表中选择一个或多个供应商，然后点击按钮“删除
供应商”，系统弹出“删除确认”对话框。
（3）点击“删除确认”对话框中的按钮“确定”。
4.2.2 车辆资料管理
车辆资料管理是对单位内部的车辆资料信息进行有效的管理。车辆资料管理
工作由指定的人员负责。
（1）进入系统后，选择 Tab页“行政管理”标签，再点击二级导航栏按钮
“车辆管理”下的“车辆资料管理”，系统进入车辆资料管理主界面，如下图
所示：
车辆资料管理主界面
4.2.2.1 新建车辆资料
（1）进入车辆资料管理主界面。
（2）点击按钮“新建车辆资料”，系统弹出“新建车辆资料”窗口，如下
图所示：
54
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
增加车辆资料
（3）输入或选择项目内容。
（4）点击按钮“确定”。
4.2.2.2 修改车辆资料
（1）进入车辆资料管理主界面。
（2）点击复选框，从列表中选择一个车辆资料，然后点击按钮“修改车辆
资料”，系统弹出“修改车辆资料”窗口，如下图所示：
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
修改车辆资料
（3）更改车辆资料项目内容，然后点击按钮“确定”。
4.2.2.3 删除车辆资料
（1）进入车辆资料管理主界面。
（2）点击复选框，从列表中选择一个或多个车辆资料，然后点击按钮“删
除车辆资料”，系统弹出“删除确认”对话框。
（3）点击“删除确认”对话框中的按钮“确定”。
56
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
4.2.3 驾驶员档案
驾驶员档案管理是对单位内部的驾驶员档案信息进行有效的管理。驾驶员档
案管理工作由指定的人员负责。
（1）进入系统后，选择 Tab页“行政管理”标签，再点击二级导航栏按钮
“车辆管理”下的“驾驶员档案”，系统进入驾驶员档案管理主界面，如下图
所示：
驾驶员档案管理主界面
4.2.3.1 新建档案
（1）进入驾驶员档案管理主界面。
（2）点击按钮“新建档案”，系统弹出“新建驾驶员档案”窗口，如下图
所示：
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
新建驾驶员档案
（3）输入或选择项目内容。
（4）点击按钮“确定”。
4.2.3.2 修改档案
（1）进入驾驶员档案管理主界面。
（2）点击复选框，从会议室列表中选择一个驾驶员档案，然后点击按钮
“修改档案”，系统弹出“修改驾驶员档案”窗口，如下图所示：
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
修改档案
（3）更改驾驶员档案项目内容，然后点击按钮“确定”。
4.2.3.3 删除档案
（1）进入驾驶员档案管理主界面。
（2）点击复选框，从列表中选择一个或多个驾驶员档案，然后点击按钮
“删除档案”，系统弹出“删除确认”对话框。
（3）点击“删除确认”对话框中的按钮“确定”。
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
5 公共信息
领导日程
领导日程帮助秘书维护领导日程安排，同时秘书可以把某些日程安排开放给
指定的人员查看。领导日程主要提供新建、发布、修改、删除、打印、浏览等
功能，领导和秘书都拥护上述的操作权限，普通人员只有打印和浏览的权限。
（1）进入系统后，选择 Tab页“公共信息”标签，再点击二级导航栏按钮“领
导日程”下的“局领导日程”，系统进入领导日程主界面，如下图所示：
60
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领导日程主界面（按领导显示）
（2）系统提供了两种日程显示方式，即按领导显示和按事项显示。按事项
进行显示如下图所示：
领导日程主界面（按事项显示）
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新建日程项
（1）进入领导日程显示主界面。
（2）点击按钮“新建”，系统弹出“领导日程添加”窗口，如下图所示：
添加领导日程
（3）输入领导日程项目内容。点击单选“全天”，开始时间项目内容变成
为“08:00”，结束时间项目内容变成“17:30”；点击单选“上午”，开始时
间项目内容变成“8:00”，结束时间项目内容变成“12:00”； 点击单选“下
午”，开始时间项目内容变成“14:30”，结束时间项目内容变成“17:30”。
（4）点击按钮“保存”。
发布日程项
领导日程在发布之前，普通人员是查看不到的。发布日程是正式的把日程内
容开放给授权对象查看，日程被发布以后不能被删除。
（1）进入领导日程显示主界面。
62
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
（2）点击复选框，从领导日程事项列表中选择一个或多个未发布的事项，
然后点击按钮“发布”，系统弹出“领导日程发布确认”对话框，如下图所示：
领导日程发布确认对话框
（3）点击按钮“确定”，系统弹出“领导日程发布成功”窗口，如下图所
示：
领导日程发布成功
修改日程项
（1）进入领导日程显示主界面，按事项查看显示方式。
（2）点击复选框，从领导日程事项列表中选择一个事项，然后点击按钮
“修改日程”，系统弹出“领导日程修改”窗口，如下图所示：
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
修改领导日程
（3）更改领导日程项目内容，然后点击按钮“保存”。
删除日程项
（1）进入领导日程显示主界面，按事项查看显示方式。
（2）点击复选框，从领导日程事项列表中选择一个或多个未发布的事项，
然后点击按钮“删除”。如果选择的日程事项已经被发布了，那么系统提示
“已发布的日程不能被删除”，否则系统提示“删除领导日程确认”。
（3）点击“删除领导日程确认”对话框中的按钮“确定”， 系统弹出“领
导日程删除成功”窗口，如下图所示：
领导日程删除成功
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
日程打印
日程打印是把主界面上显示的日程项输出到打印机上。
（1）进入领导日程显示主界面。
（2）点击按钮“打印”，系统弹出“打印机选择”对话框，如下图所示：
图表 8.1-8 选择打印机
（3）点击按钮“打印”。
查看周领导日程
系统提供了按领导姓名和按日程事项两种显示日程方式，同时还提供了“上
周”和“下周”两种浏览领导日程方式。
“上周”是提供了浏览相对于本周（本周时间显示在主界面的左上角）的
上周的领导日程安排情况，点击按钮“上周”。
“下周”是提供了浏览相对于本周（本周时间显示在主界面的左上角）的下
周的领导日程安排情况，点击按钮“下周”。
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
显示本周日期
新闻中心
包括信息管理、信息浏览。
5.2.1 信息管理
信息管理是对单位内部的需要发布给大家浏览的信息如新闻、通报等进行有
效的管理。信息管理工作由指定的人员负责。
（1）进入系统后，选择 Tab页“公共信息”标签，再点击二级导航栏按钮
“新闻中心”下的“信息管理”，系统进入信息管理主界面，如下图所示：
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
信息管理主界面
5.2.1.1 信息类型
信息可以进行分类，用户可以新建信息类型，点击上图中的“信息类型”
按钮，出现如下图所示的页面。
如果需要新建类型，点击“新建”按钮，填写类别名称、类别编号、类别
描述，点击“保存”按钮，就可以新建一个类型；
如果需要修改已有类型，双击右边对应的新闻类型，再点击“修改”按钮，
就可以进行修改，修改完成后，点击“保存”，如果需要删除，点击“删除”
按钮。
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5.2.1.2 新建信息
（1）进入信息管理主界面。
（2）点击按钮“新建”，系统弹出“新建信息”窗口，如下图所示：
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新建信息
（3）输入或选择项目内容。
（4）点击按钮“确定”。
5.2.1.3 删除信息
（1）进入信息管理主界面。
（2）点击复选框，从会议室列表中选择一个信息，然后点击按钮“删除”，
系统弹出“删除确认”对话框。
（3）点击“删除确认”对话框中的按钮“确定”。
公告栏
包括发布公告和查看所有公告。
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5.3.1 发布公告
公告管理是对单位内部的公告信息进行有效的管理。公告管理工作由指定的
人员负责。
（1）进入系统后，选择 Tab页“公共信息”标签，再点击二级导航栏按钮
“公告栏”下的“发布公告”，系统进入发布公告主界面，如下图所示：
70
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发布公告主界面
5.3.1.1 起草公告
（1）进入发布公告主界面。
（2）点击按钮“起草”，系统弹出“起草发布公告”窗口，如下图所示：
71
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
起草公告
（3）输入或选择项目内容。
填写公告主题，输入发送范围，点击“签收单位”选择签收单位，选择分类，
填写公告的详细内容。
如果需要签收单位签收，则选择是否签收为“是”，否则选择“否”。
如果有附件，则选择“添加文件”。
填写相关信息后，点击“发送”就可以发布公告。
（4）点击按钮“发送”。
发布公告，相关人员可以在首页公告栏中看到公告。
5.3.1.2 删除公告
（1）进入发布公告管理主界面。
72
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
（2）点击复选框，从列表中选择一个公告，然后点击按钮“删除”，系统
弹出“删除确认”对话框。
（3）点击“删除确认”对话框中的按钮“确定”。
5.3.2 查看公告
用户可以在首页中查看公告，也可“所有公告”栏目中查看公告。
6 个人办公
个人设置
包括修改密码、个人图片、私有组、代理授权、词类设置、词条设置、文号管理等栏
目。如上图所示。
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
6.1.1 密码修改
用于用户修改系统密码。系统的初始密码为 11，系统用户首次登陆时候需要修改对
应的密码为自己熟悉的个人密码。
点击“个人办公”下“个人设置”中的“个人图片”，进入个人图片页面，如下图所
示：
6.1.2 个人图片
用于用户添加个人喜欢的首页图片，展示个性化的首页，增加工作的乐趣。
点击“个人办公”下“个人设置”中的“个人图片”，进入个人图片页面，如下图所
示：
74
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
点击“新增”按钮，进入添加个人图片页面，如下图所示，
75
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
点击“选择图片”，进入上传图片对话框，如下图所示：
选择相关图片后，系统可以预览个人图片，如果确定该图片上传，选择“确定”按钮。
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
成功上传后，可以选中合适的图片，点击“选用”按钮，可以在首页的右下角显示个
人图片。
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
6.1.3 私有组
系统地址簿的一个扩充功能，通过该功能，用户可以在系统地址簿中建立一些和个人
信息相关的组别，通过这些组别用户可以快速定位用户。在系统使用过程中，如果需要在
选择人员的时候，使用私有组，就需要先进行私有组的设置。
点击“个人办公”下“个人设置”中的“私有组”，进入私有组页面，如下图所示：
点击相关的私有组名字，可以查看该私有组的成员，如下图所示：
78
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
点击“添加”按钮，可以从地址本中选择合适的人员加入到私有组中。选中人员，点
击“删除”按钮，可以删除人员。
79
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
如果需要增加私有组，点击“增加私有组”按钮，可以弹出如下图所示的私有组增加
页面。
80
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词类设置
对常用语需要为方便管理，通常会对这些词语分类。该模块用于定义这些分类。
81
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
点击“新建”按钮，可以新建词类，选中一个词类，点击“删除”，可以删除词类。
如果删除词类，会删除词类下的词条。
词条设置
在公文或者表单处理的时候，可以预先设定一些常用用于，这些常用语在系统中被称
为词条。设置这些词条后，当我们办理公文时候，就可以猜工具栏上直接选取这些词条。
这样可以对入不熟悉输入法的用户可以提高录入效率。
82
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
点击“新建”可以新建词条，选择一个词条，点击“删除”按钮，可以删除一个词条。
代理授权
该功能主要用于申请表单的授权。当用户出差或者因为其他原因无法及时处理申请表或
者公文时候，可以把对应的申请转由代理人处理。操作的时候选定对应的公文模板，然后
选定代理人就可以把对应模板产生的公文转给代理人处理。如下图：
83
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
已设置授权的公文，可以通过“收回授权”进行权限的回收。
文号管理
文号通常被称为文件编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，由发文
机关代字号、年份和序号组成，如“深发[2005]001”。
文号管理是对字号及其对应的序号（序号也被称为流水号或顺序号）进行管
理，管理的这些文号被表单智能中的编辑文号所引用。主要功能包括了字号定
义、流水号自动增长、流水号自动清零、补号、预留号、取号等等。
（1）进入系统后，选择 Tab页“个人办公”标签，再点击二级导航栏按钮
“个人设置”中的“文号管理”，系统进入文号管理主界面，如下图所示：
84
深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
文号管理主界面
新建
（1）进入文号管理主界面。
（2）点击按钮“新建”，系统弹出“新建文号”窗口，如下图所示：
新建文号
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深圳市南山教育信息网手册--协同办公系统用户使用手册
（3）输入或选择项目内容。
文号分类：对文号进行分组，通常按照文号用途进行分。文号分类明细在应
用支撑平台-〉基础数据管理-〉选择列表中维护，它的选择类型是文号分类。
是否补号：补号控制标志，选择是或否。补号：文号 XX，它当前流水号值
为 A，有一流水号值 B，满足 B小于 A，获取下流水号的值为 B，那么我们称 B
是 XX的补号。
是否补零：是否在流水号值前面补零直到字符串长度等于文号的“长度”，
选择是或否。
清零控制：流水号值自动变成零的策略，系统提供了每日清零、每周清零、
每月清零、每年清零四种策略。
（4）点击按钮“确定”。
修改
（1）进入文号管理主界面。
（2）点击复选框，从文号列表中选择一个文号，然后点击按钮“修改”，
系统弹出“修改文号”，如下图所示：
修改文号
（3）更改文号项目内容，然后点击按钮“确定”。
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删除
（1）进入文号管理主界面。
（2）点击复选框，从文号列表中选择一个或多个文号，然后点击按钮“删
除”，系统弹出“删除确认”对话框。
（3）点击“删除确认”对话框中的按钮“确定”。
清零
通常，发文机关每年的顺序号都是重新从零开始的，清零功能也就是把当前
的顺序号重新设置为零。
（1）进入文号管理主界面。
（2）点击复选框，从文号列表中选择一个文号，然后点击按钮“清零”，
系统刷新文号管理主界面。
取号
取号是手工的方式获取当前顺序号。
（1）进入文号管理主界面。
（2）点击复选框，从文号列表中选择一个文号，然后点击按钮“取号”，
系统弹出“取号文号”窗口，如下图所示：
图表 8.6-6 获取文号
查看补号
查看补号提供浏览所有已经补的顺序号的功能。
（1）进入文号管理主界面。
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（2）点击文号列表列“查看补号”中的按钮“查看”，系统弹出“查看补
号”窗口，如下图所示：
查看补号
查看预留号
查看预留号提供浏览所有已近预留的顺序号的功能。
（1）进入文号管理主界面。
（2）点击文号列表列“查看预留号”中的按钮“查看”，系统弹出“查看
预留号”窗口，如下图所示：
查看预留号
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个人日程
个人日程用于设置每个用户的日程，包括个人日程、设置伙伴、日程分析。
个人日程用户设置每个用户自己的每天的安排，点击“起草”按钮，就可
以设置日程，如下图所示：
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填写主题等信息，选择显示状态，如果该日程不共享给其他人，选择日程
类型为“私人日程”否则选择“公开日程”，填写详细内容。点击“确定”添
加一个日程。
如果需要让其他人能够看到自己的公开日程，需要设置伙伴，
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点击“添加伙伴”，从地址本中选择需要共享日程的用户。
如果是共享给领导并希望领导能够给自己安排日程，则在领导点击“设为
日程安排代理”。如果想取消，点击“设为普通伙伴”。
如果某人设置自己为伙伴，则自己可以查看该用户的共享日程，点击“日
程分析”，如下图所示，
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选择需要分析的用户，点击“日程分析”按钮，可以查看该用户的日程，
如下图所示：
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通讯录
6.7.1 个人通讯录
提供给普通用户用于维护自己通讯录的功能。普通用户可以增加、修改、删除自己的
私人通讯录。
可以为通讯录进行分类，点击“新建类别”可以建立一个新的类别，选中
一个类别，点击“删除类别”可以删除此类别和相关的联系人。
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点击“新建”按钮，可以添加联系人信息，选择“联系人”点击“删除联
系人”按钮，可以删除联系人。
如果需要导出通讯录，点击“导出”按钮，可以弹出导出提示框，
点击“保存”按钮，可以将文件保存到个人计算机中。
文件传递
该模块完成系统用户各类文件的快捷交换功能。通过该模块提供的手机短信息通知、
文件转发功能，可以方便实现系统用户文件的快速传递。实现各个用户的协同办公。
6.8.1 发送资料
进入发送文件界面，点击 ，填写题名、主题词、发送日期等各项内容，
如下图示：
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其中，必须填写题名，点击 按钮，在本地文件夹上添加传送文件，如果
有多份文件，如果有多份文件，可以重复增加；点击 按钮，从系统内部用户地址
本上直接添加文件接收人。
6.8.2 接收资料
当新收到别人转递过来的资料时，在接收资料的列表中能看到相应的记录，如
下图：
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点击题名即可以打开，如下图：
点击“文件”框内的链接即可将资料保存到本地。对于收到的资料，可以通过点
击 将资料转发给别的同事。
电子邮箱
消息系统主要提供了点对点或点对多个点的信息通讯的功能，总体功能类似
于企业内部邮件，它实现了用户文件共享、文字信息的传递及其这些信息的积
累。为了方便用户查看信息，消息系统把信息入到三个地方：收件箱、发件箱
和草稿箱。收件箱存放别人给你发送的消息，发件箱存放你已经发给别人的消
息，草稿箱存放还没有发出去的消息。消息可以带多个附件，但是单个附件的
大小不能够超过 10M。
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（1）进入系统后，选择 Tab页“个人办公”标签，再点击二级导航栏按钮
“电子邮箱”中的“电子邮箱”，系统进入消息系统主界面，如下图所示：
消息系统主界面
（2）点击消息列表中的列标题，可以按各个列进行排序。排序标示列标题
后的“ ”。
草稿
消息草稿类似邮件草稿，它指那些没有发出去的消息。草稿箱提供一个存放
消息草稿的地方，方便用户再次调出消息进行编辑。
（1）进入消息系统主界面。
（2）点击按钮“新建”，系统弹出“新建消息”窗口，如下图所示：
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新建消息
（3）输入或选择项目内容，点击按钮“增加附件”可以增加一个附件本地文
件选择，如下图所示：
收件人：消息发送的目标对象，它们来源系统用户中的人员。
附件：消息可以附带多个文件，单个文件不能超过 10M。
（4）如果点击按钮“保存”，那么完成新建草稿；如果点击按钮“发送”，
那么完成消息发送。系统关闭窗口，同时刷新消息列表。
查看
消息查看是指浏览单个消息，包括浏览消息内容、浏览附件等。
（1）进入消息系统主界面。
（2）点击消息列表中的消息标题连接
（3）系统弹出“浏览消息”窗口，如下图所示：
阅读消息内容
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转发
消息转发是把已发送或收到的消息进行复制，然后对复制内容进行编辑，最
后再保存或发送出去。消息转发功能节省了消息内容重新输入的工作。
（1）进入阅读消息内容窗口。
（2）点击按钮“转发”，系统进入消息草稿编辑界面（留言标题在原有的
留言标题前面增加了“转发：”），如下图所示：
消息转发
回复
（1）进入阅读消息内容窗口。
（2）点击按钮“回复”，系统进入消息草稿编辑界面（留言标题在原有的
留言标题前面增加了“回复：”，原来的发件人变成了现在收件人），如下图
所示：
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消息回复
删除
消息删除只删除自己拥有的消息。注意：
a、删除已发出去的消息，但不能删除接收人的消息；
b、删除已收到的消息，但不能删除发送人和其他接收人的消息；
操作步骤：
（1）进入消息系统主界面。
（2）从消息列表中选择一个或多个消息，点击按钮“删除”，系统弹出
“删除确认”对话框，如下图所示：
删除消息确认对话框
（3）点击按钮“确定”， 删除消息确认对话框关闭，系统刷新消息系统主
界面。
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查询
消息查询提供了对标题进行模糊过滤查询。
（1）进入消息系统主界面。
（2）输入查询条件值，如下图所示：
消息查询条件输入
（3）点击按钮“查询”。
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