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南山教育信息网应用系统 协同办公系统管理员操作指引 1. 协同办公系统基本操作 1.1. 公文处理 新建公文 步骤1:进入“南山区教育信息网”，点击页面中的“校内OA”，进入协同办公系统。 步骤2:点击“公文处理”→“新建”，可查看所有有权限新建的公文类型。 步骤3:点击公文类型，例如“校通用发文处理表”，进入公文表单页面，填写相应 表格、正文以及附件等。 步骤4:检查步骤 3中填写内容无误后，点击页面中的“发送”按钮，选择后续步骤 接收人。 处理公文 步骤1:进入协同办公系统后，查看首页中的“待办”、“待阅”，此处显示需要办理 的文件列表； 步骤2:点击“待办”、“待阅”中的公文名称，打开公文处理页面，在表单中填写相 应内容，查看正文、附件。 步骤3:检查步骤 2中填写内容无误后，点击页面中的“发送”按钮，选择后续步骤 接收人。 1.2. 个人办公 1.2.1.代理授权 当前处理人出差后休假时，可请其他人员代替本人处理，设置代理授权后，文件处理 单中会由系统增加【***代***处理】字样。 1.2.2.文件传递 文件传递用于非正式的文件传送，即传递的文件不需要经过审批等程序，仅需要发送 给对方即可。 1.2.3.电子邮箱 电子邮箱用于非正式的文件传送途径，电子邮箱接收人范围为系统内人员。 1.3. 公共信息 1.3.1.公告栏 各学校管理员可以发送公告，此公告不需要经过审批，发布时可以选择一定的人员， 第 1 页 共 5 页 南山教育信息网应用系统 并可查看阅读情况。 1.3.2.阅览栏 功能类似于公告栏，但不限制查看人员，一般是普发性通知等，不需要保密。 2. 行政管理平台基本功能 2.1. 用户管理 2.1.1.新建部门 增加本单位部门，例如南头中学教导处。部门主要属性包括，名称、代号、优先级等。 其中， 名称：应详细说明，避免和其他单位重复，例如：南头中学教导处。 代码：可自定义； 优先级：部门间的排序 行政级别：定义部门的级别； 2.1.2.修改部门 首先进入用户管理，点击左侧的地址树，选中需要修改的部门，点击界面右侧的“修 改本部门信息”即可修改部门的相关信息。 2.1.3.新建用户 所有的协同办公系统用户都是从用户中心统一同步过来的，在协同办公系统中不需要 新建用户。 2.1.4.修改用户 点击用户姓名，可以修改用户的相关属性，其中账号不能修改，如需修改，则必须删 除重建。 2.1.5.删除人员 当用户离职时可使用删除用户。 注意：删除用户为彻底删除，此用户的相关公文都不可见，请小心使用。 2.1.6.添加人员 当某一用户身处多个部门即有兼职的情况（此用户已经存在于系统中），此时，使用 添加人员，将其加入到其他部门中。 2.1.7.新建组别 组别用于存放同一类型的人员，即岗位。可将同一岗位的人员增加至一个组别中，主 要使用于公文流程设置中。 第 2 页 共 5 页 南山教育信息网应用系统 2.2. 流程管理 2.2.1.业务类型管理 即将不同类型的公文进行分类，例如，收发文、请示报告、行政管理等。在建立时，建 议增加详细说明，例如南头中学请示报告。 2.2.2.流程管理 流程就是一种公文（例如：发文）的流转过程，也就是从文件的起草到办结所经过的 各个环节的统称； 在流程管理进行公文流程设计过程。 注意：流程设计完毕后，一定要“发布”才能生效。 2.2.3.表单管理 表单就是通常我们在纸质行文时用到的呈批表、处理单等； 在表单管理中进行公文表单设计。 注意：流程设计完毕后，一定要“发布”才能生效。 2.2.4.流程、表单绑定 完成流程、表单设计后，需要将流程、表单绑定此时才可正式投入使用。 2.2.5.其他 1、 正文套红：将正文内容套入预先定义好的模板中，一般情况下，此模板中包括便 签头等； 2、 表单套打：预先定义表单套打格式，并上传，用于表单的打印。 注意事项：  若流程表单绑定完毕后，出现修改时：  若流程有修改，则先发布流程再发布表单  若表单有修改，则只需要发布表单  若绑定信息有修改，则不必发布任何 3. 辅助功能 3.1. 登录南教信鸽 双击 打开登录页面，输入用户名、密码和服务器，点击“登录“： 第 3 页 共 5 页 南山教育信息网应用系统 注意： 1、 服务器：目前固定使用 IP：10.202.253.160； 2、 用户名：使用大平台登录的帐号名； 3、 密码：默认是用户名的后 6位（不足 6位就和用户名一样）。 登录成功后，界面如下： 第 4 页 共 5 页 南山教育信息网应用系统 3.2. 待办事项提醒 如果你有待办事项目（待办公文或未读通知公告）时，南教信鸽会自动弹出提醒， 点击相应的URL链接，便可直接打开公文进行处理。提醒界面如下图： 第 5 页 共 5 页