0 0 类别 : 其他

深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 目 录 前言 ................................................................................................................. 15 第一部分 总论 .............................................................................................. 21 第 1章 区域图书馆群联合服务特色 ................................................... 22 1.1 联合、协调采购................................................................................. 23 1.2 联合编目 ........................................................................................... 23 1.3 联合目录 ........................................................................................... 24 1.4 通借通还 ........................................................................................... 24 1.5 系统零维护 ........................................................................................ 25 1.6 丰富的工作形态................................................................................. 25 第 2章 基本概念 ....................................................................................... 26 2.1 逻辑概念 ........................................................................................... 27 2.2 业务名词概念 .................................................................................... 29 第 3章 业务规则制定准备 ..................................................................... 30 3.1 分馆参数 ........................................................................................... 31 3.2 馆藏地点参数 .................................................................................... 32 3.3 文献类型参数 .................................................................................... 32 3.4 流通规则参数 .................................................................................... 33 3.5 MARC 参数 .................................................................................... 34 第４章 系统使用常识 ................................................................................ 36 4.1 系统登录 ........................................................................................... 37 4.2 系统主界面 ........................................................................................ 38 1 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第二部分 采访子系统 ................................................................................ 39 第５章 采访工作流程机制 ......................................................................... 40 5.1 预订处理流程 .................................................................................... 41 5.2 采访形式 ........................................................................................... 43 5.2.1 独立采购 .................................................................................... 43 5.2.2 联合采购 .................................................................................... 44 5.2.3 中心代购 .................................................................................... 45 5.3 验收处理流程 .................................................................................... 46 5.4 先决条件 ........................................................................................... 48 第 6章 书目数据管理 ................................................................................ 50 6.1 书商征订目录 .................................................................................... 50 6.1.1 书目批次管理 ............................................................................. 51 6.1.2 新建书商征订目录批次 ............................................................ 53 6.1.3 小节提示 .................................................................................... 54 6.2 征订目录接收 .................................................................................... 54 6.2.1 接收征订数据 ............................................................................. 55 6.2.2 小节提示 .................................................................................... 59 6.2.3 练习 ........................................................................................... 61 6.3 外部数据接收 .................................................................................... 62 第 7章 图书预订管理 ................................................................................ 64 7.1 预订订单批次 .................................................................................... 64 7.1.1 订单批次管理 ............................................................................. 65 2 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 7.1.2 新建订单 .................................................................................... 66 7.2 图书预订处理 .................................................................................... 68 7.2.1 功能说明 .................................................................................... 68 7.2.2 书目查重预订 ............................................................................. 69 7.2.3 征订目录预订 ............................................................................. 73 7.2.4 小节提示 .................................................................................... 75 7.2.5 练习 ........................................................................................... 77 7.3 预订记录维护 .................................................................................... 78 7.4 荐购图书处理 .................................................................................... 79 7.4.1 列表格式荐购处理 ................................................................... 83 7.4.2 读者自荐数据处理 ................................................................... 84 7.5 荐购通知读者 .................................................................................... 86 7.5.1 发送邮件通知 ............................................................................. 88 7.5.2 电话通知读者 ............................................................................. 90 7.6 采访信息历史查询 .......................................................................... 90 7.7小节提示 ........................................................................................... 91 第 8章 图书验收管理 ................................................................................ 92 8.1 验收批次 ........................................................................................... 93 8.1.1 验收批次管理 ............................................................................. 93 8.1.2 新建验收批次 ............................................................................. 96 8.1.3 验收参数设置 ............................................................................. 97 8.2 预订验收处理 .................................................................................... 99 3 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 8.2.1 功能说明 .................................................................................... 99 8.2.2 预订验收处理 ............................................................................. 100 8.3 直接验收处理 .................................................................................... 104 8.3.1 小节提示 .................................................................................... 108 8.4 练习 .................................................................................................. 109 第 9章 报表 .................................................................................................. 110 9.1 订购单 ............................................................................................... 111 9.2 退订单 ............................................................................................... 112 9.3 验收单 ............................................................................................... 112 9.4 催缺单 ............................................................................................... 113 9.5 书商到书率统计................................................................................. 113 9.6 个别财产帐 ........................................................................................ 114 第 10 章 统计 .............................................................................................. 116 10.1预定分类统计 .................................................................................... 117 10.2总括财产帐 ........................................................................................ 119 10.3荐购统计表 ........................................................................................ 121 第 11 章 采访参数设置 ............................................................................ 122 11.1设置采编参数 .................................................................................... 123 11.1.1设置 MARC类型： ............................................................... 123 11.1.2设置书目控制区号： ............................................................... 124 11.1.3， Z3950目标地址列表：........................................................ 126 11.2种次号库维护 .................................................................................... 128 4 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 11.3资金预算管理 .................................................................................... 130 11.4书商信息管理 .................................................................................... 132 11.5批次状态管理 .................................................................................... 134 11.6主题词维护 ........................................................................................ 135 11.7采访票据管理 .................................................................................... 135 11.8日志查询系统 .................................................................................... 137 11.8.1采编日志查询 ............................................................................. 137 11.8.2采编日志统计 ............................................................................. 137 第三部分 编目子系统 ................................................................................ 139 第 12 章 编目处理 .................................................................................... 140 12.1 工作流程概述 ................................................................................. 141 12.2 编目业务环节 ................................................................................. 142 12.2.1 接收采访送来文献 ............................................................... 143 12.2.2 编目查重 ................................................................................. 143 12.2.3著录标引和书目质量 ............................................................... 144 12.2.4 打印书标 ................................................................................. 145 12.2.5 交送图书 ................................................................................. 145 12.3 编目有关操作 ................................................................................. 145 12.3.1 检索区的特点和使用 ............................................................ 146 12.3.2书目操作 .................................................................................... 147 12.3.3 利用外部资源 .......................................................................... 149 12.3.4 附件处理 ................................................................................. 152 5 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 12.3.5 小节提示 ................................................................................. 153 12.4 MARC编辑 .................................................................................... 153 12.4.1 快捷键说明 ............................................................................. 155 12.4.2 自动生成字段 .......................................................................... 156 12.4.3 自动追加拼音 .......................................................................... 160 12.5 书目维护 ........................................................................................ 161 12.6 浏览编目 ........................................................................................ 162 12.7 直接编目 ........................................................................................ 164 12.8 回溯建库 ........................................................................................ 165 12.9 书标打印 ........................................................................................ 168 第 13 章 数据处理 .................................................................................... 170 13.1 MARC批处理 ................................................................................. 171 13.2 馆藏书目接收 ................................................................................. 173 13.3 Z39.50自动检索 ............................................................................. 175 13.4 Z30.50检索结果处理 ...................................................................... 177 13.5 中间库书目批删除 ...................................................................... 178 13.6 采集器数据输出............................................................................. 179 第 14 章 图书交送 .................................................................................... 181 14.1 交送处理 ........................................................................................ 182 14.2 交送统计 ........................................................................................ 183 14.3 交送报告 ........................................................................................ 183 14.4 新书通报 ........................................................................................ 184 6 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 15 章 书目统计 .................................................................................... 187 15.1书目分类统计 .................................................................................... 188 15.2书目来源统计 .................................................................................... 189 第 16 章 编目参数设置 ............................................................................ 191 16.1设置采编参数 .................................................................................... 192 16.2MAEC 模板 .................................................................................... 192 16.3主题词维护 ........................................................................................ 195 第 17 章 编目日志查询系统 ................................................................. 197 第四部分 典藏子系统 ................................................................................ 198 第 1 章 馆藏处理 ................................................................................ 199 1.1 馆藏登记 ........................................................................................... 200 1.2 馆藏批登记 ........................................................................................ 201 1.3 馆藏状态处理 .................................................................................... 202 1.4 馆藏状态批处理................................................................................. 203 1.5 馆藏变更 ........................................................................................... 203 1.6 馆藏剔除 ........................................................................................... 204 1.7 藏书清点 ........................................................................................... 205 1.8 藏书批清点 ........................................................................................ 206 1.9 清点处理 ........................................................................................... 206 1.10 条码置换 ........................................................................................ 206 1.11 馆藏批处理 .................................................................................... 208 第 2 章 馆际藏书处理 ......................................................................... 211 7 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 2.1 馆际调拨 ........................................................................................... 212 2.2 馆际批调拨 ........................................................................................ 213 2.3 调拨报表统计 .................................................................................... 213 第 3 章 馆藏报表 ................................................................................ 216 3.1 馆藏处理清单 .................................................................................... 217 3.2 馆藏变更清单 .................................................................................... 219 3.3 馆藏清单 ........................................................................................... 219 3.4 馆藏分布清单 .................................................................................... 221 第 4 章 馆藏统计 ................................................................................ 223 4.1馆藏分布统计 .................................................................................... 223 4.2馆藏处理统计 .................................................................................... 225 4.3馆藏地点统计 .................................................................................... 226 4.4馆藏统计 ........................................................................................... 228 4.5馆藏处理统计 .................................................................................... 230 第 5 章 日志查询系统 ......................................................................... 231 5.1馆藏日志查询 ................................................................................. 232 5.2馆藏日志统计 ................................................................................. 233 第五部分 流通子系统 ................................................................................ 234 第 1 章 流通管理 ................................................................................ 235 1.1 流通制度 ........................................................................................... 236 1.2 通借通还先决条件 .......................................................................... 239 1.3 流通处理 ........................................................................................... 240 8 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1.3.1 借书 ........................................................................................... 241 1.3.2 还书 ........................................................................................... 243 1.3.3 续借 ........................................................................................... 244 1.3.4 丢书 ........................................................................................... 245 1.3.5 损坏处理 .................................................................................... 246 1.3.6 闭馆还书 .................................................................................... 248 1.3.7 无证借书 .................................................................................... 249 1.3.8 催还通知 .................................................................................... 249 1.4 脱机流通接收 .................................................................................... 250 1.5 流通的多样性 .................................................................................... 251 第 2 章 读者管理 ................................................................................ 252 2.1 涉及参数 ........................................................................................... 253 2.2 读者管理 ........................................................................................... 254 2.3 读者查询处理 .................................................................................... 258 2.4 读者清单 ........................................................................................... 259 2.5 审批注册读者 .................................................................................... 260 2.6 读者批导入 ........................................................................................ 262 2.7注册读者历史查询 .......................................................................... 263 2.8读者分类统计 .................................................................................... 263 2.9读者增长统计 .................................................................................... 264 2.10欠款读者 ........................................................................................... 264 第 3 章 预约管理 ................................................................................ 266 9 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 3.1 预约 .................................................................................................. 267 3.2 回库处理 ........................................................................................... 269 3.3 预约通知读者 .................................................................................... 270 3.4 预约清单 ........................................................................................... 271 3.5 读者预约查询 .................................................................................... 272 3.6 文献预约查询 .................................................................................... 272 第 4 章 预借管理 ................................................................................ 273 4.1 预借登记 ........................................................................................... 274 4.2 预借请求清单 .................................................................................... 274 4.3 预借处理 ........................................................................................... 274 4.4物流请求清单 .................................................................................... 276 4.5物流送书清单 .................................................................................... 276 第 5 章 借阅查询系统 ......................................................................... 278 5.1文献借阅查询 .................................................................................... 279 5.2 文献借阅历史查询 .......................................................................... 280 5.3 读者借阅查询 .................................................................................... 280 5.4 读者借阅历史查询 .......................................................................... 281 5.5 文献借阅排行榜................................................................................. 282 5.6 读者借阅排行榜................................................................................. 282 第 6 章 财经查询系统 ......................................................................... 284 6.1 财经管理 ........................................................................................... 285 6.2 财经库维护 ........................................................................................ 286 10 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 6.3 财经历史查询 .................................................................................... 287 6.4 流通财经统计 .................................................................................... 287 6.5 收款统计 ........................................................................................... 289 第 7 章 日志查询系统 ......................................................................... 290 7.1流通日志查询 .................................................................................... 291 7.2 文献丢失清单 .................................................................................... 291 第 8 章 流通维护 ................................................................................ 293 8.1流通记录库维护................................................................................. 294 8.2流通清单 ........................................................................................... 294 第六部分 期刊子系统 ................................................................................ 297 第 1 章 期刊工作流机制 ................................................................. 298 1.1 期刊预订流程 .................................................................................... 299 1.2 期刊记到流程 .................................................................................... 300 1.3 期刊装订流程 .................................................................................... 302 第 2 章 期刊数据管理 ......................................................................... 305 2.1 期刊书目批次 .................................................................................... 306 2.1.1 期刊征订目录管理 ................................................................... 306 2.1.2 新建期刊征订目录批次 ............................................................ 307 2.1.3 小节提示 .................................................................................... 308 2.2 期刊征订目录数据接收 ................................................................... 308 2.3 期刊征订目录批次维护 ................................................................... 311 2.4 期刊编目 ........................................................................................... 312 11 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 2.5 书标打印 ........................................................................................... 313 第 3 章 期刊预订管理 ......................................................................... 314 3.1 先决条件 ........................................................................................... 315 3.2 期刊预订处理 .................................................................................... 315 3.2.1 功能说明 .................................................................................... 315 3.2.2 期刊查重预订 ............................................................................. 317 3.2.3 期刊批次预订 ............................................................................. 321 3.3 期刊直接预订 .................................................................................... 324 3.4 荐购期刊处理 .................................................................................... 327 3.5 期刊批续订 ........................................................................................ 328 第 4 章 期刊记到和装订 ................................................................. 330 4.1 期刊记到处理 .................................................................................... 331 4.1.1 记到年 ........................................................................................ 333 4.1.2 详细记到 .................................................................................... 335 4.1.3 记到操作 .................................................................................... 336 4.1.4 记到装订 .................................................................................... 337 4.2 光笔记到 ........................................................................................... 339 4.3 装订验收处理 .................................................................................... 340 4.4 合订本装订 ........................................................................................ 342 4.5 合订本回溯 ........................................................................................ 343 4.6 装订批交送 ........................................................................................ 343 4.7 装订书标打印 .................................................................................... 344 12 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 5 章 期刊参数设置 ......................................................................... 346 5.1书商信息管理 .................................................................................... 347 5.2资金预算管理 ................................................................................. 349 5.3预订参数设置 ................................................................................. 351 5.4采编参数设置 ................................................................................. 352 5.4.1 设置 MARC类型： ............................................................... 353 5.4.2 设置书目控制区号： ............................................................... 354 5.4.3 Z3950目标地址列表：............................................................... 355 5.5种次号库维护 .................................................................................... 357 5.6 出版周期 ........................................................................................... 359 5.7货币管理 ........................................................................................... 359 第 6 章 报表 ........................................................................................... 361 6.1 订购单 ............................................................................................... 362 6.2 新订单 ............................................................................................... 364 6.3 装订单 ............................................................................................... 365 6.4 记到单 ............................................................................................... 366 6.5漏订单 ............................................................................................... 367 6.6催询单 ............................................................................................... 368 6.7 停订单 ............................................................................................... 370 第 7章 统计 .................................................................................................. 371 7.1 订购统计 ........................................................................................ 372 7.2 新订统计 ........................................................................................ 373 13 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 7.3 停订统计 ........................................................................................ 374 7.4 漏订统计 ........................................................................................ 375 7.5 记到统计 ........................................................................................ 376 7.6 装订统计 ........................................................................................... 377 第 8章 日志查询系统 ................................................................................ 379 8.1期刊日志查询 ................................................................................. 379 8.2期刊日志统计 ................................................................................. 380 14 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 前言  图书馆集群管理系统 Interlib的出现  为什幺需要区域图书馆群的联合服务  阅读对象  本手册包括的内容  本手册阅读指导  相关参考手册  本书约定  更多信息 15 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 图书馆集群管理系统Interlib的出现 传统的图书馆管理方式下，区域内各图书馆作为一个独立存在的实体，数字化文 献资源信息无法做到共享，达到为全区域服务的目的，各自的独立发展将使自己成为 今后数字化信息时代的一座孤岛。 从图书馆自动化系统发展历程来看，经历过单机、终端 / 主机阶段，局域网下客 户机 / 服务器 (C/S) 阶段。 C/S模式在90年代中期作为图书馆自动化系统架构的主流， 一直到今天，将图书馆自动化的发展带入了新境界。 C/S模式是基于局域网技术发展 起来的，在 Internet 技术发展到今天的地步， C/S模式在伸缩性、可管理、资源共享、 联合服务等方面有技术上先天的缺陷，难以实现数字资源和传统业务紧密结合以及海 量数字资源的分布处理。 图书馆集群管理系统Interlib是新一代的图书馆自动化软件，采用开放的多层结构 体系，基于 Internet 实现传统业务与海量数字资源管理的结合。Interlib作为资源共建 共享的新的载体形式，打破了图书馆各自分离的局面，将区域内图书馆群作为一个整 体进行管理，从而达到资源共建共享、合理配置和图书馆之间互相合作的目的。 Interlib通过 Internet 网络或城域网络将区域内各图书馆联合起来，组成一个区域 性的虚拟图书馆群，建立一个区域图书馆群的电子化、数字化、网络化的信息空间， 同时通过开放的多层结构达到与国内外其它图书馆的资源共享与协作，从真正意义上 实现图书馆群的资源管理和业务协作。 Interlib系统的主要功能特点：  100％纯Java开发产品，跨平台设计，与 Internet 紧密结合。  B/S模式多层体系结构， MVC 架构。  Browser 端完全采用 XML ，解决HTML的局限性，适应更新的技术发展。  Unicode 标准，真正解决多语种混合编码问题。  支持Z39.50协议，并支持下一代Z39.50协议 ZNG 。  动态MARC定义，完全满足多MARC格式在同一系统并存。 16 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 为什么需要区域图书馆群的联合服务 一个区域内，各图书馆是作为独立的实体存在，没有联系，图书馆之间的资源无 法共享利用，造成了资源重复建设和浪费。如下图所示，在整个区域内，每个图书馆 是一个离散的点，各图书馆行为独立，各自建立自己的文献资源，每个图书馆的读者 只能享受本馆资源服务，不能享受其它图书馆的服务，最普通的服务如A馆的读者需 要借阅B馆的图书需要重新办证，单一的服务模式给读者造成了不便，也使花钱建设 的资源得不到有效利用。 A B E FC GD 在这种各自分割，单位所有的局面下存在的问题：  如何达到区域内馆际间的合作，最大效能的利用现有资源，避免浪费？  图书馆服务的对象是读者，如何合理配置可利用的资源？  读者如果想获取他馆资源，如何实现？  如何挖掘潜在知识，增强读者与图书馆之间的信息交互？  未来的信息资源数字化、电子化、网络化、共享化，如何达到共建共享的 目的？  如何利用区域性网络进行信息与知识的重新整合？ 图书馆发展到今天，工作重心业已从内部业务工作为主转变为以读者服务为中心， 最大化的利用现有资源为读者服务是图书馆的使命。在区域内，需要整合图书馆群的 文献、数字化资源信息，进行集中管理，才能达到为读者更好服务的目的。如下图， 图书馆群在采用集群的管理方式下，区域内各图书馆不再是孤立的、离散的点，互相 17 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 之间通过 Internet/ 城域网连接在一起，形成网状结构，区域图书馆群对外的表现是一 个整体，同时又具有各自特色，对内是互相联系在一起独立实体，读者享受的服务可 以是全区域范围的。 A B E FC GD  通过 Internet 网络或城域网络将区域内各图书馆联合起来，组成一个区域 性的虚拟图书馆，建立一个区域图书馆群的电子化、数字化、网络化的信 息空间。  采用多层结构，通过开放的多层结构达到与国内外其它图书馆的资源共享 与协作。  将图书馆业务工作同数字资源相结合。  提供多层次图书馆群联合服务。  有序的整合图书馆群的文献、数字化资源信息，达到 1+1>2效果。  区域内各图书馆互相之间通过 Internet/城域网连接在一起，在图书馆集群 管理系统的管理下，不再是孤立的、离散的点。  区域图书馆群对外的表现是一个整体，同时又具有各自特色。 阅读对象 本手册适合使用系统的业务工作人员，也可以作为管理员深入探索系统的指南。 我们希望通过阅读本手册，能够结合业务工作加深对系统的了解，顺利的解决和应对 出现的问题，在实际应用中对业务工作进行优化处理，提高本馆的业务工作效率。 18 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 本手册包括的内容 这本参考手册详细讲解了系统采编模块的流程、使用指南和部分实现原理，并对 相关技术做了原理阐述和实现说明。 本手册共分为三个部分： 第一部分：总论 第一部分从区域图书馆群联合服务特色、基本概念、业务规则制定准备、系统 使用常识四章阐述了系统的区域集群管理方式特色，并就使用系统需要掌握的业务规 则、基础知识和概念做了阐述。 第二部分：采访子系统 第二部分从采访子系统的流程着手阐述了文献在系统中的采访工作流程，阅读本 部分可以理解系统的采访工作流机制，在实际使用中可就各馆现有的采访工作流程实 施流程再造，对采访工作进行优化处理。系统可以对各种类型的文献（如普通图书、 电子资源等）实施采访和管理，在区域图书馆群集中管理方式下，各分馆可以实施联 合、协调采购，在采访形式上可以分为独立采购、联合采购、中心代购方式。第 7章 说明了如何建立一个订单实施文献的采访，第 8章介绍了预订到馆文献和直接到馆文 献的验收。 第三部分：编目子系统 第二部分介绍了系统中文献的编目，编目工作是图书馆业务自动化应用的基础， 其著录分类和主题标引直接影响读者的查询，影响到图书馆书目服务的整体水平。阅 读本部分可以了解在系统中如何建立完整的书目数据和馆藏目录。并介绍了如何在多 馆集群管理方式下控制书目的质量，通过系统提供的Z39.50套录和自动检索功能实现 网上Z39.50自动查重处理，保证区域内书目数据的质量。 本手册阅读指导 本手册是如何组织的？ 19 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 本手册是按照在图书馆工作业务来进行划分的，每一部分都是独立的单元。这就 意味着您可以从任何一部分开始，而跳过其它部分。 什幺是我必须掌握的？ 系统每部分的功能是异常强大的，但如果在手册的组织上将每一个细节都列出来， 没有突出重点，将使您的阅读陷入困境，无法在最短的时间内快速上手。手册以工作 流的方式叙述了系统内必须完成的业务工作流程，您只要阅读了该部分，便可以使您 的工作轻松自如的完成。 我可以按照各部分的顺序吗？ 按照各部分的顺序，你可以熟悉整个系统的流程。通读了整个手册，您将清晰了 解图书馆业务工作在系统内的实现方式，让您更容易使用系统以适应您的工作流程。 每一部分里面有什么？  每个子系统的功能模块介绍和详细功能说明。  主体业务的工作流程。  一个实例，按照工作流实现要完成的功能，并在部分复杂的章节给出一个具 体应用举例。  同业务工作相关的使用技巧举例和常见问题回答。 更多信息 关 于 Interlib 图 书 馆 集 群 管 理 系 统 的 最 新 信 息 可 以 访 问 站 点 http://www.interlib.com.cn 。 20 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第一部分 总论 第一部分从下面几章阐述了系统的联合服务特色和业务规则制定准备，并就使用 系统需要掌握的基础知识和概念做了详细阐述。  区域图书馆群联合服务特色  基础知识和概念  业务规则制定准备  系统使用常识 21 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 1章 区域图书馆群联合服务特色 该章介绍了Interlib区域图书馆集群管理系统的联合服务特色，包括了区域图书馆群 的联合――协调采购、各成员馆的联合编目、区域联合目录自动实现、各分馆间的通 借通还实现全区域的大流通。 22 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1.1 联合、协调采购 Interlib系统中通过区域图书馆群的联合、协调采购，达到在文献资源采购时就进 行合理配置的目的。  联合采购：各分馆分别建立自己的订单，由中心采访部门统一管理，发订单 订购。  独立采购：各分馆分别建立自己的订单，由各分馆自己发订单，独立完成采 访过程。  中心代购：由中心馆建立总订单，完成采访，书到馆后分发给各分馆。 1.2 联合编目 通过馆际间的合作，实现区域图书馆群的联合编目，多馆具有相同的文献资源， 共享一条标准书目数据，达到书目资源共建共享的目的。 由于区域图书馆群内各馆编目质量参差不齐，Interlib引入多种手段进行编目质量 控制： 1. 保持系统在多馆集中工作模式下书目数据的标准性、唯一性。数据接收过程 中系统自动查重，保持书目唯一。 2. 由于每个馆的编目质量参差不齐，系统根据MARC字段参数进行书目数据校 验检查。下载数据时采取自动查重方式，简化人员操作。 3. 对格式简单的书目数据，允许进入中心数据库，在编目完成后能够自动与网 上完整书目数据进行查询。系统自动进行本地简单书目数据与网上编目中心 完整书目的查重处理过程。 23 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1.3 联合目录 建立区域图书馆群的联合目录，将图书馆群文献资源的目录信息集中在一起，提 供给读者不再是单一图书馆的目录资源，而是图书馆群的目录资源。联合目录的构成， 主要有两种方式：第一种是非实时的传统联合目录，把来自多个图书馆的数据汇集在 一个数据库中；第二种是实时的联合目录，反映了文献的实时动态信息。 传统的联合目录，相当在中心存放了本地系统的一个复制，构建的联合目录不能 实时更新，由于技术上、管理上或其它方面的缺陷，无法反映文献资源的收藏地点及 借阅情况等动态信息。无法在联合目录基础上延续对读者的后续服务。 Interlib区域图书馆群自动化管理系统构建的联合目录，是一个动态的整体，采用 的是实时的联合目录，它的特色是提供给读者的目录数据是最新的。直接反映文献收 藏的地点及借阅情况等动态信息，在呈现给读者的目录上直接延续了读者的服务。 1.4 通借通还 区域图书馆群之间实现通借通还最大效率的利用了图书馆现有文献资源，同时提 高了对读者服务的层次。 Interlib系统在区域图书馆群文献资源借还服务方面，实现全区域的通借通还，读 者在提供服务的任意馆自由借还文献，不受地理位置限制，任一读者在任一图书馆均 可自由借还文献资源。 全区域的通借通还，系统通过参数进行管理，由于系统采用 B/S多层架构的先进 性，数据集中管理，各分馆仅需浏览器即可运行业务系统，分馆省去了系统的安装和 维护等工作。 通借通还管理中包括了文献资产的管理，在全区域大流通环境下，文献资产所属 馆不发生变化，仅改变所在馆位置。还回时文献自动入藏到指定馆际藏书地点或与本 馆图书混合排架（自动入藏到还回地点），不需要手工干预。 24 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1.5 系统零维护 传统的图书馆自动化系统由于受其实现方式的限制，从而要求每个图书馆配备具有 计算机专业技术和熟悉图书馆业务的系统人员，这对一般的中小型图书馆几乎是办不 到的事。Interlib系统的 B/S多层体系结构，采用了大集中的方式，各成员馆无需高档 的服务器、无需安装专用系统软件、无需专业的计算机业务人员。这样就为各种类型 中小图书馆上马自动化系统解决了重大的专业人力资源问题，从而在根本上保证了区 域内图书馆群的自动化系统使用。 1.6 丰富的工作形态 Interlib采用 B/S体系架构，除了完善传统的工作方式外，并很好解决了 C/S体系 架构下技术手段难以达到的特殊工作形态。  现场采访：通过 Internet ，可以直接进行文献的现场采访，效果与本地工作 没有区别，采访实时进行，数据与中心同步，不需要进行二次处理。  移动图书馆：通过无线网络同 Internet 连接，实时处理读者办证、图书的借 还等流通工作，移动的书车真正成为移动的图书馆。  社区服务：由于图书馆社区服务的提倡和兴起，Interlib系统正好切合这个观 点，凡是Internet连通的地方，都可以是图书馆的服务点。Interlib将图书馆 的服务网络延伸到居民社区等社会的各个角落。 25 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 2章 基本概念 该章节介绍了Interlib区域图书馆集群管理系统的基本业务概念，掌握它便于更好的 理解和应用系统。 26 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 2.1 逻辑概念 区域图书馆集群： 是指在一个区域内，各图书馆通过网络连接（或通过 Internet 与中心馆相连）， 形成一个图书馆群，内部采用统一协调的管理方式，对外表现为一个虚拟的整体，在 此基础上实施全区域的通借通还。 中心馆： 一个区域图书馆群有一个中心馆的存在，该中心馆负责全局的统筹安排、策划， 是事实意义上的区域图书馆群管理中心。 全局用户： 可以操作所有分馆数据的用户，在系统中馆代码标识为“ 999”。 成员馆用户： 只能操作本馆数据的用户。 全局参数： 可以被所有分馆共同使用的参数，对全区域所有图书馆来说，制定全局参数有利 于统一行为，简化区域图书馆群的管理。在系统中馆全局参数代码标识为“ 999”。 27 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 全局参数可以被所有分馆使用 成员馆参数： 只能被本馆所使用的参数，一些特殊的参数只能由各馆单独制定，如馆藏地点、 操作员等。对非全局馆的用户来说，在系统中只可见本馆定义的参数和全局参数，对 他馆定义的参数不可见，避免在系统应用中发生一些常识错误。系统通过分馆代码识 别全局参数或成员馆参数。 28 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 成员馆参数只能为本馆所用 2.2 业务名词概念 机读目录格式： 通常称之为MARC格式，是图书馆界用于在计算机上存储和交换书目数据的一种 数据格式。它规定了书目记录的形式，用字段标识符、子字段标识符等描述书目信息， 变长的特性可以描述复杂的信息。关于其子段的简单定义，参考附录一。 29 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 3章 业务规则制定准备 区域图书馆集群管理方式，不仅仅涉及到各馆的业务流程，复杂的是协调各馆不 同的业务工作方式，以达到资源共建共享的目的。在使用系统之前，需要规划业务运 作规则，建立完整的业务运作参数，以下说明区域多分馆运行机制下参数的概念和建 立方法，本章先就系统运行所需要业务参数作简略介绍，详情请参看“系统参数部 分”。 30 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 3.1 分馆参数 使用系统前首先需要建立相应的分馆参数，定义使用系统的分馆。定义分馆完成 后才能进行其它参数的设置。 定义区域图书馆群下的各分馆参数，包括各分馆的工作作模式和分馆的属性；区 域图书馆群逻辑上对外表现是一个整体，但是在内部，各分馆是相互区分的，在区域 联合体内，没有中心馆与分馆的区别，只有全局馆（馆代码为 999）和成员馆的区别， 虽然物理上可能是一个馆作为中心馆进行区域图书馆群的管理。逻辑上中心馆可以作 为全局馆定义，也可以作为成员馆定义，但系统建议作为成员馆定义。 全局馆作为一个虚拟的角色出现区域图书馆群实体中 分馆之间的关系举例如下： 如果在一个区域中有多个分馆，有分馆一、分馆二、分馆三等等，假设分馆一是 对整个区域图书馆群进行统筹管理的，是实际意义上的中心馆，但在系统中，建议将 分馆一、分馆二、分馆三等都定义为成员馆，这在逻辑上所有分馆处在了同等地位， 系统默认定义的全局馆（馆代码为 999）就作为虚拟的一个馆存在。系统中谁拥有全 局管理的账号就可以对所有分馆进行管理。 全局馆存在的意义  统一参数管理。对区域图书馆群来说，如果每个分馆各自制定参数，不利于 全局的统筹管理，一些具有共性的参数可以定义为全局参数（分馆代码为 999的参数），在管理上降低了复杂程度。 31 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册  联合采购。灵活运用全局馆，定义全局参数，可以处理很多复杂业务工作， 如果开展全区域联合采购等业务，建立全局订单，供各分馆联合采购。  对所有分馆进行管理。虽然系统建议实际意义上的中心馆作为成员馆定义， 但这并不影响中心馆的管理，在系统中为中心馆分配全局管理账号，可以监 督成员馆的数据质量，并对所有成员馆进行管理。 3.2 馆藏地点参数 馆藏地点，在不同的系统中有不同的称呼：典藏地点、典藏位置、藏书部门等等， 在本系统中，统一称之为馆藏地点。它定义了区域图书馆群下的各分馆的馆藏地点， 包括各馆藏地点的属性、所属分馆；逻辑上区域图书馆群对外表现是一个整体，但是 在内部，各分馆馆藏地点是相互区分的，在区域联合体内，各馆拥有自己的馆藏，常 规情况下，馆藏地点是一个成员馆参数。 馆藏地点由各分馆自己定义。 3.3 文献类型参数 文献类型在设置之前统一规划，确定图书馆群需要的文献类型，供全区域图书馆 群制定统一的规章管理制度使用。默认情况下，各分馆应该定义自己的文献类型参数， 但在全区域集群管理方式下，可以采取定义全局的文献类型参数供各分馆使用，简化 管理的复杂程度，如有例外情况，各分馆定义自己独有的文献类型。 文献类型定义方式，建议按照通常的类型定义：如中文图书、西文图书、中文小 说、中文期刊、西文期刊等。系统安装后默认按照该方式定义。 建议，定义文献类型前，收集各分馆需求，统一筹划，由中心管理馆统一制定， 特殊情况各分馆定义自己的文献类型参数。 32 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 3.4 流通规则参数 定义区域图书馆群下的各分馆的流通规则参数，实际就是各分馆流通制度的制定， 各分馆的工作人员需要按照各自的流通制度定义该参数，以实现系统对各分馆流通规 则和全区域通借通还规则的管理。 规则的方式是通过参数组配的方式形成，灵活程度大，需要仔细理解它的概念和 运用它。流通规则的形成： 流通规则＝分馆＋读者类型＋文献类型＋借阅规则＋馆藏地点 ( 可多选 ) 含义：必需满足“分馆＋读者类型＋文献类型＋借阅规则＋馆藏地点”的组配才 能形成流通规则。 举例： 分馆（0001）＋普通读者（ 999_PT ）＋中文图书（ 999_CN01 ）＋ 3册30天 （ 999_3C30 ）＋社科书库（0001_SK） 这种组配规则形成流通规则解释如下： 分馆 0001的普通读者借阅社科书库的中文图书采用借阅规则 3册 30天。 如果是馆际的读者（全区域通借通还的读者，需要在读者类型中定义并开通读者的通 借通还服务），也通过该规则处理。 读者具体的借阅细节在读者类型参数、借阅规则参数里定义。 进入“系统  流通业务参数  流通规则”，见到如下界面： 因为流通规则制定的灵活和动态的特性，馆际可以通借通还的读者与本馆读者的 33 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 管理方式上统一了，这样在流通规则的定制上可以对馆际读者做到最大的灵活处理。 3.5 MARC 参数 MARC参数全局统一设定，包括MARC类型、MARC字段、MARC索引、MARC 统一字段、MARC模版参数。系统安装完成后已经定义好这些基本的参数，如果没有 特殊需求，建议用户不要修改该部分参数。 MARC类型参数： 定义系统需要用到的各种MARC标准，系统默认设置了 CNMARC 、 USMARC 标准供用户使用，如需要增加新的MARC标准，需要首先定义MARC类型参数，然后 设置该标准的MARC字段、MARC索引、MARC统一字段、MARC模版才能使用。系 统MARC标准定义完全参数化，允许同时多种MARC标准在系统中共存。即是说系统 可以容纳 CNMARC 、 USMARC 、UNIMARC、JPMRAC等等标准的共同存在。 在该参数里，MARC名称和文献类型唯一识别了不同的MARC标准。 MARC字段： 按照国家标准设置，可以根据本馆特殊需求和国家标准的变化更改，修改后需要 生成MARC编辑参数才能被系统识别使用。 MARC索引： 系统MARC索引默认定义了 CNMARC 图书、期刊， USMARC 图书、期刊的索 引，分为 9种索引途径，是著者索引、分类号索引、控制号索引、 ISBN/ISSN索引、 订购号索引、出版社索引、主题词索引、题名索引、统一书刊号索引。 索引的定义方式与字段的录入方式相同，如需要定义701a字段作为著者索引，在 著者索引中填入 701$a ；如果需要定义多个索引点，用“ ;” （半角）间隔开： 701$a;702$a ；如果需要子字段合并作检索点，如 701$d、$b，填入701$db。 MARC统一字段： MARC统一字段，定义每种MARC类型的字段对应于系统的统一字段，系统默认 34 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 设置了 CNMARC 、 USMARC 标准的统一字段供用户使用，在系统中新增MARC标 准后，需要定义该标准的统一字段。 对于一种MARC标准，可以定义多种MARC统一字段。如 CNMARC 标准，可以 有 CNMARC--1 中文图书、 CNMARC--2 中文期刊等等，在系统中默认定义 CNMARC--1的统一字段 , 如果要对CNMARC—2定义 , 则须要用户手动增加才行。 MARC模板： MARC模版，定义了采访、编目人员录入MARC数据时而采用的着录模版，简化 录入的过程，对每一种MARC类型，系统定义了两个模版：采访模版，编目模版。 35 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第４章 系统使用常识 本章就登录进入系统和常用的功能做一介绍。 36 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 4.1 系统登录 系统的界面层（ browers 端）采用的是 XML ，需要 IE6.0 以上的版本支持。如 果用户采用的操作系统是 Windows XP ，浏览器版本已经是 6.0 以上，如果操作系统 是 Windows 98 或 Windows 2000 ，请检查您的浏览器版本。 分辨率要求：系统的功能布局比较复杂，建议屏幕区域的分辨率设置为 1024*768，能够获得最好的使用效果。 系统安装完成后，打开浏览器，在地址处键入系统的URL位置（URL由中心提 供）。出现系统的登录界面： 输入用户名，密码，单击“登录”进入系统。 分馆代码由中心统一规划分配。 用户登录进入系统后，如果一定时间不使用系统（默认30分钟），将自动退出， 以保证系统的安全性。建议用户在长时间不使用系统时，单击系统主界面上的“退 出”，注销用户并退出系统。 37 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 4.2 系统主界面 用户登录进入系统的主界面后，整个窗体分为三个部分： 子系统菜单栏：显示系统的所有子系统模块，单击进入相应子系统。 子菜单：子菜单是一 Outlook 样式，分成多个子项，单击每个子项，进入相应子 项的选择需要操作的功能。 功能区：每个功能模块的操作区域。 用户的主要业务操作在功能区进行，一些复杂的业务操作会有多于一个的窗体。 38 显示了用户信息和所属分馆信息 子系统菜单栏 子菜单 功能区 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第二部分 采访子系统 第二部分从采访子系统的流程着手阐述了文献在系统中的采访工作流程，仔细通 读本部分可以理解系统的采访工作流机制，在实际使用中可就各馆现有的采访工作流 程实施流程再造，对采访工作进行优化处理。系统可以对各种类型的文献（如普通图 书、电子资源等）实施采访和管理，在区域图书馆群集中管理方式下，各分馆可以实 施联合、协调采购，在采访形式上可以分为独立采购、联合采购、中心代购方式。  采访工作流机制  书目数据管理  图书预定管理  图书验收管理  报表  统计  采访参数设置  日志查询系统 39 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第５章 采访工作流程机制 本章详细讲述了采访子系统的工作流程机制， 预订流程以如何建立采访订单为主线，对不同来源和类型的征订目录数据快速有效的 实施采访工作，该工作流程对于所有分馆都一致；验收流程根据分馆参数的设置动态 调整，实现了流程的多样性和实用性。 40 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5.1 预订处理流程 整个采访工作的重心是如何建立采访订单，所以采访工作流程也是围绕建立采访 订单展开。一般对于文献的采购，通常的处理是先作预订处理，再按照批次、书商和 预订时间等输出预订信息，这样处理的缺陷在于预订历史信息难以追溯，信息只能靠 人为记忆，并且对多个书商同时预订容易造成订单混乱出错而只能单个处理，这样从 一定程度上，失去了自动系统化管理的意义。Interlib引入订单的概念，对每一个采访 订单都记载下来，并依据订单的形成制定工作流程和管理，对电子的和纸张的征订目 录区分处理以快速有效的形成预订订单，以下是系统预订处理的工作流： 41 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 以上预订工作流中，虚线框内是反映在实际工作中只是一个数据接收行为， 进行采访之前，需要先设置书商信息和预算信息，为便于理解，根据系统内部处 理过程，分解为图示的三个部分。 建立预订订单的工作流，如上图所示，用语言描述为：  针对书商提供的电子征订目录，建立对应的书商批次信息，直接将电子 征订目录接收到该书商批次下（系统自动批查重），然后生成一个工作 订单对该批电子数据实施预订处理形成订单。 42 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1. 建立书商书目批次（需要先设置书商信息参数）。 2. 接收书商提供的电子征订目录数据。 3. 生成工作订单。 4. 浏览该批征订目录，通过预订处理建立订单。  针对纸张征订目录，先生成工作订单，直接预订处理形成订单。 1. 生成工作订单，查找需要预订的书目，当前总库无书目信息需要先 建立一个书目记录。 2. 对该书目预订建立订单。 在预订工作流图中，要先建立书商书目批次，再接收数据，为什么？是因为 对不同书商提供的电子数据，内容大不相同，在实际的预订处理中需要区分对象 建立订单，不能在发给书商A的订单中填写了书商A没有而书商B有的文献。系 统要求在接收电子征订数据时将不同书商的加以区分，避免了产生这样的错误， 即使是在同时对多个书商实施预订处理时也不会混淆预订数据。 在进行文献预订处理时，需要注意书商书目批次和订单的状态，状态反映了 书商书目批次和订单的动态变化，直接影响系统的下一步工作流程。 5.2 采访形式 在区域集群管理方式下，各分馆可以采用不同的采访形式，实施联合、协调采访。 5.2.1 独立采购 各分馆分别建立自己的订单，由各分馆自己发订单，独立完成采访工作流程。在 进行采访之前，各分馆需要先设置与采访有关的书商信息、预算信息和货币信息。 43 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5.2.2 联 合 采 购 各分馆分别建立自己的订单，书商、预算、货币信息由中心统一设置为全局参数， 工作订单也由中心设置为全局参数，采购工作由中心采访部门统一管理，系统协调各 分馆采访行为，汇总各分馆信息发订单订购。 44 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5.2.3 中心代购 各分馆将采访的职责交于中心馆，由中心馆采访部门建立总订单，完成采访，书 到馆后验收完成分发给各分馆。此种采访形式等同于中心馆是一采编中心的角色，图 书的加工在中心馆完成，交送到各分馆后直接可以上架。 45 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5.3 验收处理流程 系统对验收的处理有两种方式，细节和特点请看本部分“文献验收处理”章节： 预订验收：对已经预订的图书进行验收处理。 直接验收：对零购、散购 -(现采 ) 等没有预订信息的文献进行验收处理。 文献到馆后组织验收，验收完成进行编目，验收与文献编目工作紧密结合，实际 中，一些图书馆已经将验收、编目工作整合，对一些缺少编目人员的小馆，验收时同 时对文献简单编目，完成后直接上架，处理方式无疑是很便捷的；而对一些流程化 作业的大馆，分批次进行验收、编目工作，保证流程作业的有序和一致。系统的验收 的流程根据各分馆参数设定动态调整，换而言之，各分馆可以按照合适的方式制定本 馆的验收处理流程。系统的验收工作流如下： 46 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 上图反映了文献验收流通的流程，流程中出现两个分支： 1. 是否预订：根据验收的文献有否在当前有效订单中出现，“是”表明该 文献具有预订信息，允许验收；“否”表明验收的文献处于无效订单中 或根本没有预订信息，不允许作预订验收处理。 2. 是否验收直接流通：根据各分馆设置的工作模式（见分馆参数设置）， 系统动态调整验收后的流程，“是”表明文献验收后可以直接上架参与 流通，属于验收、编目工作整合的方式；“否”表明文献验收后要经编 47 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 目，编目后要交送或入藏登记才能上架参与流通。 对以上工作流程，用语言详细描述为： 1. 建立验收批次，准备对到馆文献实施验收处理。 2. 验收，区分预订验收和直接验收的不同，分别从不同的功能模块进入。 对预订验收来说，要求预定订单批次设置为验收状态，系统识别待验 收的文献是否有有效的预订信息，“是”流程继续向下走，“否”回到 起点，工作人员自行决定处理方式――退还该书或直接验收。 3. 填写正确的待验收文献复本数量和价格，分配馆藏。系统要求采用先贴 条码的方式，也可以在验收参数设置那先设定自动分配条码段进行自动 分配条码。 4. 编目处理，如果采用“验收直接流通”的工作模式，验收同时对文献编 目，验收完成编目也即完成，文献可直接上架流通，流程结束；如果不 采用“验收直接流通”的工作模式，验收后将步骤 1建立的验收批次设 置为编目状态，编目人员对该批文献编目处理。 5. 一批文献编目完成后，对一些没有典藏人员或部门的图书馆来说 , 如果 核实馆藏信息正确（包括条码、文献类型、馆藏地点），可以直接批交 送到流通；如果具有典藏部门或典藏人员，进行馆藏登记处理，将文献 分配到正确的馆藏地点，文献再上架参与流通。 5.4 先决条件 各分馆在采访工作进行前，需要首先确认以下参数正确设置： 1. “采访  系统参数设置  货币管理”中货币参数已经设置，币种之间的 汇率正确无误。 2. 在“采访  采访参数设置  书商信息管理”中设置正确的书商信息。尤 其是要对其征订目录信息进行预订处理的书商，订单才有发送的对象。 3. 在“采访  采访参数设置  资金预算管理”中设置正确的预算信息，这 48 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 不是必要的，但当分馆需要进行预算管理时，是必需的。 4. 在“采访  采访参数设置  设置采编参数”中设置工作人员自己要使用 的采编参数，包括MARC类型，控制号分区，Z39.50服务器地址。 49 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 6章 书目数据管理 上一章节阐述了采访的工作流机制，从总体上给出采访系统的概念和思路，以下 几章从细节入手，切合系统的实际操作，讲述采访系统的特点和使用。本章是基于书 商提供的电子征订目录进行采访的起点，管理和建立书商书目批次，对书商电子征订 目录接收开展预订工作和外部数据接收供编目套录用。 6.1 书商征订目录 建立书商书目批次信息，接收书商提供的征订书目数据，是基于电子征订目录进 行采访工作的起点，同时，为了提高采访的覆盖面，系统 webOPAC 模块提供读者网 上图书荐购，对电子征订目录数据，接收后发布与网上，读者可以在预订工作进行之 前对该批新书进行推荐订购。 利用批次管理书商书目，使工作人员对多个书商的征订目录管理显得有条理，即 使对多个批次同时实施预订，也显得有条不紊。可以想像一下，如果没有批次管理， 多个书商的书目混杂一起，工作会有多么糟糕。从下图的模型中，系统以三层的形式 描述了书目批次与书目之间的关系： 50 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1、每个批次是独立的。 2、批次－书目链连接批次与书目信息。 3、同一条书目可以在多个批次中出现，自动查重到的书目，与总书目库中书目 相连。 6.1.1 书目批次管理 任何一批新的电子征订数据到来后，都要考虑怎样对其管理，而本模块就是对电 子征订数据的管理模块。接收一批数据对其进行预订处理的步骤： 1. 新建书商征订目录：建立一个新的书商书目批次。 2. 书商数据接收：接收书商提供的电子征订目录（见下一节： 6.2 书商数据接 收）到所建立的书目批次中。 3. 强制批次状态：一批数据接收完成后，开始预订处理前，需要将该书商征订 目录批次设置为完成状态。 需要注意的是批次状态，流程处理的特色之一是工作步骤之间的联动性，在书目 批次管理中系统通过批次状态来确定上一步骤与下一步骤的联动。建立的批次默认 处于接收状态，这个状态下该批次仍然可以接收征订书目，也可以接收来自 WebOPAC上的读者荐购 ( 在此状态下 , 书商书目会在 WebOPAC上呈现给 读者供读者荐购 ) 。当设置为完成状态，该批次从 WebOPAC上撤下，同时 出现在预订的书商征订目录列表中，允许对本批次作预订处理。设置批次为历史状态， 就是关闭该批次，不再使用。 51 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 进入“采访  书目数据管理  书商征订目录”，见到如下界面： 新增：建立一个新的书商征订目录批次。 编辑：选择一个书目批次，对其进行修改，在编辑批次信息时，如果该批次 已经接收了书目数据，不允许修改批次编号和书商代码。如的确欲修改需将该批次设 置为历史状态，在“采访  采访参数设置  批次状态管理”中将该批次删除，重 新建立。 再次查重：按照征订目录接收所设置的查重条件，进行再次查重。 清空目录：删除所选批次的所有征订目录。 删除有馆藏记录：删除该征订目录中有馆藏复本的记录。 删除有预订记录：删除该征订目录中有预订的记录。 书目记录维护：对接收进入系统的书目数据维护处理，可以按照书目列表或 MARC格式浏览操作。 强制批次状态：设置批次的状态，状态直接影响批次的处理。  接收状态：新建立的批次处于接收状态，只有处于接收状态的批次 才能接收书目数据，处于接收状态的批次才能允许读者 webOPAC 荐 购处理。 52 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册  完成状态：批次处于完成状态才能进行预订处理，同时该批次关闭， 不能接收书目数据，并从读者荐购目录中撤下。  历史状态：对一批征订书目预订处理完成后，设置为历史状态，该 批次完全关闭，如不需要保留批次的历史信息，可以在批次状态管理 中将其删除。 6.1.2 新建书商征订目录批次 在书商书目批次管理模块中单击“新增”，新建操作出现如下界面： 批次编号：系统要求批次编号唯一，尤其是多分馆共同采访情形。 分馆代码：通过分馆代码，各分馆管理自己的批次，系统自动识别各分馆， 不能修改。如果是系统全局用户，可以建立全局共享的批次，作联合采访用。 批次类型：不能修改，系统用来识别书目、订单和验收批次。 书商代码：往往是该批数据的提供者，与订单的发送对象一致。 备注信息：描述该批征订数据的信息，对读者网上荐购操作起到引领提示的 作用，建议写入较为详细的备注信息。 53 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 单馆实施采访工作时，各馆分别建立自己的批次，批次所属馆不同，可见性互斥 （即分馆一不能看到分馆二的批次信息），这种方式在采访形式上我们称之为独立采 购。若要实现区域的联合采购，对工作人员来说其工作方式与单馆方式相同，但需要 中心馆建立一个全局共享批次供全区域使用。 建立全局批次： 以全局用户（默认账号是 admin，密码为admin,馆代码为 999的称为全局用户） 登录进入系统，按照上节步骤建立一个新批次并接收一批征订目录，该批次为全局共 享，所有分馆可以浏览并作预订处理。 6.1.3 小节提示 提示： 1、如何命名批次以便更好管理？ 批次编号的命名要考虑一个通用的规则，结合订单批次和验收批次考虑，系统要 求批次编号唯一，为了容易识别，建议制定批次编制规则，区分书目、订单、验收批 次和不同的书商来源，一般的命名规则为： 馆代码 ＋ 书商标识 ＋ 批次标识 ＋ 年代 ＋ 顺序号 如： 0001 XH SM 2003 03 提示： 2、如何能够将新书征订信息发布于网上供读者荐购？ 只要书目批次处于接收状态就能够发布在网上供给读者荐购，在开始预订处理前 将书目批次保持在接收状态一段时间，这段时间范围内读者都可对新书荐购。 6.2 征订目录接收 书商数据接收，是对书商提供的电子征订目录数据接收到系统的专用功能模块， 该功能实现对电子征订目录在书目总库的自动查重功能，保证预订处理的有效性和便 54 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 捷性。 系统要求书商提供电子征订目录必需为MARC格式或转换为MARC格式，如果数 据源是 Excel 、定长文本、 dbf 等格式，系统提供这些格式转换为MARC的工具，见 本节提示。书商征订数据接收流程如下： 系统对书商电子征订目录处理，重点在于接收数据的同时自动查重和书商征订书 目的管理，自动查重防止书目的重订和漏订（复本预订方式），详细说明请看上图的 注释部分；书商征订目录的管理利于便捷高效的对征订书目实施预订。 6.2.1 接收征订数据 要进行书商征订目录的接收，要求源文件必需为MARC格式（ISO 2709），至少 有一个书商书目批次处于“接收状态”。 确定接收的MARC格式和文献类型与源文件一致，系统将不同的MARC格式和文 献类型的书目逻辑分段，区别管理。工作人员操作的类型通过采编参数中的设置判定， 同一时间只能处理一种MARC格式和文献类型，这意味着如果当前工作人员采用 MARC格式为“ CNMARC” ，文献类型为“图书”的参数，就不能处理其它类型的 文献。工作人员可在“采访  采访参数设置  设置采编参数”中设置正确的文献 55 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 类型和MARC类型。 系统默认定义的类型如下表： CNMARC 1　图书 UTF-8 中文图书 CNMARC 2　期刊 UTF-8 中文期刊 CNMARC 3　非书资料 UTF-8 中文非书资料 USMARC 1　图书 UTF-8 西文图书 USMARC 2　期刊 UTF-8 西文期刊 USMARC 3　非书资料 UTF-8 西文非书资料 通过上表的组配，共有六种类型供使用，以上参数是动态定义，如果需要增加新 的类型，进入“系统  MARC参数设置  MARC类型”中定义。 进入“采访  书目数据管理  书商数据接收”，见到如下界面： 数据文件字符集：设置书商数据文件接入到系统时的编码格式。 书商征订目录：在书商书目批次管理模块中新建的批次，默认处于接收状态， 可以进行电子征订目录的接收；对存在的已经接收了数据的批次，也可进行电子征订 目录的接收，通过此种方式，对同一书商的几批征订目录，可以合并为一个书目批次。 56 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 系统建议一个书目批次中容纳的数据不要超过一万条，如果征订目录过大，分割成两 个或多个批次。同样，一个书目批次中容纳的数据也不要太小，如果较小，将同一书 商提供的多个征订目录接收到同一个批次。 MARC 类型：该批数据所属文献类型和 MARC类型，如果是对其它类型的 文献进行电子征订目录接收，需要正确设定。 记录结束符： MARC记录与记录之间的分隔符，默认为“29”，不需改变。 字段结束符： MARC记录中字段结束标识符，默认为“30”，不需改变。 子字段标识符： MARC记录中子字段标识符，默认为“31”，不需改变。 书商数据文件：标准 MARC格式（ISO 2709）文件。如果是定长格式文件， 需要进行格式转换。 1. 选择要接收的书商书目批次，并通过“浏览”找到要接收的数据源，单击 “接收数据”。 2. 系统出现书商MARC数据接收结果预览，如下图，工作人员根据预览信息查 看数据是否正确，可以通过“MARC记录预览下一条”、“MARC记录预览 上一条”查看更多预览结果，此时征订数据并没有接收到系统中，操作仅仅 是将数据文件上载到服务器，而且显示的是一个预览信息，通过预览再次确 定所接收数据的书商代码、批次、MARC类型、文献类型正确无误。（注意： 下图的右上角“正确接收记录数”这里面最多只显示前51条，有可能会误解 成，我这批书有 700条，为什么只显示正确接收51条，这里要点加载征订书 目按钮后会有一个返回结果页面显示接收多少条书目信息） 57 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 3. 确认信息无误后，单击“加载到总书目库”，系统开始正式接收这批数据， 同时对数据作查重处理，接收过程会需要一定时间，根据数据文件的大小和 服务器的性能花费时间不一，大约1000条数据耗时30秒，数据接收完成后会 出一份接收结果报告，如下图，此时接收征订数据才算结束。 4. 选择查重字段设置 , 可以通过设置来对接受的MARC数据字段进行查重处理, 用户可以通过选择来删除某些字段 . 如下图 58 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 6.2.2 小节提示 提示： 1、如何将 Excel 、定长文本、 dbf 等格式文件转换为MARC格式 文件？ 系统提供工具将 dbf 格式的文件转换为MARC文件，实际上只要是能够转换为 dbf 格式的任何文件都可以转换为MARC格式， dbf 可以说是最常用数据文件格式， 常见的小型数据处理工具都能够将文件保存为 dbf 格式。 通常情况下，书商提供的数据多为 Excel 格式文件，当我们用 Excel 打开文件后， “文件另存为”功能可以将 Excel 文件转换为 dbf 格式，在转换时要注意 Excel 文件的第一行必需为字段名，转换后 dbf 文件要用其作字段名，转换操作步骤如下： 1、单击数据区左上角行与列的交汇处，全选所有数据（或者单击数据区，使用 快捷键Ctrl+A）。 2、在菜单栏上选择“格式  列  最合适的列宽”将数据域宽度调整合适， 一定要注意，不做此步骤将会使转换得到的数据出错。 3、单击数据区包含数据内容的单元格（一定要），在菜单栏上选择“文件  另存为”将文件保存为 dbf 格式， Excel 会出现提示信息，都选择确定，自此， Excel 文件转换为 dbf 文件完成。 通过以上操作，我们得到 dbf 文件，下面我们将 dbf 格式文件转换为MARC格式 文件，如果转换过程中出错，在“系统  系统实用工具下载”中下载 VFPODBC.msi 文件（转换需要的DBF ODBC驱动程序，双击安装），转换操作步骤 59 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如下： 1、在Interlib中，“系统  系统实用工具下载  定长数据转 MARC”下载 dbf2marc程序，双击直接运行，如下图： 2、单击“浏览 1”选择要转换的 dbf 源文件。 3 、单击“浏览 2” 输入要保存的转换后输出结果 MARC文件，通常命名 为 .marc 后缀，便于识别。 4、在“字段转换对照表”中填写正确的MARC字段名称，其中字段名、类型、 长度由程序自动取出 dbf 源文件的信息。需要仔细了解要用到的MARC字段，保证转 换结果MARC数据各字段的信息正确，如果此次设定的格式下批数据转换也能用到 （一定要源文件的格式完全一样），可以单击“保存格式”供下次转换使用。 5、预览，查看转换结果是否正确，单击“开始输出”得到结果文件。 上图显示了新华集团提供的电子征订目录“新华 2003.dbf”文件的转换过程，输 出结果为“新华 2003.marc” 文件，转换过程中，程序会自动为没有“ -” 的 ISBN 号添加正确的“ -” ，已经有“ -” 的不作处理。 60 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 提示： 2、我已经接收了电子征订数据，接下来如何处理？ 如果需要立即对该批数据进行预订，在“书商书目批次”中将该批次设置为预 订状态，如果需要在当前批次中再行接收数据，重复以上接收征订数据过程，直至 所有数据处理完成。如果需要作为新书征订目录在网上呈现给读者，不作任何处理保 持该批次为接收状态。 6.2.3 练习 1、进入“采访  书目数据管理  书商书目批次”管理模块，单击“新增”， 建立一个书目批次，如XHSM200301，并注意标志栏的状态。 2、选中建立的批次，将该批次强制设置成为“完成状态”，查看标志栏发生 什么变化。 3、选中建立的批次，将该批次强制设置成为“历史状态”，查看该批次是否已 经关闭，并从当前批次列表中撤下。 4、进入“采访采访参数设置批次状态管理”模块，将第 3题设置为历史 状态的批次选中，再将该批次强制设置成为“接收状态”，回到书商书目批次状态管 理模块，查看发生了什么。 5、书商数据接收练习：  进入“采访书目数据管理书商数据接收”模块，选中第 1题建立的 书目批次，接收一批少量的MARC数据，记录下书商MARC数据接收结果报 告；  进入“采访  书目数据管理  书商书目批次”模块，选中上一步接收了 数据的批次，强制设置成为“完成状态”，并单击“书目记录维护”，任意 删除几条书目记录。  再建立一个不同的书目批次，接收同样一批MARC书目，记录下书商MARC 数据接收结果报告，比较与第一次接收结果报告的异同，说明原因。 61 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 6.3 外部数据接收 MARC数据作为行业标准，是图书馆自动化系统运作的基础，单由自己编目加工， 耗时耗力。系统提供外部数据接收功能和Z39.50网上下载功能模块，以有效的手段获 取外部标准MARC数据，为本馆书目数据的标准化节约时间和精力，本节讲述如何接 收外部MARC数据进入系统，供以后编目套录或编目参考使用。 随着行业标准的推广和图书的采访市场化，越来越多的书商提供为图书馆购买的 文献进行MARC数据加工，送书的同时赠送MARC数据，而在一年以前，图书馆获取 MARC数据的途径除了自己编目加工外，再者从网上通过Z39.50套录或购买编目中心 的数据，能够提供MARC数据的书商极少。所以对系统而言，可以接收的MARC数据 来源主要有以下途径： 1. 购买编目中心的MARC书目数据。 2. 其它图书馆交换赠送的MARC书目数据。 3. 书商提供的MARC书目数据。 进行外部数据的接收，要求源文件必需为MARC格式（ISO 2709），进入“采访  书目数据管理  外部数据接收”，见到如下界面，数据接收操作要确定数据源的 文献类型和MARC类型。 62 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1. 通过“浏览”找到要接收的MARC数据源，单击“接收数据”。 2. 系统出现MARC数据接收结果预览，工作人员根据预览信息查看数据是否正 确，通过预览再次确定所接收数据的MARC类型、文献类型正确无误。 3. 确认信息无误后，单击“加载到MID书目库”，MID库是Interlib系统的中间 库，并不是中央书目库，系统开始正式接收这批数据，完成后会出一份接收 结果报告。 外部数据源接收入系统后，当我们进行文献编目工作时进行检索和查重，系统自 动检索总书目库（BIBLIOS书目库）和外部书目库（ MIDDLES书目库），当外部书 目库存在检索命中结果，外部书目数据会与总书目库检索结果同时出现在屏幕上，可 以直接套录使用。 63 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 7章 图书预订管理 前面章节讲述了工作流机制，开始本章之前请仔细阅读，领会预订处理的流程。 本章包含订单批次管理、预订处理、预订记录维护，围绕如何建立一个订单开始，分 别对电子征订目录和纸张征订目录进行预订处理。 7.1 预订订单批次 在实施预订处理时，无论是对电子征订目录或是对纸张征订目录进行预订，需要 先建立一个订单，然后将新建订单作为当前工作订单设置，在不更换工作订单前，工 作人员采购处理的结果填入该订单中。每个工作人员预订处理时只有一个工作订单， 不同的工作人员可以采用不同的工作订单。 系统要求先建立订单，再向订单中写入预订信息。这好比商场进货，对一个供货 商，当需要向其购买一些产品后，商场会建立对该供货商的订单，将需要的货品填入 订单，然后发出，而不是将需要的所有货品向每个供货商都发一个订单。同样，图书 的采购类似，好处是订单与对象明确，便于管理。 64 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 7.1.1 订单批次管理 本模块是对订单进行管理的模块。开始新的预订处理要完成： 1. 新建一个订单。 2. 设置新建立的订单为当前工作订单，对新的征订目录开展预订。 进入“采访  图书预订管理  预订订单批次”，见到如下界面： 新增：新建一个订单批次。 编辑：选择一个订单批次，对其进行修改，在编辑订单信息时，如果该订单 已经开展预订，不允许修改订单号、书商代码、预算代码。 预订记录维护：经过预订处理的每一种文献都被填入到订单中，该功能就是 对订单中已经存在的文献预订信息进行查看和维护。 输出订单：采访完成后，可以通过两种方式输出订单，在这里直接输出 XML 格式的预订结果，供直接打印；另外如果需要将订单发邮件给书商，“采访 报表订购单”中选择需要输出的订单批次，单击“存为 Excel 表”将订单转存 为 Excel 文件。 催缺信息：经过预订处理的文献，在验收时系统加以识别，书商送书通常是 零散、不定期的，发出的订单可能很长一段时间都不能到齐，这时如果想查看一个订 单所订购的文献未到馆和未到齐情况或者向书商发出催缺信息，可使用此功能或“采 65 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 访  报表  催缺单”中发出催缺单。 设置工作订单批次：设置当前的工作订单为当前工作批次，开始新的采购要 注意更换工作订单。当然，同一书商的多个征订书目可以采用同一个订单。 强制批次状态：设置订单批次的状态。  预订状态：新建立的订单处于预订状态，只有处于预订状态的订单 才能设置为当前工作订单，向其中写入预订信息以开展预订工作。  验收状态：一个订单填处理完成并将订单发送给书商后，需要设置 为验收状态，等候图书到馆开始预订验收（预订验收处理才能看到该 订单信息）。  完成状态：预订文献验收完成后，可以在此关闭订单，订单被关闭 后即使在该订单中的文献到馆后也不允许进行预订验收。  历史状态：订单设置为历史状态，该订单完全关闭，并从该管理模 块撤下，如需查看进入“采访  采访参数设置  批次状态管理”。 订单与工作订单： 订单的概念是指发给书商的含有采购人员在工作中形成的文献采访信息，是采购 工作的结果，工作订单是指当前采购人员正在工作中的订单。系统要求在进行采购工 作之前先设置工作人员的当前工作订单，再进行采购，通过采购工作逐渐形成一份完 整的订单。订单处于预订状态时，该订单一直开放，可以向其中添加预订信息，当订 单状态改变时，该订单被关闭，除非又恢复为预订状态。 7.1.2 新建订单 在预订订单批次管理模块中单击“新增”，新建操作出现如下界面： 66 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 批次编号：系统要求订单批次编号唯一，尤其是多分馆共同采访情形。 分馆代码：通过分馆代码，各分馆管理自己的批次，系统自动识别各分馆， 不能修改。如果是系统全局用户，可以建立全局共享的订单，作联合采访用。 批次类型：不能修改，系统用来识别书目批次、订单和验收批次。 书商代码：订单的发送对象。 预算代码：预订采用的经费来源。 备注信息：描述该订单的备注信息，给出完整信息是个好习惯，在订单较多 的情况下容易辨识。 至此，新的订单批次建立完成，等待预订处理。 建议参考前面章节提到的“预订处理流程”对照学习第 6-7 章，掌握其中的关键 环节后可以按照每节步骤并参考给出的图形动手尝试一下，实践是掌握知识的最好方 法。 67 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 7.2 图书预订处理 通过阅读前面的章节可以知道，预订时系统对电子征订目录和纸张征订目录处理 的方式有别。本书花了较大篇幅叙述关于电子征订目录的管理，因为在传统方式下， 对纸张征订目录实施预订处理，完成大约一期征订书目（约 600种）的预订需要两周， 而在系统中对一期约 600种文献的电子征订目录实施预订处理仅需一工作日！电子征 订目录的引入提高了不少工作效率。 7.2.1 功能说明 进入“采访  图书预订管理  图书预订处理”。如下图： 预订处理模块窗体由三部分构成： 信息显示区 域 显示当前的工作订单批次，Z39.50服务器，和当前订单所采用预算 的开销情况（如果存在直接验收的图书使用该预算，与预订采用的 预算一起计算出总的已用资金） , 用户还可以通过选择预订参数设 置来设置订购号的初始值。 预订方式 I 传统的针对纸张征订目录的预订方式，也称为“书目查重预订”， 68 ① ② ③ 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 要对圈订的每一种文献进行查重，如果找到记录，决定是否复本预 订，如果没有找到记录，需要先增加一条书目记录，然后再进行预 订。  预订方式 I （书目查重预订），提供了一个组合检索功能区， 每部分选择需要的检索途径，输入要查询的条件，单击“提交 查询”，系统显示查询的结果。  可以两部分或三部分组配进行检索。对于系统提供的三个检索 框，前两个系统默认为前方一致的检索方式，第三个默认为 模糊查找方式。前方一致方式要比模糊查找方式检索效率高。 预订方式 II 对电子征订目录的预订方式，也称为“征订目录预定”，征订目录 批次处于完成状态的，会在该模块中显示出来。选择需要征订的征 订目录批次，进行浏览预订，预订完成后，在书商书目批次管理模 块，将书目批次设置为历史状态，关闭该征订书目批次。  接收进入系统的书商征订目录，分为列表格式浏览预订， MARC 格式浏览预订两种，主要根据工作的习惯使用。  列表格式浏览预订：每页 10条记录分页显示书商征订目录信 息，选中需要预订的书目，单击“预订”作预订处理。  MARC 格式浏览预订：以 MARC数据方式显示单条征订目 录信息，可以在屏幕上直接作预订处理。 排序方式，征订目录可以选择一种排序方式，选择后，浏览整个征 订目录按照所选顺序显示。 当前经费：查看当前资金预算的详细信息。 预订参数设置：设置起始订购号。 69 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 7.2.2 书目查重预订 书目查重预订，传统的预订方式，对纸张征订目录所做的预订处理，要求对未查 重到的书目先建立书目记录，再做预订。书目查重预订流程如下： 1. 根据纸张征订目录的圈订信息，输入查询条件，单击“提交查询”。 2. 查重，系统根据检索条件进行查重，并显示结果：  查重到：查看需要预订的文献是否存在复本。  查重不到：单击“新书预订”，录入一条新的书目记录。 3. 预订：输入需要预订文献的复本数。 70 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 4. 重复以上动作直到需要预订的文献全部处理完成。 5. 输出该批订单。 以下我们举例来演示一下书目查重预订的流程。 一、进入“采访图书预订管理图书预订处理”模块，在第 1个检索框内 输入 ISBN 号，单击“提交查询”。 出现书目检索结果列表，如下图，当检索结果多于10条记录，系统分页显示，如 果没有命中，显示空的书目列表。 二、选中在“BIBLIOS书目库”列表内出现的检索命中结果，单击“订购”。 如下图，窗体的第一行显示了重要信息，有： 书目记录号：系统识别用。 书商书目批次：为空表示是书目查重预订方式。 预订订单批号：显示当前正在处理的订单。 荐购人数：读者网上推荐人数总计，如果不为 0，会显示荐购处理处理情况 和“荐购信息”按钮，供工作人员查看读者荐购的详细信息。 71 总书目库查询结果 外部书目库查询结果，供套录使用 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 整个窗体由四部分组成： 1. MARC数据查看 显示当前书目的详细信息，需要工作人员对MARC格式 有所了解。单击“编目”可以修改当前书目数据。 2. 预订表单 对当前书目作预订处理， 可增加、删除、修改预订信息。 3. 预订历史列表 显示了当前文献的所有预订信息，默认显示本馆的所有 预订信息。 4. 馆藏信息列表 显示了当前文献的所有馆藏信息，默认显示本馆的所有 馆藏信息。 三、填写好复本数等信息，单击“保存预订”，完成该文献的预订处理。这时当 前文献的预订信息会显示在预订历史列表中。 四、单击“返回”，开始下一种文献的预订。 五、如果是有全局权限的用户可以选择退订 , 来对此书目进行退订处理 . 72 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 注意： 一个订单里一种文献只能有一条预订记录。一种文献的预订记录允许出现在不同 的订单中。 7.2.3 征订目录预订 征订目录预订，对电子征订目录的预订方式，因为有可以利用的电子征订数据， 直接浏览选择需要预订的文献，省去了传统方式下的新建书目记录和查重过程（系统 自动查重处理），征订目录预订流程如下： 1. 选择需要预订的征订目录批次（即书商提供电子征订目录）。 2. 浏览文献书目信息及其复本信息。 73 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 3. 预订：输入需要预订文献的复本数。 4. 重复以上动作直到需要预订的文献全部处理完成。 5. 输出该批订单。 以下我们来演示一下书商书目预订的流程。 一、进入“采访  图书预订管理  图书预订处理”模块，选择需要开始预订 处理的征订目录批次，选择排序方式为“分类号”，单击“MARC格式预订”。 如下图，出现浏览预订处理的窗体： 整个窗体划分为五个部分： 1. 检索浏览区 在检索框中输入查询条件可以在本书目批次中检索所需 信息，通过导航条可以在本批次中进行浏览。 2. MARC数据查看 显示当前书目的详细信息，需要工作人员对MARC格式 有所了解。单击“编目”可以修改当前书目数据。如欲 直接转到当前批次的某一条，在“转到框”输入要转到 74 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 的数值，回车。 3. 预订表单 对当前书目作预订处理，可增加、删除、修改预订信息。 通常仅需录入预订复本数信息，价格自动取MARC的 010$d，订购号自动取MARC的 092$a。 4. 预订信息列表 显示了当前文献的所有预订信息。 5. 馆藏信息列表 显示了当前文献的所有馆藏信息。 二、单击导航条上的“下一条”翻页浏览，找到需要预订的文献。 三、填写好复本数等信息，单击“保存预订”，完成该文献的预订处理。这时当 前文献的预订信息会显示在预订信息列表中。 四、单击导航条上的“下一条”，继续浏览，开始下一种文献的预订。 如果选择列表格式预订则出现工作界面如下图 一　用户选择一条记录，然后选择预订，后面的工作和ＭＲＡＣ预订相同． 二　选择荐购信息可以查看，此书的读者网上荐购详细信息． 7.2.4 小节提示 提示： 1、每年国家新华总局发行的新书报，有没有电子版数据？ 75 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 有，新华总局发行的新书目报现在已经有了电子目录数据，一些规范的书商都提 供，并且很多发布在互联网上，可以直接下载使用。这样对纸张征订目录的预订转变 为对电子征订目录的预订，提高了采访的工作效率。 提示： 2、我没有处理完一个书目批次退出了系统，下次如何接续上次的 预订？ 系统对电子目录的浏览预订处理，是逐条浏览进行，如果需要跳转到这一批目录 当中的某一条开始预订，在“跳转”框输入要转到的条目数，回车，就可以从该点继 续向后浏览预订。 提示： 3、在预订表单的价格框，内容为什么不对？ 预订表单中的价格是根据文献的MARC数据中 010$d字段值获取的，如果MARC 数据中 010$d字段价格有错，则自动取得的价格就会不对，改正方法是编辑MARC数 据修改 010$d正确或直接填入正确的价格。 提示： 4、读者荐购的图书，预订时如何处理？ 系统 WebOPAC 模块提供网上读者荐购处理，对于读者荐购的图书，在预订处理 时，能够看到荐购人数和详细荐购信息（是谁荐购的图书），并在预订后自动将荐购 信息的状态改变为“已处理”状态，系统依据状态发 Email 通知荐购图书已被预订， 图书到馆发 Email 通知荐购图书已经到馆。 提示： 5、预订完成后，订单如何处理？ 首先是输出订单，输出后进入“采访  图书预订管理  预订订单批次”中将 76 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 完成的订单设置为验收状态，文献到馆后预订验收处理，系统会正确识别文献所属 订单的状态，订单只有在验收状态，这个订单中的文献才允许被验收。 提示： 6、我要进行现场采访，怎么处理？ 系统的 B/S架构方式让图书现场采访与图书馆内部采访一致，所不同就是地点的 区别，基于Web的工作让地域的限制消弥无形，只要是 Internet 连通的地方都可以作 为工作端存在，Web工作方式和服务方式让图书馆的业务提升了一个台阶。具体来说， 实施图书的现场采访要求： 1、图书馆与互联网相连，并能通过互联网访问到图书馆。 2、采访现场能够连上互联网，通过ADSL、 Modem 拨号、无线接入等都行。 现场采访与图书馆内部采访方式一致，所以没有特殊的地方，方法如下： 1、建立一个订单，并设置为工作订单。 2、开始预订，如果有电子数据存在，可以导入电子数据再预订。 3、预订完成后，输出订单，查看所订购文献复本、价格等是否正确。 4、送书回馆，作预订验收处理。 7.2.5 练习 1、利用6.2.3节接收的书商数据展开预订。  进入“采访  图书预订管理  预订订单批次”模块新建一个订单，并设 置为工作订单。  进入“采访  图书预订管理  图书预订处理”模块，选择需要预订的书 商书目批次，单击“批次MARC浏览预订”。  浏览文献书目信息及其复本信息，输入需要预订文献的复本数，单击“保存 77 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 预订”。  进入“采访  图书预订管理  预订订单批次”，选中上面处理的订单， 单击“输出订单”查看输出结果。 2、试分析先建立订单在处理预订的优点。 3、对一批数据进行预订，单击“下一条”浏览书目，随机选择几种文献预订， 记下当前序号，退出预订处理，然后再进入预订处理，跳转到上次处理书目，继续向 下预订。 7.3 预订记录维护 文献实施预订处理后，预订信息被写入订单中，当订单发出并被关闭后，系统不 允许修改其中数据。换而言之，不在预订状态的订单不允许被修改，这防止了人为操 作失误带来的数据问题。但对于不在预订状态的订单确实要修改其中的文献预订信息， 怎么办？系统提供“预订记录维护”模块，可以对所有文献的预订信息管理和维护。 进入“采访  图书预订管理  预订记录维护”，如下图： 整个窗体分为三个部分： 78 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1. 检索区 在检索框内输入查询条件，可以检索出满足条件的结果。 2. 书目列表区 检索的结果出现在书目列表中，“BIBILOS书目库”标识 总书目库的文献，“ MIDDLES 书目库”标识外部书目库 的文献。 3. 预订信息列表区 显示了当前文献的所有预订信息，默认显示本馆的所有预 订信息，可以选中需要的信息编辑或删除。 下面我们演示一下操作过程： 一、输入查询条件，单击“查询”按钮。 二、在“BIBILOS书目库”标识下的书目列表中找到需要处理的文献，单击书目 行首的按钮，当前文献的预订信息会显示在下方的预订信息列表中。 三、在预订信息列表中选择需要维护的预订信息，单击“删除”可以删除该信息, 单击 “退订” ，可以对选中的预订记录进行退订处理，单击“编辑”按钮，可以修改 预订信息，编辑出现如下图： 本模块仅作预订信息的管理维护用，如果需要新建文献的预订信息，必需在预订 处理中按照流程进行。 79 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 7.4 荐购图书处理 荐购处理可以说是一套完整的子系统，它包含了读者对图书、期刊等文献的网上 推荐订购，工作人员对读者推荐信息的处理和 Email 回复读者所荐购文献的处理情况。 但由于图书馆业务工作的特殊性，荐购处理的各功能分散到 WebOPAC 、采访、期刊 等子系统中，读者从 WebOPAC 上浏览新书目录进行推荐订购，工作人员在图书或期 刊的采购中处理读者荐购信息。本部分单独说明图书荐购处理，便于更好的掌握其工 作流程和使用。 读者图书荐购是增强图书馆为读者服务的重要功能，这是一个交互的行为，读者 在 Internet 根据新书目录或自行推荐新书，图书馆参考读者的推荐信息实施决策，扩 大了图书馆采访的决策面和影响力。网上读者图书荐购有以下优点：  在图书预订时就让读者选择需要的图书。  在图书采访时做到好书多买。  让馆领导或专家对图书馆所采购的图书在网上就能够圈定。  扩大了图书馆采访的决策面和影响力。 读者进行网上图书推荐订购有足够的自由度，具体来说，有以下三种： 1. 浏览图书馆发布的新书征订目录，对所需文献进行推荐。 2. 查询图书馆的馆藏目录，对检索到的所需文献进行推荐，这样可对借不到的 图书要求图书馆增加复本。 3. 读者自行录入图书信息进行推荐。 系统提供两种方式对读者荐购的图书进行处理： 1. 预订的同时处理读者荐购。 2. 在“荐购图书处理”模块处理读者荐购。 第一种方式在图书、期刊的预订处理时我们已经提及（预订时系统自动处理）， 本节讲述的是第二种方式。以下是图书荐购处理的流程，从下图可以看到，采访人员 是处理荐购信息的“枢纽”，由采访人员参考读者的荐购信息来进行采访决策。 80 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 系统根据荐购信息的状态决定是否发邮件通知读者，荐购信息的状态可由用户自 行添加，常见的有： 未处理 默认状态，读者荐购完成，荐购信息没有被处理。 未订购 读者荐购信息被工作人员处理，请求没有接纳，答复文献未 订购。 已订购 读者荐购信息被工作人员处理，所荐购图书请求已经被接纳， 文献被订购。 已到馆 读者所荐购图书已经到馆验收。 读者荐购完成后，荐购信息处于“未处理”状态，随着采访人员对读者荐购信息 的处理和系统流程的推进，荐购信息的状态会发生改变，系统根据状态通知读者所荐 购图书已经订购或到馆。读者除从邮件中得到荐购信息回复外，也可以在 WebOPAC 上看到所荐购文献的处理情况。 荐购图书的处理方式有：书目列表格式荐购处理读者录入荐购数据处理，以下我 们分别演示荐购图书处理的流程。 图书和期刊的荐购处理方式一致，以下不再单独说明 , 进入“采访  图书预订 管理  荐购图书处理”，进入荐购图书查询处理工作界面 , 用户点击 “荐购图书处 理” 81 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 进入荐购图书处理界面如下图 : （期刊：进入“期刊  期刊预订管理  荐购期刊处理”） 选择分馆：通过选择分馆来限定查询的结果为用户所选分馆书目荐购信息。 书目类型：提供我们在系统参数设置的 MRAC书目类型来限定查询结果为我 们所选择的类型的书目荐购信息 ( 如我们选择的书目类型为 CNMARC|1 则表示查 询出的荐购书目类型为中文图书 ) 。 选择状态：下拉框中把读者推荐的信息分为 1.未处理状态2.不预订状态3.已 预订状态4.验收状态5.所有五种类型来对应读者所荐购的书目在图书馆的状态 . 用 户选择1.未处理状态时 , 则结果显示的是未被处理的读者书目荐购信息 , 选择”不预 订状态”则表示显示的是当前被处理过的读者书目荐购信息且处理的结果为不预定 . 选择”已预订状态”和”验收状态”类似 , 当选择”所有”则包括前面四种所有状态的信息 . 荐购日期：选择一定时间范围的读者书目荐购信息 . 同时系统还提供了限定读者条件的下拉选择框 , 工作人员可以根据自己的习惯来 选择相应设置 . 82 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 工作人员通过输入上述限定条件来查询所需要处理的荐购书目信息 . 7.4.1 列表格式荐购处理 一、 输入限定条件后 , 工作人员选择 ”列表格式处理” , 出现书目列表格式荐购 处理窗口如下图 : 整个窗体分为两部分： 1. 书目列表 显示读者网上推荐的所有书目，在检索框中输入查询条件 可以在推荐的图书信息中进行查询，通过导航条可以在推 荐书目信息中进行浏览。 2. 荐购读者列表 选中一条书目，显示推荐该书目的详细读者信息和荐购处 理状态。 二、逐条浏览读者荐购的图书，如果不订购读者推荐的图书，选择“不订购”，单击 “改变状态”。如果对荐购图书实施预订，单击“预订”。 三、单击“预订”进入文献预订处理，填写需要预订的复本数，单击“保存预订”， 83 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 预订的信息写入当前工作订单，系统自动改变读者荐购的状态为“已订购”。 四、单击“返回”，回到读者荐购图书列表继续下一条荐购图书的处理。 实际上，读者荐购的图书可在工作人员实施预订处理时完成，也可在荐购处理模 块中完成，内部的细节处理由系统自动完成，工作人员可选择一种适合的方式进行。 7.4.2 读者自荐数据处理 读者网上自行录入的荐购数据，大都不规范，较难从中提取有效信息，对读者自 行录入数据通常需要专业人员识别其有效性。由于录入的随意性，使得难度加大。 除了识别自荐数据的有效性外，处理读者自荐的文献工作人员无从知道那家书商 提供，为了满足读者需求，确认处理的文献可能需要多个书商轮询。因为不确定性， 从处理方式上多了一个环节，工作人员先需要认可读者的自荐数据，再对其预订。 处理此部分数据最好专人进行，系统建议如下： 1. 单独建立一个预订订单，备注中标识是读者自荐信息处理订单。 2. 如果不能确定订购来源，在书商参数中建立一个“多来源”的虚拟书商， 并选择之。 3. 设置为处理人员的当前工作订单，再开始读者自荐数据处理。 1 、 单击“读者自荐数据”出现书目列表荐购处理的窗体如下图 : 84 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 同列表格式相似，不同的是当前浏览的信息不再是征订目录或书库中书目的信息， 而是读者自定义荐购的图书信息。 整个窗体分为两部分： 3. 书目列表 显示读者网上推荐的所有书目，在检索框中输入查询条件 可以在推荐的图书信息中进行查询，通过导航条可以在推 荐书目信息中进行浏览。 4. 荐购读者列表 选中一条书目，显示推荐该书目的详细读者信息和荐购处 理状态。 二、选中需要处理的数据，单击“处理”，出现该信息的MARC编辑屏，工作人员根 据需要可以补全书目信息。认为读者自荐信息无效，单击“信息无效”则系统将对此 荐购信息状态设为不预订 . 如图 2 、 工作人员对荐购的书目录入完整的信息，单击“保存”，预订的信息写 85 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 入当前工作订单，其工作界面与书商征订目录处理界面类似 , 如图 如果对荐购图书实施预订，填写需要预订的复本数，单击“保存”，预订的信息 写入当前工作订单，系统自动改变读者荐购的状态为“已订购”，同时屏幕右上角荐 购信息处理的标识“未处理”消失。 四、单击“返回”，回到读者荐购图书列表继续下一条荐购图书的处理。 7.5 荐购通知读者 荐购读者的信息回复，系统是通过发邮件方式通知读者，这同读者荐购信息的状 态和通知次数有关，读者荐购完成后，荐购信息的状态处于“未处理”状态。对该状 态的荐购信息，邮件不作回复。当状态发生变化时，系统根据“通知次数”决定邮件 的发送次数，如果荐购通知次数设置为 1，则系统仅对从未荐购通知过的读者 Email 通知一次。邮件发送后，读者的通知次数累加 1次。 通过荐购信息状态确定 Email 处理方式： 未处理 不发邮件。 86 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 未订购 发送邮件，告知读者荐购信息不被接纳。 已订购 发送邮件，告知读者所荐购图书被订购。 已到馆 发送邮件，告知读者所荐购图书已到馆。 可以通知单个读者，也可通知所有读者荐购的所有文献处理情况。 读者荐购的额外话题： 在大型的图书馆自动化管理系统中，都有读者荐购模块，允许读者作新书荐购。 但对读者荐购的文献信息是订购还是不订购、订购了是否到馆等都无有效手段通知读 者，造成读者荐购信息得不到回复降低了读者荐购的热情，不能不说是一个遗憾，这 也造成了图书馆服务的不完善。Interlib认为，图书馆正在以内部业务管理为重心向以 读者服务为重心转移，自动化系统应该具有前瞻性的认识以配合图书馆的转型。 系统的荐购处理特色： 1、不仅允许新书荐购和读者自荐，对馆藏的文献读者也可以荐购要求增加复本。 2、荐购处理流程完整，包括读者网上推荐、读者荐购信息处理、读者荐购信息 回复。 下面我们进入荐购通知读者模块：进入“采访  图书预订管理  荐购通知读 者”进入工作界面如下图： 整个窗体分为两部分： 87 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1. 查询及邮件发送区 荐购日期：荐购登记日期范围，默认一个月，邮件处理仅 处理在范围内的读者荐购信息。 通知次数小于：决定邮件的发送次数，默认是“ 1”，表 示通知次数小于一次的（即从未通知过的）。可以重复通 知读者。 发送邮件：单条荐购信息发送方式。 全部发送：根据荐购日期设定的范围和通知次数，向符合 条件的所有读者的荐购信息发送邮件。 2. 荐购信息列表 所有已经处理过的读者和文献荐购信息情况。 7.5.1 发送邮件通知 通常的处理方式，是通知所有未通知过的读者即未处理过的荐购信息，下面演示 一下过程： 1 、 设定荐购日期范围，通知次数，把处理状态设置为未处理，然后选择一条要 处理的书目荐购信息，单击“发送邮件”。进入的工作界面如下： 88 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 上图是系统默认生成的邮件发送模块，工作人员可以根据实际情况来更改相应的内容， 还可以增加附件传送，收信人 Email 账号系统取自读者信息中的 Email 账号。 二，单击“发送“发出邮件。 当然，上述过程是针对单个读者来处理的，用户还可以对多个读者进行荐购回复，其 流程如下。 1 、 设定荐购日期范围，通知次数，把处理状态设置为未处理，然后选 择一条要处理的书目荐购信息，单击“全部发送”。进入的工作界面如 下： 2 、 89 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 2、选定发件人，单击“发送”。 以上是邮件通知荐购读者的全过程，每通知一次，系统将对此读者的通知次数累加一 次。 7.5.2 电话通知读者 当一些读者没有邮箱账号时，工作人员可以选择电话或其他非邮件而有效的方式通 知读者，每通知一次，工作人员应该对相应的荐购信息“通知登记“一次，此时系统 会提示通知操作成功并对此读者的通知次数累加一次。 90 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 7.6 采访信息历史查询 提供查询预订历史的功能，可以选定书商，查询一段时间范围内的所有预订信息， 同订购单不同的是输出结果，订购单以清单的形式输出，并可以输出为 Excel 格式。 采访信息历史查询将结果分页显示在屏幕上。 如上图，输出了一个书商2003年全年的文献预订信息。可以知道总的预订数量并 可以通过分页导航浏览。 7.7小节提示 提示： 1、系统中如何设置邮件账号？ 91 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 发送邮件，必需要有能够支持 SMTP（邮件传输协议）的邮件服务器，有实力的 图书馆，通常自己建有邮件服务器，能够通过服务器收发邮件。但大多人采用的是网 上提供的邮件服务器，收发邮件不如自建服务器方便。但不论何种情况，只要服务器 支持 SMTP，系统都能够发送邮件。 在“系统系统参数设置邮件账号维护”中建立能够支持 SMTP服务的账 号，可以设置多个账号使用。 92 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 8章 图书验收管理 文献预订后，等待到馆验收处理，验收方式有预订验收――对经过预订的文献的 验收处理，直接验收――对零购、散购等没有经过预订的文献的验收处理。验收处理 时，系统会根据设置的分馆参数信息动态调整，决定是文献验收后直接上架流通或经 编目、典藏后上架流通。验收直接流通方式，适合小馆一步加工到底的工作流程和习 惯，否则图书按批次的作业，验收完成后需要编目，编目后需要交送或典藏登记才能 上架参与流通，每个环节不能跨越，适合大馆的流水作业方式。 93 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 8.1 验收批次 在开始验收管理之前，我们先讨论一下图书到馆的方式，通常图书馆订购文献后， 到馆时间与预订时间有一个时间差，长短较难确定，预订文献的到馆通常是： 1. 订单发出后，所订文献分批到馆，无从知道何时到齐，缺多少。 2. 订单发出后，属于不同订单的文献同时到馆，区别不出到馆的文献属于那一 个订单，尤其是对一个书商有多个订单的情况。 3. 订单发出后，所订文献到馆，由于人为因素，到馆的文献掺杂了没有预订的 文献，难以区分。 另外存在的情况，所订文献到馆验收，在通常自动化系统的处理方式仅是参考预 订信息验收，验收完成不能知道缺少多少或输出的催缺信息有误。 针对以上情况，Interlib系统提出规范验收概念，用验收批次有序的管理到馆文献， 预订验收与文献预订信息结合，标识每一种文献验收的来源；直接验收区别预订验收 对零购、散购文献进行验收，验收在工作流程上优化处理，使以上问题能够妥善解决。 8.1.1 验收批次管理 验收批次管理模块用来对建立的验收批次进行管理。开始图书验收处理步骤未： 1，新建一个验收批次。 2，设置新建立的验收批次为当前工作验收批次，对到馆图书开始验收。 进入“采访  图书验收管理  验收批次管理”，见到如下界面： 94 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 新增：新建一个验收批次。 编辑：选择一个验收批次，对其进行修改，在编辑验收批次信息时，如果该 验收批次已经开始了验收，不允许修改批次编号、书商代码。 验收记录维护：经过验收处理的每一种文献都被写入到该批次中，该功能就 是对已经验收的文献进行查看和维护。 输出验收单：验收完成后，可以通过两种方式输出验收单，在这里直接输出 XML 格式的验收单，供直接打印；在“采访  报表  验收单”中选择需要输出 的验收批次，单击“存为 Excel 表”将验收单转存为 Excel 文件。 验收结果检查：经过验收处理的文献，在验收时要分配条码，进入馆藏，这 个过程需要人员手工贴上条码。常规的处理方式容易造成错误，如贴错条码、验收复 本与进入馆藏的复本数不一致等原因。系统除检测每个条码的唯一性外，还提供验收 结果检查功能检查验收的复本与实际馆藏复本不一致的情况，并报告具体明细，如下 图： 95 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 设置工作验收批次：设置当前的工作验收批次，开始新的一批图书的验收要 注意更换工作验收批次。当然，多批到馆图书也可以共用一个验收批次。 强制批次状态：设置验收批次的状态。 验收参数设置 ：本设置是在新增验收时，可设置的默认参数，工作人员可在 验收时适当调节以减少验收环节的工作量。 ( 详情请看8.1.3)  验收状态：新建立的验收批次处于验收状态，只有处于验收状态的 批次才能设置为当前工作验收批次，开始验收处理。  编目状态：一批图书验收完成后，需要设置为编目状态，按照批次 浏览编目时才能进行。编目状态和完成状态根据分馆参数设置中的工 作模式动态适应，如果是“验收直接流通”，没有该状态显示，只有 完成状态。  完成状态：文献验收完成后，可以在此关闭验收批次。  历史状态：验收批次设置为历史状态，该批次完全关闭，并从该管 理模块撤下，如需查看进入“采访  采访参数设置  批次状态管 理”。 验收批次与工作验收批次： 96 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 验收批次是指一批图书到馆后，在验收开始先建立一个批次，通过批次有序的管 理到馆图书，工作验收批次是指当前验收人员正在工作中的验收批次。系统要求在进 行验收工作之前先设置工作人员的当前工作验收批次，再进行验收。验收批次处于处 于验收状态时，该验收批次一直开放，可以继续图书的验收，一般情况下用户可根据 当前验收图书数量的多少和时间的长短进行分隔批次，比如一周一个批次或者十包书 一个批次，当状态改变时，该批次被关闭，关闭后一般情况下就说明该批次完成，除 非又恢复为验收状态。 8.1.2 新建验收批次 在验收批次管理模块中单击“新增”，新建操作出现如下界面： 批次编号：系统要求批次编号唯一，推荐编号为数字和字母组合，尤其是多 分馆共同验收情形。 分馆代码：通过分馆代码，各分馆管理自己的批次，系统自动识别各分馆， 不能修改。 批次类型：不能修改，系统用来识别书目、订单和验收批次。 书商代码：文献的来源信息，直接验收用。 97 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 预算代码：验收采用的经费来源，直接验收用。 备注信息：描述该验收批次的备注信息，给出完整信息是个好习惯，在批次 较多的情况下容易辨识。 8.1.3 验收参数设置 新增可设置的默认验收参数，工作人员则可在验收时适当调节以减少验收环节的工 作量，打开验收参数设置界面如下： 常用验收的参数信息都在这个界面可以设置，比如验时默认装帧形式为“平装” 等，下面一些复选框参数都有说明，其中是否验收时分配索书号与索书号分配方式两 者关联的，如果在“是否验收时分配索书号”前面打勾或者点击索书号分配方式都会 弹出索书号分配方式设置界面，分配方式包括种次号、拼音著者号、四角号三种方式 三者只能选其一，界面如下： 98 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如果采用四角笔划号为著者号则须要填写取号规则，取号规则填写说明如下： 取几位：即对著者名字取多少个字符，只针对汉字，字母不算在内。 各自位置：即对取将要取笔划的汉字在整个著者名字当中的位置。 取号方法：即对各自位置的每个汉字取哪些角，角代码在右边的红字有说明。 举个例子：上图当中复姓双名的，取4位，这4个字汉所在著者名字当的位置为 第1个，第2个，第3个，第4个汉字，对应取角笔划为第1个取左上角，第2个取 左上角，第3个取左上角，第4个汉字取右上角。 99 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 8.2 预订验收处理 预订文献的到馆验收处理，同传统手工方式不同的是，验收工作要负责馆藏的分 配，也即是文献在验收环节就要贴条码。条码的分配，是流通工作正常开展的最直接 因素，如果图书馆没有设立典藏部门，那么在验收或编目时还要确定文献的正确典藏 位置。 8.2.1 功能说明 进入“采访  图书验收管理  预订验收处理”。如下图： 预订验收处理模块整个窗体由三部分构成： 信息显示区 域 显示当前的工作验收批次，Z39.50服务器（验收时进行编目可以从 网上套录书目数据）。 验收方式 I 也称为“书目查重验收”，对到馆文献读入 ISBN 号，直接查重进 行验收，如果文献没有预订过，系统不允许在此验收。这是最常用 的验收方式。要求：  文献必需经过预订。  文献所在的订单没有被关闭。 100 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 验收方式 II 也称为“预订订单批次”验收，对于发出的每一个订单，提交为验 收状态后可以在列表中找到，选择一个订单，可以对订单中的所有 文献进行验收处理。要求明确验收的信息处于一个订单中，适合现 场采访后回馆文献的验收，验收与预订内容一致。 预订验收处理严格控制了文献的验收，对发出订单一段时间（半年等）没有到齐 的或屡催不到的，可以强行关闭订单，则剩余文献即使到馆也无法预订验收处理，可 以考虑退回给书商以约束书商行为。如果仍想继续验收，恢复订单状态进行预订验收 或作为散购图书直接验收。 8.2.2 预订验收处理 预订验收处理，系统默认文献是通过预订方式到馆的，验收时系统会查找所验收 的文献是否具有有效预订信息存在，存在则允许验收，预订验收流程如下： 101 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1. 到馆文献实物验收，输入查询条件（光笔读入 ISBN 直接查找），单击“提 交查询”。 2. 系统识别验收的文献是否具有有效的预订信息：  是： 系统查找出该文献，选中，单击“验收”。  否：返回信息，系统告知“该文献没有相应的预订记录 !!”。 3. 预订验收：验收处理，录入预订验收的复本，分配馆藏。 4. 重复以上动作直到到馆的文献全部验收处理完成。 5. 将该验收批次状态设置为编目，如果工作模式是验收直接流通，将该批次设 置为完成或历史状态。 以下我们举例来演示一下预订验收处理的流程。 一、进入“采访图书验收管理预订验收处理”模块，在第 1个检索框内 输入 ISBN 号，单击“提交查询”。 102 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 出现书目检索结果列表，如下图，当检索结果多于10条记录，系统分页显示，如 果没有命中，显示空的书目列表。 二、选中在“BIBLIOS书目库”列表内出现的检索命中结果，单击“验收”。 如下图，窗体的第一行显示的重要信息有： 书目记录号：系统识别用。 当前验收批号：显示当前正在处理的验收批次信息。 103 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 整个窗体由四部分组成： 1. MARC数据查看 显示当前书目的详细信息，需要工作人员对MARC格式 有所了解。单击“编目”可以修改当前书目数据。 2. 验收表单 对当前书目作验收处理，可增加、删除、修改验收信息。 可以查看当前验收文献的详细预订信息，验收时需要分 配条码生成馆藏记录。 3. 验收信息列表 显示了当前批次该文献所有验收信息。 4. 馆藏信息列表 显示了当前文献的所有馆藏信息。 三、填写好验收的复本数等信息。 四、单击“馆藏分配”按钮，分配条码，用光笔读入贴于书上的条码，完成该文 献的预订验收处理。这时当前文献的验收信息会显示在验收信息列表中。如下图： 104 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 注意，如果分馆的工作模式选择是“验收后直接流通”，系统要求在验收处理时 就分配索书号。 8.3 直接验收处理 零购、散购的文献，通常是直接买来，没有预订信息，验收时需要有别于预订处 理方式，进行直接验收处理，流程如下： 105 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1. 到馆文献实物验收，输入查询条件（光笔读入 ISBN 直接查找），单击“提 交查询”。 2. 查重，系统根据检索条件进行查重，并显示结果：  查重到：选中待验收文献，单击“增加验收”。  查重不到：单击“新书预订”，录入一条新的书目记录。或选择Z39.50 进行网上检索，下载网上书目数据到书目库。 3. 直接验收：单击“增加验收”，输入需要验收文献的复本数。 4. 重复以上动作直到需要验收的文献全部处理完成。 5. 将该验收批次状态设置为编目，如果工作模式是验收直接流通，将该批次设 置为完成或历史状态。 以下我们举例来演示一下直接验收处理的流程。 一、进入“采访图书验收管理直接验收处理”模块，在第 1个检索框内 106 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 输入 ISBN 号，单击“提交查询”。 出现书目检索结果列表，如下图，当检索结果多于10条记录，系统分页显示，如 果没有命中，显示空的书目列表。 整个窗体由三部分组成： 1. 查询 输入检索条件。 2. 书目列表 显示检索结果，同时显示总书目库和外部库数据。 3. 验收、馆藏信息 列表 显示当前文献的验收信息和馆藏信息，可以增加、编辑、 删除，对选中书目的验收处理。 二、选中在“BIBLIOS书目库”列表内出现的检索命中结果，在验收信息列表中 单击“增加验收”。 出现验收处理窗口，如下图： 107 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 三、输入验收的复本数，如果是多卷册的文献要区分是“单册著录方式”还是 “整套著录方式”，据此输入正确的卷册信息。 四、单击“馆藏分配”按钮，分配条码，完成该文献的预订验收处理。这时当前 文献的验收信息会显示在验收信息列表中，在分配条码时如果复本数不只一本、并且 分配书的条码是连续的，则可以先在第一个条码框内读入连续条码的第一个，然后输 入一横线“ -” 再输入复本数的数量后敲回车，则系统会自动以连续条码方式填充所 有的条码框，例如下图： 在上图第一个条码框内回车 108 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 图书到馆直接验收是一种普遍的验收方式，对一些缺乏编目人员的图书馆来说， 建议在验收同时进行图书编目（验收、编目同时完成），并将图书的加工全部完成 （包括贴条码、磁条、书标），这样会加快图书的加工流程。图书验收处理时，本地 无法查重到的新书可以通过Z39.50网上套录，并可以和本地书目合并。 8.3.1 小节提示 提示： 1、文献到馆后何时贴条码，有何区别？ 文献到馆后贴条码的方式是根据工作人员的习惯和系统的要求进行的，但每种方 式都会有些差别： 1、文献到馆后拆包，同种文献复本放置一起，系统验收前先顺序贴上条码，验 收时将条码读入系统完成验收。此种方式比较便捷，但对于书商送错的文献在验收前 也贴上了条码，如果发现该书没有订购或不需要则难以退回。 2、文献到馆后拆包，同种文献复本放置一起，验收时贴条码，同时读入系统。 这需要每个工作人员都贴条码，好处是书商送错的文献或不需要的文献能够及时发现， 可以退回。 3、一些系统采用先分配条码，验收时手写记于文献上，验收完成后根据文献上 写下的条码号，找到对应的条码统一贴上，这实际上影响工作的进展，缺点有：容易 造成错误，错贴时有发生；因为是验收完成后根据文献上写下的条码号贴条码，多了 一个环节，拿到书后要找对应的条码。 提示： 2、如何利用外部数据和网上数据？ 这里简单提及一下，详细说明请参考“编目”。如果有外部可以利用数据，在 “采访  书目数据管理  外部数据接收”模块进行接收，接收的数据进入外部书 目库，作图书查重处理时会同时显示总库书目数据和外部书目数据，找到可以利用的 109 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 外部书目数据，系统提供合并功能与总库书目合并，或作为新记录追加入总库。 编目时套录网上数据，对编目工作省力不少，对总库的简单书目，如果要在网上 套录详细书目，单击“网上数据”，系统便可到对应的Z39.50服务器进行检索，找到 需要的书目后，单击下载，然后同总库简单书目合并。 8.4 练习 1、利用7.2.5节预订的数据模拟预订验收处理。  进入“采访  图书验收管理  验收批次管理”模块新建一个验收批次， 并设置为工作验收批次。  进入“采访图书验收管理预订验收处理”，对 7.2.5节预订的数据进 行验收，验收时尝试一下对没有预订的文献进行，看看系统会怎么提示。  验收完成后，输出验收单，与所验收的献信息对比。 2、图书催缺练习。  新建一个预订单，预订一批文献。  新建一个验收批次，对上步预订的文献做验收，验收时注意要减少验收的复 本数，并漏验收几种。  进入“采访  报表  催缺单”，选择预订批次（可尝试仅选择书商和订 购日期限定），输出催缺单。 110 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 9章 报表 前面的章节详细讲述了采访的工作流程，相信工作人员对采访模块有了整体上的认 识，而本章讲述的报表功能，实际上就是对上述流程中所涉及到的各环节的工作批次 提供统计打印功能。此章容涉及的内容比较简单，下面让我们来看一下工作的流程： 111 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 9.1 订购单 订购单是提供对采访过程中所建立的各批次图书预定订单的查询，存储， 和打印的功能 进入“采访” -”报表” – >“订购单”其工作界面如图： 选择分馆：通过选择分馆来区分各馆的预定，如果选择所有分馆，那么查询 的说哦所有馆的预定订单信息。 选择批次：通过批次来区分不同批次的订单信息，同理选择所有批次那么结 果是所有批次的订单信息，如果批次太多，而用户记得批次编号，则可以选中后面 填写的复选框进行批次填写。 112 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 选择书商：选择特定书商的预定订单信息。 订购者：建立预定单的工作人员。 订购日期 : 设定查询一定时间段的订单信息 币制：预订采用经费的币种。 设置报表格式：设置报表所包含的各项内容和样式。 9.2 退订单 进入“采访” -”报表” – >“订购单”其工作界面如图： 工作人员可以通过类似的设置来选择所要退订的订单。其各项参数的设置与预订单相 同，再次不再累述。 113 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 9.3 验收单 提供对的采访过程中，对预定图书惊醒验收时建立的验收单的查询，统计和打印功 能。 进入“采访” -”报表” – >“验收单”其工作界面与预订单类似 9.4 催缺单 系统引入批次管理后，不仅给我们处理不同书商的不同阶段的书目信息带来强有力的 解决方案同时，系统还能为我们对各批次的预定到馆书目信息进行查缺处理，并生成 催缺单。 进入“报表”“催缺单”工作界面如图： 这里的参数预订单基本类似，其中 表示的是输出没有到齐 的预定信息，而 表示的是对某预定订单批次中的书目全部未 114 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 到的信息进行打印输出。当然，工作人员可以对查询到的缺到或未到的订购点击“退 订” 进行退订处理。 9.5 书商到书率统计 为了便于对书商到书情况的统计和跟踪，系统提供书商到书率统计功能，系统 根据某书商批次的总预定书目册书和实际到馆的册书自动进行到书率的统计。 进入 “采访”“报表”“书商到书率统计” 其工作界面如图： 工作人员可以根据实际情况来选择各分馆各书商各批次的各时间段的到书率的统计信 息。 9.6 个别财产帐 为了对各分管各工作人员对各批次的书目处理情况做有效的统计查询，系统设置了 个别财产帐模块 . 进入 “采访”— >” 报表” -“ 个别财产帐”其工作界面如图： 115 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 工作人员根据集体的实际工作需要进行相关条件的设置，来对实际需求的信息进行查 询统计。 116 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 10章 统计 前一章我们对报表做了简要的介绍，我们知道报表为我们对整个采访过程中所涉及 的各阶段的各种类型批次进行查询统计提供了有效的手段，而这一章要讲的统计则是 为我们对整个过程所处理的书目的所有类型以及财产和荐购信息进行有效的统计。  预定分类统计  总括财产帐  荐购统计表 117 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 10.1预定分类统计 提供对选定的图书馆在一定批次或一定时间范围内所预定处理的书目信息进行分类 统计。 进入 “采访” -“ 统计” ---”预定分类统计” 其工作界面如图所示： 其中批次号包含有： 1 ， 预定记录号 2 ， 书商代码 3 ， 订购号 4 ， 订购人员 5 ， 订购时间 工作人员可以根据实际需要来设定查询条件来执行统计，其统计结果界面如图： 118 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 （系统默认统计设置统计结果） 当然，工作人员还可以通过“配置统计项”来设置在结果集中所要显示的集体字段信 息，如图： 如图，工作人员可以根据实际情况来进行相应设置。如，在在横向字段列表中工作人 员可以选中某一字段然后点击右键选择删除来对要显示的横向字段进行删减。下面是 119 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 进行一定字段设置后的查询统计结果。 工作人员可以对照一下看有书目不同，这样更有利于加深理解。 10.2总括财产帐 提供对选定的图书馆在一定批次或一定时间范围内所预定处理的书目财产信息进行 分类统计。 进入 “采访” -“ 统计” ---”总括财产帐” 其工作界面如图所示： 120 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 其参数设置与预定分类统计相似，工作人员根据实际需要来选定查询统计条件，其 查询的结果如下图： 121 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 10.3荐购统计表 提供对选定的图书馆在一定批次或一定时间范围内书目荐购信息进行分类统计。 进入 “采访” -“ 统计” ---”荐购统计表” 其工作界面如图所示： 122 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 11章 采访参数设置 采访参数设置是整个采访工作的前提，是开展采访工作前的必要工作，即在我们 开始采访前我们就必须把采访参数设定（当然在“系统” -“ 系统参数设置” 也 可进行相关设置）。其主要内容包括：  设置采编参数  种次号库维护  资金预算管理  书商信息管理  批次状态管理  货币管理  主题词维护  采访票据管理 123 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 11.1设置采编参数 对本批次要采访书目的 MARC类型书目控制号以及当前 Z3950地址列表进行设置 其工作界面如图： 11.1.1设置 MARC类型： 这里所指的设置MARC类型仅指在图书预定验收过程中所限定使用的MARC模板类 型即如果设定了MARC类型为：中文图书 1-CNMARC ，那么在此次图书预定验收 过程中只能处理“中文图书”这中类型。既然这里说到了MARC类型参数设置，为了 讲解的连贯性，和加深读者的理解，接下来我介绍一下MARD类型设置有关知识如下： MARC类型参数，定义系统需要用到的各种MARC标准，在系统建立之初，默认 设置了 CNMARC 、 USMARC 标准供用户使用，如需要增加新的MARC标准，需要 124 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 首先定义MARC类型参数，然后设置该标准的MARC字段、MARC索引、MARC统一 字段、MARC模版才能使用。系统MARC标准定义完全参数化，允许无限种MARC标 准 的 共 同 存 在 。 即 是 说 系 统 可 以 容 纳 CNMARC 、 USMARC 、UNIMARC、JPMRAC等等标准的共同存在。 通过动态定义MARC类型，可以获得对其他国家MARC标准的支持。 进入“系统  MARC参数设置  MARC类型”，单击“新增”，增加对新 MARC标准支持。 MARC 名称：系统中存在的 MARC类型标识名称。 MARC 说明： MARC类型的说明。 文献类型：每种 MARC类型都允许多种文献类型的存在，系统默认定义了书、 期刊、非书资料、古籍四种，并可以根据用户需求增加。 字符集：进行该 MARC类型的书目编辑时所采用的字符集，默认是 UTF- 8（ Unicode ）。 11.1.2设置书目控制区号： 这里所讲的设置书目控制区号单指为此次采访预定验收过程中为各书目分配一定 的书目控制区号范围。 125 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如上图工作人员根据实际工作的情况选中相应书目控制区号，然后点击“设置书目控 制区号”在列表框的右下角会显示我们所选择的信息。下面对系统的书目控制号做一 下详细介绍： 书目控制号用于准确对应书目数据库一条记录的唯一标识，在应用系统中常作为 数据链接和合并的依据。本数据字段可由各数据制作单位自行定义。目前大多数馆使 用的记录控制号与中国国家图书馆采用的定长结构化记录控制号一致。 书目控制号对应 CNMARC 的 001字段， 001字段是必备字段，无子字段，无指 示符。 控制号由文献类型＋编目年＋流水号构成。 系统的控制号分区支持自定义的长度最大为20的书目控制号分区。 进入“系统  系统参数设置  书目控制号分区”，单击“新增”，增加一个 新的控制号分区参数。 126 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 分区代码：工作人员根据需要对书目控制号按区划分的分区代码。分区代码 唯一，并且为全区域共享。 当前控制号 : 当前所编目文献分配的控制号，分配后该值递加。 结束控制号 : 本分区内书目控制号的最大值，是对分区代码的最大值约束。 描述信息：用于描述该分区的属性。如：中文图书，西文图书等。 控制号的设置和使用： 控制号分区参数设置后，用户在做文献编目时需要选择相应的控制号分区，在各 分系统的参数设置设置采编参数中选择控制号分区。 11.1.3， Z3950 目标地址列表： 进行Z39.50网上服务器地址的管理，在系统中，可以通过Z39.50下载书目信息， 系统支持多地址、多数据库广播查询。Z39.50地址管理中要注意服务器的认证要求， 网上提供的免费Z39.50服务器不需要用户名和密码就可以下载详细书目信息，而一些 服务器需要付费才能下载详细书目。 Z39.50地址管理功能仅仅对Z39.50信息进行管理，如果工作人员使用Z39.50地址 进行书目查询，需要在各子系统的参数设置  设置采编参数中选取需要查询的 Z39.50目标地址。 进入“系统系统参数设置 Z39.50地址管理”，单击“新增”，增加一条 127 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 新的Z39.50服务器信息。 名称：名称是系统用来识别 Z39.50服务器，要求唯一。 国家：属性，仅做描述用。 服务器地址： Z39.50服务器的IP地址。 端口号： Z39.50服务器提供Z39.50服务的网络端口号。 验证类型：如果 Z39.50服务器没有任何限制，免费提供，不需要验证类型； 如果Z39.50服务器需要认证用户信息才能下载详细书目，则需要验证类型，默认为 “ 3”。 字符集：默认都为 GBK 。 用户、密码：需要认证用户信息的服务器要求提供用户名称和密码。 数据库：需要检索的数据库，系统可以一次检索多个数据库，多于一个数据 库时，数据库之间用“ ,” 分隔。 128 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 11.2种次号库维护 讲这部分内容之前我想强调一下，本系统是默认用分类号和中此号（流水号）来 构成图书的索书号，工作人员可以在验收的时候在“验收参数设置”中来选择是否自 动分配索书号，是否验收时分配索书号 ( 指是否验收的时候进行索书号的分配，设 置该项后，系统自动会把分类号取出来以 "分类号 /"的形式填充到索书号一项。 ) 对于图书馆采用种次号方式排架，系统能够自动为每类图书分配种次号，一个先 决条件：必须有种次号库信息存在。如果分配时系统发现是新类，自动在种次号库中 插入一条新记录，次序号从 1开始。 传统手工方式下，工作人员管理种次号卡片，每类图书到馆后，手工在种次号卡 片上划下当前号（按次序分配的下一个未使用号），管理相当不便。采用自动化管理 后，由系统承担此项任务，简化了管理。 种次号库逻辑上按照“分馆”、“MARC类型”、“文献类型”划分为不同的分 区，并且在增加了上述三项中的任意一项后，系统自动增加新的逻辑分区来存放新的 种次号信息。如果需要系统自动分配种次号，在索书号位置采用“分类”＋“ /” 系 统即自动分配该类的种次号。 图书编目时种次号的分配： 在图书验收处理或编目处理时，系统会自动在索书号编辑框内取得图书分类信息， 示例如下： 索书号编辑框的内容：TP-61/ 如果不做任何修改，直接保存，系统会自动分配“ TP-61”类的当前种次号，系 统以最后一个字符为“ /” 辨识是否需要自动分配种次号。 期刊编目时种次号的分配： 期刊和图书的索书号存放方式有别，图书的索书号存放于馆藏信息中，期刊的索 书号存放于MARC记录的 905$f 中，按 905$a馆代码字段区分不同分馆的索书号，待 期刊装订入库后，索书号才存放于馆藏信息中。 129 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如果需要对期刊分配种次号，编辑该刊的书目信息，填写 905字段内容，示例如 下： 905字段内容： 905| |$aLIB$fTP-61/ 必须准确填写 905$a字段的馆代码信息，这样系统才能准确寻找该书目对应分馆 该分配的种次号。同样，系统以最后一个字符为“ /” 辨识是否需要自动分配种次号。 进入“采访”— >“采访参数设置” -“ 种次库维护” 整个窗体分为两部分： 1. 种次号检索区 选择分馆、MARC类型、文献类型，输入需要查询的分类 号查询出需要的种次号记录。 2. 种次号编辑修改区 编辑、修改检索出来的种次号信息。 新增：增加新的种次号，直接输入分类号和种次号信息后，单击新增。 编辑：编辑所选择的种次号。 删除：删除所选择的种次号。 输出种次号：根据当前工作账号所在分馆输出该分馆的种次号表。 注意：种次号库中每个分类的次序号存储的值表示系统即将分配给该类新书的下 一个号。 工作人员可以新增，编辑，删除种次号。如图，如果型曾了，分类号为 ppp和种次号 2，那么当在此验收此类图书时就会已现在新增的次序号为基数自增。 130 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 11.3资金预算管理 资金预算提供图书馆进行采访经费的管理，与预算相配合，工作人员采访时能够 及时掌握所使用的经费情况，达到对预算进行控制管理的目的。 在预算管理中，系统提供的预算类型有三种，普通情况下都使用“正常拨款”类 型，但对于赠送的用于购书的经费或直接赠送的图书，也可由预算管理中明确经费对 象。 如果是政府统一拨款为全区域采购图书，除了在经费上加以区分外，必须明确这 批图书的资产所属（属于总馆或是分馆，抑或都不属于？），在系统中可以采用如下 方式来设置以区分这批图书：  总馆代购，资产属于全区域的方式： 1. 建立全局的订单，由总馆为全区域代购。 2. 建立全局验收批次，用系统全局账号对到馆图书进行验收，这样，该批 图书资产的原始标识为“全局”。分发到各馆后各馆通过馆际调拨入藏 到本馆。资产仅仅改变了所在馆信息，原始所有馆信息不发生变化。  总馆代购，资产分配给各分馆： 1. 建立全局的订单，由总馆为全区域代购。 2. 图书到馆后不作验收，直接分发给各分馆，由各分馆完成验收，这样， 该批图书资产的原始信息为各分馆。  总分馆共同联合采购，资产分配给各分馆。 1. 各分馆自己建立单独的订单，由总馆汇总后发出。 2. 图书直接分发到各馆，由各分馆完成验收，这样，该批图书的资产原始 信息为各分馆。 进入 “采访” --“采访参数设置””资金预算管理” 其工作界面如图： 131 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 工作人员可以现则现有的记录信息进行相应的编辑修改，还可以单击“新增”来添加 新的资金预算记录如图： 预算编号：编号唯一。 分馆代码：预算所属馆，默认与工作人员所属馆相同，不能修改，是一成员 馆参数。如果采用全局账号 admin进行设置，可以修改预算所属分馆。如果所属分馆 132 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 是“ 999”，该预算参数变为全局参数，可以被所有分馆共享使用。 类型：分为“正常拨款”、“赠送（钱）”、“赠送（书）”三种类型，以 区别不通的经费对象。 来源：经费来源的说明信息。 货币类型：经费的货币类型。 原币值：按照货币类型提供的经费总额。 换算值：换算成当前系统默认币种的经费总额。 地址、邮编、电话、 Email 是经费提供对象的描述信息，对于赠送对象有用。 备注信息：关于经费的详细说明，建议提供较为完整的信息。 进行以下工作之前需要预先设置预算信息： 1 、 图书的采访工作 2 、 期刊的采访工作 工作人员根据各馆的规定和实际情况来设定有馆信息，保证其有效性和预算编号的 唯一性。 11.4书商信息管理 进行书商文档的管理。书商是一个重要的信息，反映了图书和期刊等文献的订购 来源，使订单的输出，文献的催缺都能够正确发给系统中记录的来源对象。在进行文 献采访工作时，要注意设置好正确的书商参数，当书商信息发生变化后，旧有的书商 信息不要立即删除，可能工作人员已经对该书商进行了采访，信息删除将会导致后续 有关操作无法找到该对象。 无论对于图书的采购还是期刊的采购，系统提供的书商文档都是同一个书商库， 书商信息可以共用。实施全区域联合协调采购时，可以将书商设置为全局参数，由所 有分馆共享书商信息。 133 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 进入“采访” --“采访参数设置””资金预算管理” 其工作界面如图： 工作人员可以对现有的书商信息进行相应的编辑，还可以点击“新增”来添加新的书 商信息。如图 书商代码：代码必须唯一。 密码：要求密码不少于六位，系统保留使用。 分馆代码：书商所属馆，默认与工作人员所属馆相同，不能修改，是一成员 馆参数。如果采用全局账号 admin进行设置，可以修改书商所属分馆。如果所属分馆 是“ 999”，该书商参数变为全局参数，可以被所有分馆共享使用。 134 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 名字：书商的文字描述信息，建议长度在六个汉字内。 EMAIL 、电话、邮编、联系人、开户行、账户、分值、地址、备注信息等俱为 书商的描述信息，以备随时联系使用。其中分值是系统对书商评估而用的，默认为50 分，如果发生退订情况，书商的分值将会逐渐扣除，也可由工作人员修改。 进行以下工作之前需要预先设置书商信息： 3 、 图书的采访工作 4 、 期刊的采访工作 11.5批次状态管理 此模块主要是对采访过程中各阶段涉及的各种类型的批次进行有效的管理其工作界 面如图： 上图显示了两个部分，检索区和书目列表区。 1. 检索区 检索相应的批次。 2. 批次列表区 显示了当前所有批次及其状态信息，。 工作人员可以更加实际需要来改变相应批次信息的状态，从而来满足特定的需求。其 135 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 中各阶段各类型批次所处的各状态的集体作用在相关章节都有详细的介绍。 11.6主题词维护 本模块主要是用来对主题词进行添加，编辑，删除维护的。其工作界面如图： 上图显示了两个部分，检索区和分类号 ---- 主题词列表区。 1检索区 检索相应的批次。 2 分类号 ---- 主题 词列表区 显示了当前所选择分类号查询的分类号 ---- 主题词对应信 息 工作人员可以更加实际需要来进行相应的修改，从而来满足特定的需求。（在“系 统” - 系统参数设置 -”主题词维护”）也能进行相关设置。 11.7采访票据管理 票据是资金支付的重要凭证，采访票据管理为整个采访过程中所涉及的票据提供 了有效的管理维护手段。其工作界面如图： 136 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 工作人员可以更加实际工作需要来灵活设置，相关参数对其进行高效管理。 单击“新增”来为实际工作增加具体类别的票据，其工作界面如图： 137 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 11.8日志查询系统 系统为了保证操作员对数据的有效操作，跟踪相关操作记录，提供了日志功能， 能够有效记录各操作员在整个操作过程中的操作，便于查询和统计。模块包含采编日 志查询和采编日志统计两个部分。 11.8.1采编日志查询 进入“采访” -“日志查询系统”--“采编日志查询”其工作界面如图： 138 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 上图显示了两个部分，检索区和日志列表区。 1检索区 检索相应的批次。 2日志列表区 显示了当前所查询的操作日志对应信息 为了读者能更好的理解，我以中心馆 999的 admin操作员为例对这部分内容做下具体 解释。比如说，我现在要对 admin操作员在某一段时间内所新增预定批次的日志信息， 那么，我们可以在检索区的“分馆代码”中选择操作员所在馆（这里是 999），在 “ ip地址段”选择所分配给操作员工作的 ip，在“日志类型”中选择“ 10201|新增预 定批次”然后选择一定的时间范围，点击“查询”。 11.8.2采编日志统计 日志统计对某馆某操作人员在某一段时间的所有操作进行查询统计。 进入“采访” -“日志查询系统”--“采编日志统计”其工作界面如图： 139 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 选定条件后“执行统计”结构图如下： 工作人员可以通过“配置统计项”来对结果统计单的显示字段进行删增等编辑，其操 作和前面在“报表”中相关“配置统计项”类似，这里不再累述。 140 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第三部分 编目子系统 编目工作是图书馆业务自动化应用的基础，其着录分类和主题标引直接影响读者 的查询，影响到图书馆书目服务的整体水平。建立书目完整的MARC数据和馆藏目录， 是编目工作的重点。由于编目工作的专业性和学术性较强，对区域内图书馆群下一些 分馆来说，甚至无法独立编制一条完整的MARC数据。系统提供有效手段，通过 Z39.50套录网上完整的MARC数据，对无法套录到的数据，先简单编目，定期使用 “Z39.50自动检索”功能实现网上Z39.50自动查重处理，保证区域内书目数据的质 量。  编目处理  数据处理  图书交送  书目统计  编目参数设置  日志查询系统 141 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 12章 编目处理 为使初次接触系统的用户能够采用合适的工作流程顺利开展工作，本章在开展编 目工作之初先对编目的工作流程作一概述，让用户能够从自己的实际工作角度去领会， 达到快速掌握的目的。对采访，验收环节涉及到MARC操作的，可以阅读本章，了解 具体使用。 142 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 12.1 工作流程概述 虽然各馆在编目环节的工作方式不尽相同，但总的来说，都是为了建立完善的馆 藏目录，从自动化系统应用出发，编目的工作流程如下： 上图反映了编目的工作流程，在利用外部资源完善编目时，出现一个分支：  是：表明所编目文献，可以从外部书目库或通过Z39.50套录到，如果外部资 源的主题标引等更为详细完善，可以直接下载利用，与所编简单书目合并， 提高编目的质量和效率。 143 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册  否：表明所编目文献，如果现在无可利用外部资源，可以简单编目也可详细 编目。对于简单编目的数据，系统的“编目数据处理 Z3950自动检 索”功能能够于网上定期自动检索简编书目数据并完善之，方便了文献的编 目工作。 以上流程用语言描述为： 1. 接收采访部门送来的文献实物。 2. 编目查重，查重同时已经对外部书目库进行检索，有可以利用的书目数据， 与当前查重文献一起显示在屏幕上。 3. 分类主题标引和著录，可以从外部书目库或通过Z39.50从网上套录可利用数 据。 4. 打印书标。 5. 交送图书到典藏或流通，如果文献在编目时决定最终的典藏位置和去向，需 要为文献校对和分配正确的馆藏地点。 编目完成后图书的交送 本手册多次提到分馆的工作模式，编目送交图书到典藏或流通与此直接相关，分 馆的工作模式如果采用验收后不直接流通设置，在图书交送之前文献的馆藏状态是 “编目”，不能直接参与流通。编目后图书的交送处理有如下区别：  如果编目后文献交送给典藏部门或典藏人员处理，典藏人员需要在“典藏  馆藏处理  馆藏登记”中进行文献的入藏登记，才能上架流通。  如果没有典藏部门或典藏人员，编目是必需决定文献最终的典藏位置和去向。 一批文献编目完成后，需要在“编目  图书交送  交送处理”中将该批 文献送交流通。（此时书目从编目状态 变为在馆状态） 12.2 编目业务环节 编目的业务环节实际上就是流程所描述的各个步骤，对于用户而言，可以按照流 144 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 水作业的方式，如负责编目的专门编目、负责校对的专门校对，但要求编目人员都掌 握工作流程，即使分工不同；另外也可按照每人负责一部分文献编目，走完流程的所 有环节。用户可根据本馆实际情况处理。 由于编目工作需要一定的学术性和专业性，难度较大，因此对不了解机读目录格 式的人员需要培训，本手册《附录一：MARC说明》提供MARC简单说明，供入门参 考。 12.2.1 接收采访送来文献 在图书馆中，有的是采访与编目分开两个部门管理；有的是采访与编目一个部门 统一管理。无论那种情况，只要不是文献验收时就进行编目，而是由编目人员进行编 目的，文献验收完成后都必需交送编目。 本节所说的“接收” ，并非指数据接收，而是指实物接收，如果采访编目不同 部门，建议接收同时清点实物，并与验收种册信息统计单对照是否一致。 在一些早期的自动化系统中，采访不仅要交送实物到编目，还要求交送采访的书 目数据到编目，该过程实际就是手工操作的模拟，完全没有体现自动化系统处理的优 势，让本可以简单处理的工作复杂化。Interlib系统认为采、编工作是紧密相连的，系 统提供自由运用的平台使采访预订能够自动查重总书目库，编目能够直接于采访的简 单书目上深加工，或从多个途径获取可以利用的外部资源来完善书目。 回顾一下前面的章节，验收处理流程中已经提到验编整合的处理方式，文献验收 时直接著录标引，同样可以利用外部资源来提高编目质量和效率，要注意需要将分馆 的工作模式设置为“验收后直接流通”（系统  分馆参数设置  分馆管理），此 方式适合小馆作业。 145 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 12.2.2 编目查重 编目查重，就是查重一种文献在本馆是否已经有馆藏或一种文献是否在馆藏中存 在同类文献以决定分类和排架。 查重不到，就需要录入新的书目数据。通常情况下是对查重到的文献进行深加工。 在检索框内输入需要查询的条件，工作人员通常使用 ISBN 和书名。单击“查 询”进行书目的查重，系统在总书目库和外部书目库中检索，结果会全部显示在书目 列表内，超过10条，系统分页显示。 12.2.3著录标引和书目质量 书目的著录涉及到分类标引，编目人员需要查询分类法和主题词表进行标引，由 于人员因素，不同的人得到的结果有可能完全不一样，往往是经验丰富的编目人员准 确性高。但在全区域图书馆群集群管理下，人员的编目水平参差不齐，编目工作更加 复杂，一些馆甚至不知道MARC何为，最终著录的书目数据可能无法使用，书目质量 控制显得尤其重要。这对系统、对区域集群的管理、对人员都是一项挑战。 再者，对MARC格式掌握的深度也制约了书目著录的质量。MARC作为图书馆自 动化系统的核心和国家标准，必需为专业人员掌握。 建议采用以下方式来保证编目的质量： 1. 对各馆的工作人员进行MARC培训，强化工作人员的专业水平和认识，提高 区域内工作人员的业务素养，使小馆编目人员能够著录简单MARC数据。 2. 编目工作较弱的馆，如果需要自己著录文献，尽量从外部书目库和网上找到 可利用资源，不失为一个提高书目编目质量方案，如果找不到可以利用的资 源，简单编目保证主要字段的准确。 3. 工作人员著录的书目数据由其它人员进行校对，审校工作由经验丰富、业务 能力强的人员担当。审校是系统识别完整书目和简单书目的一道门，经过审 146 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 校的书目，系统认为是完整的，在系统的“Z39.50自动检索”模块自动检索 时不再处理，自动检索仅处理没有经过审校的书目。要求对系统的审校权限 严格控制分配。 12.2.4 打印书标 书目编目完成，成批打印书标。 系统建议取消传统目录卡片，在计算机发展的今天，自动化系统做到了太多，目 录卡片的保留实在是一种资源浪费。 12.2.5 交送图书 交送图书到典藏或流通，表示编目工作的顺利完结，如果文献在编目时决定最终 的典藏位置和去向，需要为文献校对和分配正确的馆藏地点。 我们前面反复提及验编整合和采编流水作业方式，是两种典型的流程。对于第二 种，这里需要注意几点： 1. 一批图书验收完成后，需要将该批图书的批次状态设置为“编目状态”。 2. 对该批图书编目完成后，需要在“编目  图书交送 交送处理”中将文献 交送典藏。 3. 如果有典藏人员，可以不做第二点，改由典藏人员决定文献的具体典藏位置 和去向。 交送图书后，可以进入新书通报管理模块，将编目交送完成的批次输出到已存在 的通报或新的通报中，系统自动发布于 WebOPAC 上。 147 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 12.3 编目有关操作 系统对涉及书目编目处理的所有模块，采用统一的界面和操作方式，工作人员的 利用本节所学，在涉及书目编目的所有模块都可通用。操作界面如下图： 窗体分为两个部分： 1. 检索区 在检索框中输入查询条件可以在总书目库和外部书目库中 进行查询，上方的导航条可在检索结果中分页浏览。 2. 检索结果列表 同检索值相匹配的检索结果列表，“BIBLIOS书目库”标 识是总书目库中查询的结果；“ MIDDLES 书目库”标识 是外部书目库中查询的结果，列表默认每页10条，超过10 条分页显示，可以直接跳转到指定页。 12.3.1 检索区的特点和使用 检索区共有三个输入框，第一个默认是“ ISBN” ，第二个默认是“题名”，第 三个默认是“著者”。如果仅一个输入框有值，表示仅以一个条件作查询 , 并且第一 个框内的检索条件为索书号时检索时就会精确匹配，其他的都是前端匹配的；如果多 个输入框有值，表示多个条件作组配检索，关系是“ and”；对第三个输入框，系统 隐藏了一个功能，即是模糊检索，模糊匹配第三个输入框中的值。 在检索区的下方，系统提供“本地书目库”和“Z39.50”选择，默认是“本地书 148 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 目库”，当检索时系统只在总书目库和外部书目库中进行。选择“Z39.50”，系统则 从网上Z29.50服务器进行书目检索。 提供的检索点有（在检索途径的下拉列表中选取）： ISBN/ISSN 题名 著者 主题 分类号 控制号 订购号 出版社 统一刊号 书目记录号 索书号 条码号 12.3.2书目操作 窗体的下方是检索结果列表，单击每条书目行首的按钮，选中需要编辑处理的书 目。 当单击在“BIBLIOS书目库”标识下的书目按钮时，可以进行下列操作： 题名查重 以选中书目数据的题名在书目库中再进行查重，辅助文献 的分类与排架。 网上数据 是另一个更为便捷的使用Z39.50检索的方式。工作人员往 往先在本地书目库中查重，当他需要在网上进行Z39.50检 149 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 索时，不得不再输入一次检索条件。这里简化了这种操作 单击“网上数据”系统会以选中书目数据的 ISBN 号直接 于网上Z39.50服务器进行检索。 处理原则：以书目的 ISBN 进行Z39.50检索；没有 ISBN 以书名进行Z39.50检索；如果都没有提示书目数据有错。 新建 建立一条新的书目数据，为使操作方便，建议在“系统 MARC参数设置  MARC模板”好完整的采访、编目录 入模板。 编目 对当前选中文献进行编目，编目详细操作请看下一章 《MARC编辑》。 删除 删除当前书目，如果书目具有订购、验收、馆藏信息，强 行删除系统返回一个错误提示，并不执行删除操作，维护 数据的完整性。如若确定删除，需要先删除订购、验收、 馆藏信息后，才能删除书目。 上表列出了对一种文献进行编目时可以进行的各种操作，值得一提的是，编目有 一重要环节“分配索书号”，这里补充说明一下。系统提供自动取种次号方式和著者 号方式，在索书号编辑框内（任意模块的索书号编辑框）输入：分类号＋“ /” ，系 统能够自动取出当前文献的种次号，与前面的输入共同组成完整的索书号。 例：TP18/  TP18/38 索书号编辑框内输入“ TP18/”，保存后系统自动生成“ TP18/38”，“ /” 后 的次序号由系统从种次号库中取得，需要每个分馆建立本馆的种次号库才能自动分配。 如果输入的分类是在种次号库中是新的，系统默认从 1开始取号，如果采用的是 分类号加著者号方式则后面不会自动加“ /” 了。 现有的图书馆自动化系统通常将索书号字段作为MARC的 905字段，著录在书目 中，因为针对是单馆的管理，此种处理比较方便。但在多馆集群管理的情形下，如果 继续采用这种方式，意味着一条MARC数据可能有多个 905字段，要进行书目的分级 权限控制，区分每个馆藏对应的索书号，不仅难以实现，而且容易照成错误。 150 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 Interlib系统采用索书号同书目分离，索书号作为馆藏信息的一个属性，存放在馆 藏表中，有效的解决上述问题。 12.3.3 利用外部资源 外部资源包括系统的外部书目库和网上能够通过Z39.50检索到的书目，都称为外 部资源。 当单击在“ MIDDLES书目库”标识下的书目按钮时，书目列表上方的功能按钮 变为“下载”，可以进行“下载”操作。如果需要利用外部书目库的书目数据，可以 “下载”同总书目库中的简单书目合并。 这里对外部书目库中的数据利用使用“下载”，那么对Z39.50检索到的书目数据 呢？操作方式相同！外部数据的利用都统一称为“下载”，操作方式和术语统一可以 少知道几个生硬词汇，少了解些烦琐操作，方便了用户。 以下演示如何利用外部书目库的数据，虽然简单，用户要仔细体会，这与从网上 通过Z39.50检索到的数据操作方式相似。 一、输入“ ISBN” 检索条件，单击查询。 二、单击在“ MIDDLES书目库”标识下的书目按钮，如下图，仅有“下载”按 钮供使用。 如果从Z39.50服务器进行查询，出现如下图，广播查询方式下显示从每个Z39.50 地址检索到的书目，可以选择需要下载的书目（可以查看该书目的MARC信息）。 151 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 三、单击“下载”，系统显示外部书目库的数据在屏幕左方，系统同时自动在总 书目库中查找与当前选中的外部书目数据相同的书目（在总书目库中按照 ISBN 查找， 没有 ISBN 按照书名查找），并显示在屏幕下方，如下图： 屏幕左方显示的是外部书目数据，包括外部书目库的和网上的，下方书目列表 中显示了查找到的总书目库数据（相同条件的会全部显示在书目列表中，需工作人 员核对后合并；如果没有找到，下方书目列表为空）。当在下方书目列表中单击行首 按钮后，该总书目库数据的详细信息显示在屏幕右方，供工作人员左右仔细对照。 四、在下方书目列表中选取需要合并的书目，单击上方“合并”按钮，将外部的 详细书目数据与总书目库简单书目数据进行合并。如果需要这条外部的书目数据而不 需合并，单击“增加到书目库”。 上面提到，通过Z39.50检索到的书目操作方式与外部数据操作方式相似，不再另 152 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 行说明，但对于网上资源的检索使用必需满足： 1. 系统服务器必需能够连接到 Internet （需要在服务器上设置网关）。如果访 问 Internet 的出口是通过防火墙，要开放Z39.50服务的端口。 2. 系统的Z39.50地址参数表中需要有能够正常访问的Z39.50服务器信息，包括 服务器地址、端口号、数据库，如果需要验证信息，要提供用户名称和密码。 3. 工作人员的采编工作参数中需要设置当前工作的Z39.50服务器地址，系统支 持Z39.50广播查询（支持多个地址同时查询），但从资源节省角度来说，工 作人员设置的地址列表不宜太多，以实用为主，设置最常用的几个Z39.50地 址信息。 第 1点与网络环境有关，不在本书讲述范围，第 2、 3两点才是业务系统的应用。 下面我们以搭建系统的Z39.50应用环境为主，让用户能够快速正常的利用网络资源配 合工作的开展。 一、进入“系统系统参数设置 Z39.50地址”，增加常用的Z39.50地址， 通常该地址列表中已经有国内常用的Z39.50地址信息，但一些服务器需要提供验证信 息才能下载详细书目。 二、工作人员登录后系统进入“采访  采访参数设置  设置采编参数”，选 择自己需要的Z39.50服务器。如下图： 153 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 在“Z39.50目标地址列表” 中选择需要的目标地址，书标单击 ，地址进 入右方的“当前Z39.59地址”中，选择完成。系统以第一个选择的Z39.50服务器作为 默认服务器，颜色区别其它地址信息，如上图的“省立中山图书馆”就是默认的 Z39.50服务器，当选择多个地址使用后，系统的“Z39.50自动检索”模块首先识别默 认的地址检索，然后再使用其它地址检索。 以上参数配置完成后，工作人员就能够正常通过Z39.50检索网上数据。 12.3.4 附件处理 谈及附件处理，首先需要明确附件管理上的几个问题： 1. 附件是否需要编目？ 如果附件不做编目，系统仅能够显示给读者 215$e字段内容，而对于附件所 包含的详细信息，读者无从得知。很多附件内容与图书并不相同，提供很多有价 值信息，如果读者无法获取附件，对读者和图书馆都是一种损失。附件编目处理 后，读者从系统的 WebOPAC 上查看书目信息时也能够看到该文献的附件信息， 查看附件信息时也看到书目信息。 2. 附件是否算作馆藏？ 一些工作人员认为，附件不能算作馆藏，算作馆藏后造成实际馆藏数量的不 准确。而另外一些意见认为，附件往往作为出版商的赠品，是应该算入馆藏。我 们这里不讨论这个问题，系统认为，如果附件需要单独管理（大部分为光盘等） 流通，就需要作为馆藏并分配相应的条码。否则可以仅著录附件的信息。 3. 附件是否随书借还？ 这个问题应该是流通处理中才会遇到的问题，这里一并提及，在分馆参数设置中， 有一项是“是否附件随书借还”，当选择后，文献流通时系统会提示该文献的附件是 否随书外借，如果借出附件，还回文献时系统要求同时还回附件。 系统对于附件的管理是一套完整的管理方案，明确以上问题，可以在实际情况中 154 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 结合系统作相应处理。 下面我们演示一下附件编目和增加馆藏的操作： 1. 首先进行文献的著录，完整后再对该文献做“编目”处理。 2. 进入文献的MARC编辑处理后，单击“增加附件”按钮，如果文献信息著录 有 215$e字段，系统允许增加该文献的附件。 3. 著录必备的附件信息，单击“保存附件MARC数据”。 4. 附件保存后系统显示该文献的所有附件列表，此时，可以为附件增加馆藏信 息，单击“增加馆藏”。 12.3.5 小节提示 提示： 1、检索时如何使用条码阅读器读入 ISBN 号？ 在检索框内， ISBN 有无“ -” 系统均可正确识别，用条码阅读器（俗称光笔） 读入 ISBN 代码，如果不加设置，条码阅读器读入的是整个商品码，在条码阅读器附 带的手册中，找到 ISBN 设置一项，按照手册说明设置后，条码阅读器读入图书的商 品码后能够解析出正确的 ISBN 号。 12.4 MARC编辑 进行文献的编目，需要工作人员掌握MARC常用字段，并对MARC编辑器的使用 有一定了解，本章讲述了在系统中如何进行MARC编辑，著录一条完善的书目数据。 下图显示了MARC编辑操作屏，屏幕左方是需要编辑的MARC数据，右方是 MARC格式的完整帮助信息，单击某一个字段时，右方俱会显示对应字段的帮助信息。 155 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 新增MARC数据的操作屏如下，系统显示的是取自编辑模板的信息，工作人员可 以录入需要的字段到对应的输入框，保存后没有录入的字段会消失并字段重新排序， 在Interlib系统当中取消了 $符号采用倒三角符号来替代 $符号，输入方式为“ctrl+回 车” 156 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第八部分的第23章－MARC参数，会讲到如何设置一个模板。 12.4.1 快捷键说明 快捷键（以下各快捷键均可在按钮中看到，以实际为准）： 增加附件 ALT+F 编辑附件 ALT+B 增加字段 ALT+A 插入字段 ALT+I 删除字段 ALT+D 增加到书目库 ALT+N 157 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 更新MARC数据 ALT+W 审校 ALT+S 合并 ALT+M 定长字段鼠标双击 ALT+Q 单元格移动： 向上移动一编辑格 ↑ 向下移动一编辑格 ↓ 向左移动一编辑格 Ctrl + ← 向右移动一编辑格 Ctrl + → 在编辑框内移动字符位： 向左移动一个字符 ← 向右移动一个字符 → 12.4.2 自动生成字段 系统MARC编辑器能够根据MARC著录规则自动生成一些字段，自动生成字 段方式如下：  在前台MARC编辑屏生成，回车键进行MARC字段、子字段自动生成， 158 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 生成规则见下表《字段、子字段自动生成规则》。 字段、子字段自动生成规则（在编辑框按 enter 键触发）： 1 、 自动生成 005字段，（任意编辑框按回车键）自动更新为当前时间。 【005】 记录版次标识，本字段包括记录的最后处理日期和时间。固定长。 形状为： YYYYMMDDHHMMSS.T 2 、 自动替换 100字段的 yyyymmdd为当前日期（任意编辑框按回车键）。 【100字段】 一般处理数据 --必备，本字段包含适用于任何载体作品记录 的基本代码数据。 设置编辑模板为：$ayyyymmddd2003 emky0chiy0121 ea 替换结果： $a20031112d2003 emky0chiy0121 ea 3 、 可根据 210的$d字段替换掉 100$a字段的9-12位字符出版日期1(若$d日 期格式YYYY有误系统有提示 ) 。 210 $a北京 $c 中国财政经济出版社$d2002 替换结果： $a20031112d2002 emky0chiy0121 ea 4 、 可根据 010的$a字段自动生成 210$a， 210$c字段（该字段编辑框按回 车键），根据出版社代码库，如果有新的出版社，需要增加到出版社代码库 中才能自动生成。 010 $a7-313-03334-5$dCNY24.00 210 $a上海 $c 上海交通大学出版社 $d 5 、 可根据 200字段的$f、$g子字段自动生成 70?$a 、$4字段（该字段编辑 159 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 框按回车键）。 200 $a数字信号处理器开发实践$f徐盛，胡剑凌编 7010 $a 徐盛 $4 编 7010 $a 胡剑凌 $4 编 6 、 可根据 200的$d生成 510$a（在 200字段编辑框内按enter键触发）；可 根据 200的$e生成 517$a （在 200字段编辑框内按enter键触发）；可根据 200的$i生成 517$a（在 200字段编辑框内按enter键触发）。 规则说明： 并列题名 , 200的 $d 自动生成 510$a ： 2001 $a 巧用车床 $d 车床操作手册 5101 $a 车床操作手册 其它题名 , 200的 $e 、$i自动生成 517$a ： 如果不存在517字段则自动增加517字段。517指示符1＝1 ； 如果存在 517$a, 但内容与 200$e 、$i不符，增加新的 517$a 字段， 517指示符1＝1 ； 2001 $a 简明农业机械设计标准应用手册 $e 农业机械设计标准应用手册 $i黎头 5171 $a 农业机械设计标准应用手册 5171 $a 黎头 7 、 根据 225的$a字段生成 461 0$12001 $a（在 225字段编辑框内按enter键 触发） ，如果 225指示符 1＝ 1，不自动生成；根据 225的$i字段生成 160 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 462 0$12001 $a （在 225字段编辑框内按enter键触发），如果 225指示符 1 ＝ 1，不自动生成。 规则说明： 根据225字段指示符进行生成，如果225指示符1＝1，不生成从编连接字 段；如果225指示符1＝0、2，采用多层次著录方式，自动按原型生成总 集461、分集462，按照有关标准规定，不再使用410字段。 2252 $a 机械工人岗位培训辅导丛书$i车床分册 461 0$12001 $a 机械工人岗位培训辅导丛书 462 0$12001 $a 车床分册 8 、 自动生成 801字段。 【801】记录来源字段，本字段包括该记录的来源信息。 规则说明： 如果没有801字段，将当前馆作为原始编目机构生成801字段，801指示符 2＝0。 如果所编辑当前记录有801字段但原始编目机构不是本馆，自动生成第二个 801字段 , 801指示符2＝2。 如果所编辑当前记录有801字段且原始编目机构是本馆，更新 $c 字段为最 后处理日期。 不是原始编目机构的数据： 801 0$aCN$bNCL$c20031112 801 2$aCN$b0001$c20031112 161 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 是原始编目机构的数据： 801 0$aCN$b0001$c20031112 9 、 书目控制号的生成（保存时触发）。 如果没有 001字段，系统增加并提示： “ 001字段分编必备，系统已经自动增加，请检查，是否保存！“ 如果有 001字段系统将不做处理。 12.4.3 自动追加拼音 题名 200字段和著者 7?? 字段没有 $A 或$9拼音字段，在该字段上直接回车 , 或 者保存时系统会自动生成$9拼音字段。如果系统发现源字段中具有多音字，会将多音 字和相关拼音显示出来，供工作人员选择。如下图： 源字段： 162 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 200 $a信息化与会计模式革命 701 $a韦沛文 $4 著 生成结果： 200 $a信息化与会计模式革命$f韦沛文著$9xin xi hua yu hui ji mo shi ge ming 701 $a韦沛文 $4 著 $9wei pei wen 12.5 书目维护 对系统总书目库数据进行维护管理的模块，它仅仅是对书目数据进行维护，不能 检查和校对馆藏信息，建议由进行书目质量控制的人员使用。如需做到检查和校对馆 藏信息，在“直接编目”模块中处理。 书目维护模块的特点：  能够对已经审校的书目撤销审校，经过审校的书目不再允许工作人员编辑修 改，需要撤销审校后才能。  书目列表中显示书目是否经过审校的信息，方便编目操作。 进入“编目  编目处理  书目维护”，操作方式在《编目有关操作》一节已 经讲述，不再重复。 163 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 进入之初，系统默认显示50条书目数据，如果须查看50页后的记录请先在跳转按 钮“ GO”前的文本框输入页码再点击 GO按钮进行跳转，按照编目时间倒排，刚编 目的文献可以直接从列表中选择，不用再行检索。 审校是系统识别书目是否完整的标识，编目人员上岗培训和系统严格的权限控制 相结合，可以牢把书目质量关。 12.6 浏览编目 从编目工作流程概述可知，采访在提交文献实物给编目后，需要将这批文献的验 收批次设置为“编目状态”。以系统的角度思考，这相当于在系统中将数据提交给了 编目。 浏览编目即是在验收完成对提交的这批数据进行编目处理。浏览方式分为“列表 格式”和“MARC格式”，列表格式以书目列表的方式显示这批书目数据，MARC格 式以逐条方式显示这批书目数据。 当编目部门多批次交叉作业（中心馆承担区域群的采编中心角色后，文献加工量 增大，几批文献同时编目可以提高工作效率），为了对每批文献有条理的管理起来并 提高效率，浏览编目模块让多个批次可以并行操作以展开编目工作。人员调度上，可 164 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 以分组，每组负责一个批次。 进入“编目  编目处理  浏览编目”， 如下图： 一、列表中出现的是验收完成交送给编目的批次，选择需要处理的批次，单击“列表 格式”，出现如下图： 上图显示了两个部分，检索区和书目列表区。注意不同点，检索默认在本批次书 目中进行！不属于本批次的文献不能检索到。 3. 检索区 与通用的方式有所区别，默认只在本批次书目中查询， 不再检索外部书目库。如果需要在总书目库和外部书目 库中查重，选择“本地书目库”。 4. 书目列表区 显示了当前批次的所有书目信息，。 二、在检索框中输入待编目文献的检索条件，单击“查询”。如果文献属于当前批次， 会显示在书目列表中，否则，系统提示无法找到。 12.7 直接编目 编目人员最常用到的模块，接收采访部门交来的文献后，查重编目，同时可以方 165 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 便的利用外部资源。直接编目模块的特点是：  对当前总书目库中没有经过审校的所有文献都能编目。  编目时可以查看文献的验收信息和馆藏信息。  编目可以检查校对验收的馆藏分配信息，可以编辑修改馆藏分配。没有典藏 处理的，需要在编目时决定文献的最终典藏位置。 进入“编目  编目处理  直接编目”， 如下图： 窗体分为三个部分： 1. 检索区 在检索框中输入查询条件可以在总书目库和外部书目库中 进行查询，上方的导航条可在检索结果中分页浏览。 2. 书目列表区 同检索值相匹配的检索结果列表，“BIBLIOS书目库”标 识是总书目库中查询的结果；“ MIDDLES 书目库”标识 是外部书目库中查询的结果，列表默认每页10条，超过10 条分页显示，可以直接跳转到指定页。 3. 验收信息区 显示需要编目文献的验收信息和馆藏信息，单击馆藏信息 查看文献的详细馆藏情况，单击馆藏分配可以编辑修改文 献的馆藏分配信息。 一、在检索框内输入检索条件，查询出需要编目的文献。 166 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 二、在书目列表中选择检索到的文献，屏幕下方出现该文献的验收信息和馆藏信 息。 三、选择需要修改的验收信息，重新分配馆藏，单击馆藏分配。如下图： 上图馆藏分配对话框中，编目人员可以修改馆藏信息以确定文献的最终典藏位置， 在“索书号、单价”等处能够编辑修改。 12.8 回溯建库 编目工作的重点是书目的著录标引，在计算机管理下，编目的角色得到充分发挥， 承担了本馆馆藏目录的建设并处于馆藏目录建设的核心。在图书馆自动化系统发展早 期，当时难以获得外部可利用资源，馆藏目录的是通过工作人员日积月累长期建设得 来的。直到今天，很多图书馆的馆藏目录经过计算机处理的仅占总馆藏的一半，一些 小型图书馆甚至没有本馆的自动化管理系统，这些都是制约图书馆管理水平和服务的 因素。在实现自动化管理后，所面临第一件事就是需要对没有经计算机处理的馆藏目 录实行回溯建库，以保证后续业务工作的开展。 馆藏目录的回溯建库，永远是图书馆自动化领域内的一个热门话题。从自动化系 统设计而言，人性化的设计都能够切合工作人员的实际操作，达到便捷的需要。但回 溯建库，重要的是实现方案而不是怎么操作，这是因为回溯建库牵涉到几个部门的协 调和整个工作流程的制定。一些图书馆在此上做了尝试并取得了成功，其经验和方案 值得我们研究借鉴，下面总结了两种典型方案，我们分析一下其优缺点： 167 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册  方案一、通过馆藏目录卡片的回溯建库方案： 一些馆，馆藏量巨大，部分文献打包存放，在架图书不能反映真实馆藏，但需 要回溯的文献有馆藏目录卡片，所以可以通过馆藏目录卡片回溯建库。 1. 组织人力，计算需要回溯的量，分库通过目录卡片进行书目回溯（书目 回溯是仅著录书目信息，不含馆藏）。 2. 书目回溯到一定阶段（完成一个书库的回溯）或全部完成后，文献贴条 码进行再处理，回溯馆藏（完善的自动化系统都提供馆藏回溯处理功 能）。 缺点： 目录卡片不能反映文献缺失、剔除等情况； 目录卡片和文献实物内容存在不一致； 目录卡片反映的文献信息不全，著录的结果很可能不是一条完整书目。 优点： 回溯建库期间，不用闭馆；  方案二、通过文献实物的回溯建库方案： 在架图书基本能够反映真实馆藏，可以将文献下架，通过实物回溯建库。 1. 需要回溯的书库催还，文献不再外借，按类下架。 2. 下架后的文献交给回溯人员，书目和馆藏回溯时一次处理完成。 3. 回溯完成后的文献上架。 缺点： 回溯时需要对处理的书库封闭，不能再外借。 优点： 书目著录和馆藏回溯一次完成，不用分步处理。 168 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 在区域图书馆集群管理下，如何保证馆藏目录回溯建库的质量和有效性？以上我 们看到两种具有代表的典型方案，从效果上来说，方案二解决问题最为彻底，但处理 时受实际情况制约文献不能外借。如果条件允许，我们建议对区域内需要回溯建库的 馆，首选方案二。 现今，国内已经有多个网上的书目中心能够提供书目下载套录服务，所以书目的 著录可以尽量利用外部资源，以提高处理效率和质量。对回溯建库来说，充分利用外 部资源可以极大的缩短回溯建库时间。 进入“编目  编目处理  回溯建库”， 如下图： 整个窗体的布局与“直接编目”模块相似，区别的仅是屏幕下方显示的信息，这 里显示了文献的馆藏信息，可以做馆藏的增加、编辑、删除操作。 回溯建库处理步骤： 1. 通过卡片或文献实物首先进行查重，查重到，直接增加馆藏，查重不到，建 立新书目。如果有可以利用的外部资源尽量利用。 2. 书目数据著录完成后，将条码贴于文献上，在馆藏信息区中单击“增加”， 将馆藏信息增加入系统中。 169 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如上图，输入文献条码号和索书号，选择正确的馆藏地点，单击“保存”。 3. 处理完成一种文献后，继续下一种的处理。 12.9 书标打印 书标是编目工作中重要一环，书标打印后贴于书脊，文献加工才算完成。在手工 方式下，文献还需要著录卡片，在自动化处理中，卡片式的馆藏目录已经被计算机馆 藏目录取代，卡片逐渐成为一个历史。 书标打印，通常处理方式是在一批文献编目完成后，整批打印，即书的编目处理 将著录标引与贴书标的过程分开，符合流水作业方式，但书标打印完成后，需要找到 对应的文献并贴上，这又增加了一定的工作量。系统从人性化的使用入手，除提供成 批打印书标方式外，在涉及编目的每个模块都有打印书标功能，能够直接在编目时输 出书标贴于文献，这种处理方式减少了找书环节，要求每个（或每组）工作人员都有 一台标签打印机，能够方便打印书标，但这种方式增加了硬件投资。 各馆可选择合适的方式来打印书标，进入“编目  编目处理  打印书标”， 按批次或其它条件调出书标打印。 170 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 书标打印格式设计请参考系统提示信息。 171 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 13章 数据处理 本章是讲述如何对总书目库中书目数据进行清理和管理，包含的部分有书目数据 清理，网上Z39.50书目自动检索。 172 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 13.1 MARC批处理 在编目过程中由于编目人员对MARC理解程度的不一或由于工作人员的粗心等因素 造成所编目的书目数据的质量参差不齐，系统为了对数目库中的书目数据质量进行有 效的管理，提供了MARC批处理功能模块，工作人员能够通过此功能对所选书目数据 进行MARC批处理。 进入— >“编目”— >“数据处理”— >“MARC批处理”其工作界面如下图所示： 工作人员根据实际的工作需要，设定查询条件对需要处理的书目数据进行查询。点击 “查询”进入批处理界面： 173 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 窗体分为两个部分： 1.MARC操作区 在此栏，我们可以实现对所选择的书目MARC信息批处 理。包括1.批增加字段 2.批修改字段 3.批删除字段 4.对字段进行批置换。 2.书目列表区 此区分为左右两部分。左边为我们所查询的书目信息的 MARC表示，用户可以相关按钮进行书目预览，右边对 应左边修改后的书目MARC预览列表。 下面我以“批增加字段”做下演示以便大家更好的理解。 一，进入上图的工作界面后工作人员在 MARC操作区点选“增加字段”如 图： 二，工作人员根据所要添加的字段在对应的字段下填写相关信息（如果，原 MARC数据中含有要要添加的字段，用户可以点选后面的新增字段复选框，来进行追 加。） 174 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 三，填好要添加的字段信息后，点选MARC编辑区右下角的“预览”可以预览修 改的书目。 四，工作人员确定要增加的字段无误后，点选MARC编辑区右下角的“执行”执 行增加字段处理。此时起初查询到的所有书目都数据都加上了新增字段。 13.2 馆藏书目接收 这里要讲的馆藏书目接收跟前面在采访模块讲的外部书目接收有所不同，外部数据 接收主要是，把书目数据导入到外部书库（ MIDDLES书库）供编目查询套录所用， 而馆藏书目是把一些带馆藏信息的书目导入到总书目库 (BIBLIOS 书目库 ) ，比如说， 当图书馆叫某书目加工部门对其到馆或某些在馆图书进行数据加工处理后，我们就可 以通过“馆藏书目接收”来把这些加工好的书目书籍到入到书目库中。 这里应用的最多的是，在不同的平台间进行有关数据的接收。比如说把从 ILAS 中 的数据接入到 INTERLIB中来。 进入“编目”—— >“数据处理”—— >“馆藏书目接收”其工作界面如下图： 工作人员点击“浏览”添加要导入的数目数据，点击“接收数据”进入： 175 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 窗体分为两个部分： 1操作区 在操作区，工作人员可以根据实际的工作需要，来设置不 同的操作设置，进行相关的操作。 2书目列表区 此区分为左右两部分。左边为我们所导入的书目信息的 MARC表示，用户可以相关按钮进行书目预览，右边是对 应左边修改后的书目MARC预览列表。 要对导入的书目进行进一步的馆藏处理，工作人员可以点选“是否进行馆藏处理”复 选框。如图： 工作人员，对照导入的书目信息接入馆藏信息。 176 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 13.3 Z39.50自动检索 自动检索功能是系统的特色之一，文献的著录标引需要一定的学术性和专业性， 限制了书目著录的质量和效率，在区域集群管理下，人员层次不一更会凸现这个问题， 系统Z39.50自动检索功能是提高书目质量和著录效率的重要手段。它允许文献先进行 简单编目处理，自动检索功能从网上找到可以利用的资源后放入检索结果库，编目人 员再对检索结果进行处理（下载合并）。 自动检索根据书目数据的审校标识来判断数据的完整性，如果书目数据经过审校 处理，系统认为是完整的书目数据，自动检索时不做处理，仅处理未经审校的书目数 据。 自动检索并不对总书目库的数据做修改，仅是网上查询，如果发现简单书目在网 上能够套录到，就放入系统的Z39.50查询结果库中（并不下载书目），待工作人员进 一步处理，确定是否需要。下图显示了系统的自动检索流程： 以上流程用语言描述为： 177 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1. 按限定范围或全表进行网上Z39.50自动检索（仅对未审校书目），检索到的 结果放入检索结果库。 2. 编目人员处理检索结果，确定书目需要再从网上下载，与原书目合并、审校。 审校后书目数据成为完整书目，从检索结果库中消失。 进入“编目数据处理 Z39.50自动检索”，输入需要自动检索处理的书目 记录号范围，单击“范围检索”。如下图： 上图第一行显示当前可用的Z39.50服务器地址，可以对多个地址作广播查询，自 动检索处理中，如果一条数据在多个Z39.50服务器都能够查询到，检索结果库仅存放 查询到的第一条书目信息。为防止检索结果库中放入不正确的查询结果，系统仅提供 两个检索途径： ISBN 和题名。 在该模块中，提供了范围检索和全表检索两种方式：  范围检索：限定检索起止书目记录号范围内没有审校的书目数据。  全表检索：检索整个总书目库没有审校的书目数据。 如果采用全表检索方式，建议在非工作时间进行，这会耗用较大系统资源和大量 时间。通常情况下，是采用范围检索方式分段处理。 同时，系统还提供了对总数目库书目审校情况的统计查询功能 , 工作人员点击 “审校情况”进行统计查询。 178 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 13.4 Z30.50检索结果处理 上一节我们讲述了系统如何进行Z39.50自动检索，本节我们讲述检索的结果如何 处理。 进入“编目  数据处理  Z39.50自动检索”，如下图： 窗体分为两个部分： 1浏览检索区 在检索框中输入查询条件可以在检索结果库中进行查询， 上方的导航条可对书目列表中分页浏览。 2书目列表区 通过Z39.50自动检索到的书目数据列表，列表中显示了简 单书目信息和书目所在目标地址，默认每页10条，超过10 条分页显示，可以直接跳转到指定页。 通过自动检索到的书目数据形成检索结果库，并显示在上图的书目列表中，同时 每条数据记载了检索的目标地址。编目人员对检索结果的处理实际就是按照上次的查 询结果再从网上检索一次，并与简单书目合并。以下是操作步骤： 一、选中需要处理的书目数据（整个结果库中的数据皆为简单书目，默认都需要 179 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 处理，可以逐条进行），单击“网上数据”。 二、系统自动将选中的书目按照数据中记载的目标地址网上再进行检索，单击 “下载”按钮下载需要的书目。 三、网上书目下载后，单击“合并”与简单书目合并处理。 为什么系统的自动检索功能不在检索到书目数据的同时与简单书目合并呢？这因 为检索的结果并不是每条都准确无误，数据著录错误、相类似的数据等原因会影响检 索的准确性，如果不加处理都作合并，又造成其它的错误。所以，最终的结果必需经 过编目人员处理后，才算合格。 13.5 中间库书目批删除 使用过程中，系统中会存留一些垃圾书目数据，例如，以前接收的外部书目，在 总数目库中有较完整的书目数据但在中间书库的一些过时的书目数据等。中间书目库 里面的数据它的存在已经没有实际意义，清理就是对此部分数据进行。如果不做处理， 数据会长期留存在中间书目库中，这对系统的效率基本没有什么影响。不过系统建议 定期清理书目数据。 如果需要清理这部分数据，进入“编目  数据处理  中间库书目批删除”，如下 图： 根据实际需要来选择所需删除的书目数据，点击“查询”进入： 180 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如果确定要删除，点击“批删除”对查询到的所有数据进行删除操作。 13.6 采集器数据输出 为了对馆藏书目进行有效统计和提供电子版数据，系统增加了“采集器数据输出” 功能模块。 进入“编目”—— >“数据处理”—— >“采集器数据输出”其工作界面如图： 181 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 工作人员根据工作的实际需要来选择自己需要导出的馆藏书目信息，其可分别保存为 Eecel 和 txt 两种格式。 182 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 14章 图书交送 图书交送作为编目流水作业最后一个环节，将编目处理完成的图书交送到典藏或 流通，在 9.1 节工作流程概述中，提到图书交送的两种方式，本章主要讲述在没有典 藏处理情形下，如何将图书交送到流通上架。除此外，本章还讲述了如何形成新书通 报。 183 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 14.1 交送处理 将编目完成的数据按批次交送到馆藏，交送后文献可直接上架流通。 新文献编目完成后，馆藏处于“编目”状态，文献不能直接流通，需要经过典藏 处理或交送处理后（馆藏状态变为“在馆”），才能参与流通。在流水作业方式下， 如果没有典藏部门或典藏人员处理编目完成的图书，则图书必需做交送处理。 进入“编目  图书交送  交送处理”，如下图，列表中显示了编目的批次信 息，如果某批次编目完成后，选中该批次，单击“图书交送”将该批数据交送到馆藏。 图书交送：将选中批次的数据交送到馆藏。 输出交送单：图书交送清单，显示文献的条码、馆藏位置等信息。等同于交 送报告。 输出 Excel 表：将图书交送清单输出为 Excel 格式文件。 强制批次状态：设置批次的状态，状态直接影响批次的处理。  编目状态：一批文献编目处理时该批次处于编目状态，这批文献编 目完成后，在此交送处理。交送后完成编目环节，可以在输出新书通 报后关闭该批次。  完成状态：批次关闭，从当前列表撤下。  历史状态：设置为历史状态，该批次完全关闭，如不需要保留批次 的历史信息，可以在批次状态管理中将其删除。 184 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 14.2 交送统计 按文献交送后的馆藏地点统计出一批数据的交送情况。 进入“编目  图书交送  交送统计”，如下图，统计条件可以批次、馆藏地 点和交送时间进行限定输出。 选择需要统计的批次，单击“统计”得到统计结果。 14.3 交送报告 文献交送后的该批数据的交送报告，可以按馆藏地点输出。 进入“编目  图书交送  交送报告”，如下图，可以按批次、馆藏地点和交 送时间进行限定输出交送报告。 185 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 14.4 新书通报 新书通报是与系统的 WebOPAC 模块结合使用的一个功能，新书通报模块输出的 新书信息能够在网上展现给读者。编目完成的文献，需要交送后再输出新书通报，这 是让逻辑处理与实际一致，读者看到新书通报信息后就能够借阅新书。 新书通报逻辑上分为两层： 1. 通报信息，包括通报名称、创建时间、分馆等。 2. 书目信息，需要通报的新书信息，可以有选择输出需要通报的新书。 进入“编目  图书交送  新书通报”，如下图，通报记录列表中是已经建立 的通报记录信息。选中需要修改的通报记录，单击“编辑”可以对编辑或删除该通报 记录，删除时同时删除该通报的所有新书目录。 以下我们演示如何生成一个新的通报，并向其增加新书信息： 一、单击“新增”，建立通报记录。新增操作如下图： 186 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 通报名称：通报记录的名称，网上显示新书通报以通报名称为主。 分馆代码：建立新书通报的分馆。 创建人员：创建新书通报的人员。 备注：通报的描述信息，建议完整描述需要通报的该批新书信息，与通报名 称一起展现给读者。 二、选择新建立的通报，单击“通报管理”，向建立的通报记录中增加新书信息。 在通报管理中，系统为使管理条理化，只允许用处于“编目”状态的批次输出通报。 通报管理如下图： 通报名称：需要将新书信息输出到的通报。 选择批次：处于“编目”状态的批次都可以输出，但工作人员要加以识别， 确定输出的批次已经交送，符合流程实际情况。选中需要输出的批次后，在未通报书 目列表中出现该批次的所有书目信息。 187 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 删除已经通报的书目：显示已经通报过的书目列表，可以对已经通报的新书 信息进行修改。单击第一行行首的“全选”选择框可以选择列表中的所有书目。 增加所选批次中未通报书目：显示没有被通报的新书列表，单击第一行行 首的“全选”选择框可以选择列表中的所有书目。 输出通报：在已经通报的书目列表中选择书目，单击“输出通报”可以删除 已经通报的新书信息；在未通报的书目列表中选择书目，单击“输出通报”可以增加 需要通报的新书信息； 三、选择需要输出到新书通报的批次，选择后，该批次的书目信息显示在未通报 书目列表中。 四、单击未通报书目列表第一行行首的“全选”选择框，一次性选择所有书目， 单击“输出通报”将所选新书信息增加到建立的新书通报中。（当然，工作人员还可 点选右上角的“通报全部”都能通报全部。） 188 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 15章 书目统计 这部分内容主要是对书目进行相关类别的统计，涉及的知识点比较简单。模块中包 含两部分： 书目分类统计和书目来源统计。 189 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 15.1书目分类统计 书目分类统计正如字面意思所示，是对书目进行按类查询统计： 进入“编目”—— >“书目统计”—— >“书目分类统计”： 其查询的具体条件由实际工作需要来设定，其查询的结果界面如下图： 190 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 当然，我们还可以通过“配置统计项”来对结果集中的相关显示字段进行增减设置。 其相关设置操作和前面相关章节相同，这里不再累述。 15.2书目来源统计 书目来源统计是对书目来源渠道进行按类查询统计： 进入“编目”—— >“书目统计”—— >“书目来源统计”： 191 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 相关设置和前面相似，其查询结果界面如下： （注： 我这里设置的统计字段为创建者。） 192 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 16章 编目参数设置 采编参数设置是整个采编工作的前提，是开展采编工作前的必要工作，即在我们 开始采访或编目前我们就必须把采编参数设定（当然在“系统” -“ 系统参数设 置” 也可进行相关设置）。其主要内容包括：  设置采编参数  MARC模板  种次号库维护 193 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册  主题词维护 16.1设置采编参数 和采访模块中采编参数设置相同，在开展图书编目之前，我们必须设置相关参数， 后续的编目工作才能有效的进行。在编目模块的此部分内容，主要是设置当前编目工 作所要处理的图书的类型，书目控制号范围以及 Z3950服务地址列表的设置： 相关说明在采访中已有说明，不在累述。 我还想强调的是，在使用系统开展各项工作之前建议要先到“系统”模块中设置好 194 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 相关参数，便于后续工作的顺利展开，并且有些参数是必须提前有专门人员设置好。 16.2MAEC模板 MARC模版，定义了采访、编目人员录入MARC数据时而采用的著录模版，简化 录入的过程，对每一种MARC类型，系统给出两个模版：采访模版，编目模版，由工 作人员定义。著录书目数据时可以通过设置模版达到简便录入的效果。（注：必须事 先在“系统”—— >“MARC参数设置”—— >“MARC类型”设置好相关MARC书 目类型。） 进入“编目”—— >“编目参数设置”——>”MARC模板”： 选择所要著录的MARC类型，进入“MARC录入模板管理”： 195 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 屏幕左上角显示了“采访模版”、“编目模版”（此时，缺省的是编目模块。）， 用户可以选择需要修改的模版。 对需要增加到模版中的缺省字段，输入字段名、指示符、内容后单击“增加”。 需要修改的的缺省字段，选中后单击“修改”。 增加、修改操作完成后单击“保存”以保存改动后的模版信息。 为了解决不同工作人员对 MARC理解程度不同给文献编目所带来的种种麻烦， 系统提供了各种有效的解决手段，而如上图所示的“ ”就是其中之 一，他有效的解决了对MARC了解不深的尴尬。 如果工作人员需要对模板的各字段进行增删等编辑修改工作，我们可以单击“ ”进入 : 196 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 我们可以根据实际工作需要来编辑我们的模板。 最后对“ ”做下说明，我们知道MARC数据中有些字段或子字段 是系统可以自动生成的，而系统生成这些字段的依据是根据另外一些字段的相关连接 内容，而相关内容在此模块可以进行增删编辑修改工作。明白了这些，读者可能对此 功能有各总体上的认识了。其工作界面如下图： 197 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 16.3主题词维护 我们知道，对文献的加工处理主要是图书分类，主题标引和图书著录。而主题是图 书馆揭示和组织图书资料的一种有效手段，它和图书分类一样，都是从图书资料的内 容出发，但角度不同。主题是根据图书内容所讨论的主题范围，以主题词来揭示图书 资料。因此，用规范法的的语言的主题表示出来，是图书馆宣传图书资料的有效方法 也是利用主题索引的必要条件。所以系统在此部分和“系统”—— >“系统参数设 置”中都增加了“主题词维护”的功能。（注： 建议在开展业务之前，在“系统” —— >“系统参数设置”—— >“主题词维护”设置好主题词库。这是我多次强调 的） 进入“编目”—— >“编目参数设置”—— >“主题词维护”： 根据工作实际需要我们可以单击“新增”来增加新的主题词。如图： 198 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 建议主题词的选择一定要严格按照相关标准或是原则来选定，一面将来对我们开展作 业带来不必要的麻烦。 我们也可以对通过分类号查询出来的主题编辑修改。 第 17章 编目日志查询系统 编目日志查询系统和前面采访模块中所涉及的采访日志查询系统类似，相对其他功 能模块来说涉及的内容比较少，知识点比较简单，这里就不再啰嗦了，我们还是把主 要时间和精力放在我们工作最常用的模块学习上来，如果读者对此还不太了解，建议 到相关章节了解有关内容。 199 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第四部分 典藏子系统 典藏工作面对的是图书馆的资产，处理方式按册进行，要求工作人员认真对待每 一册藏书。在典藏子系统中，除了能够处理本馆的馆藏，决定藏书的典藏位置，进行 馆藏调拨等工作外，在区域集群管理方式下，给予一定权限，还能够进行馆际藏书的 交接，调拨，改变资产所属等工作。  馆藏处理  馆际藏书处理  馆藏报表  馆藏统计  日志查询系统 200 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 1 章 馆藏处理 典藏部门接收编目送来的图书后，重新确定文献的典藏位置，典藏完成后，可以 直接上架流通。采编工作结束后，文献已经具有书目信息和馆藏信息，但馆藏的最终 分配去向不准确，交由熟悉图书馆馆藏分布的典藏人员重新分配，让本馆资产得以妥 善管理。 201 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1.1 馆藏登记 系统流程中，文献在验收处理就分配了条码，有了馆藏信息。接下来的编目工作 中，重点在文献的编目，完善书目信息，编目完成的文献交送典藏处理，重新确定这 批文献的馆藏分布。 馆藏登记工作可以对以下几种情况处理： 1. 接收编目交送的新书重新确定文献的典藏位置，进行入藏登记，通常有以下 环节。  接收编目部门送来的图书。  馆藏登记，典藏到正确的馆藏地点，输出登记单核对交接种数、册数是 否正确。  图书上架流通。 2. 书库调整，文献的典藏位置发生变化，文献重新登记调拨到新地点。 3. 一些借阅量大的集体借书单位，建议设立远程藏书部门，系统中设定一个新 的典藏位置，在馆藏登记里将文献调拨到这些单位，还回时重新回馆登记。  更为完善的管理集体借书。  远程藏书部门如果能够联入 Internet ，可以联入系统实现远程图书借还 管理，构筑单馆模式的大流通，拓展了图书馆的服务。实际应用有：送 书到小区、工厂、送书下乡等。 进入“典藏  馆藏处理  馆藏登记”，在需要入藏的条码编辑框中用光笔读 入文献条码，如下图： 202 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 窗体分为四个部分： 1. 典藏处理区 用光笔读入文献条码号（或输入条码号），文献典藏到 文献入藏地点中设置的典藏位置。 2. 信息提示区 显示当前处理完成的登记信息。 3. 书目信息 显示正在处理的文献信息。 4. 馆藏信息 显示当前文献所有的馆藏信息，有助馆藏协调。默认显 示所有分馆的馆藏，选择“仅显示本馆馆藏信息”过滤 掉其它分馆的馆藏信息，仅显示本馆馆藏。 上图中，有文献入藏地点和文献入藏类型设置，这是用来确定当前登记的文献最 终的地点和类型，在进行登记处理时，首先要检查设置是否正确，再进行登记。注： 这两个设置只要第一次设置后，就不会变了，除非再修改这两种设置。 1.2 馆藏批登记 在馆藏处理的一般流程中，我们馆藏登记一般是，采编部门交送图书后，我们用光 笔一本一本的输入文献条码，来对文献进行馆藏登记，interlib为了能更好更快的对批 量文献进行一次性馆藏登记，在系统功能中引入了“馆藏批处理”。 203 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 进入“典藏” -“ 馆藏处理” -“ 馆藏批登记”其工作界面如图： 工作人员点击“浏览”接收加工好的书目信息进入系统，进行馆藏批登记。 1.3 馆藏状态处理 馆藏状态处理亦即对文献的状态信息进行有效的管理，类如：当处于丢失状态的文 献被找到或陪还时，我们可以把文献从丢失状态通过“馆藏状态处理”改为在馆状态， 还有可以对下面要讲到的“藏书清点”没有清点到的文献进行馆藏“丢失”处理等。 其工作界面如下图： 整个窗体分为三部分： 1. 处理区 根据输入的条码对文献进行馆藏状态处理。 2. 被处理文献的书目 及馆藏等信息 分为两部分：上行显示处理结果信息，下行显示当前被处 理的文献书目信息。 204 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 3. 当前图书馆藏信息 显示被处理图书的所有馆藏信息。 工作人员在处理区输入文献条码，设置好要处理为的馆藏状态，点击“更改馆藏状 态”即完成馆藏状态处理。 1.4 馆藏状态批处理 同馆藏批登记，为了对成批需要处理为相同馆藏状态的文献进行馆藏状态处理，带 来更高效的管理手段，我们引入了馆藏状态批处理。其用法类似。 1.5 馆藏变更 在区域图书馆集群下，图书管际之间的调拨流通，是实现大环境下文献高效利用的 有效途径。于此同时就涉及到馆藏变更的问题。当某文献馆藏位置要发生变化时，我 们 就可以通过馆藏变更来改变图书的馆藏位置。 进入“典藏”“馆藏处理”“馆藏变更”其工作界面如图： 整个窗体分为三部分： 4. 处理区 根据输入的条码对文献进行图书变更处理。 205 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5. 被处理文献的书目 及馆藏等信息 分为两部分：上行显示处理结果信息，下行显示当前被处 理的文献书目信息。 6. 当前图书馆藏信息 显示被处理图书的所有馆藏信息（总复本）。 工作人员在处理区输入文献条码，设置好要文献变更地点和文献变更类型，点击“图 书变更”即完成图书变更处理。 1.6 馆藏剔除 对馆藏文献正常剔除。剔除的目的是对馆藏图书进行注销，但并不是删除该馆藏 信息，剔除仅仅改变图书的馆藏状态，仍然保留馆藏信息。 进入“典藏  馆藏处理  馆藏剔除”，在需要剔除的条码编辑框中用光笔读 入文献条码，如下图： 被剔除的条码状态改变为“剔除”，从当前的馆藏信息中消失（仅仅不显示）。 文献在正常流通中由于读者丢失，在流通中做丢失处理，典藏中不用再处理。 选择“剔除需要确认码？”，每剔除一个条码，系统会询问一次。 206 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1.7 藏书清点 对馆藏图书进行清点登记。注意馆藏清点一般情况下工作量比较大，所以建议清 点都以馆藏地点为单位进行清点，图书馆在进行藏书清点时，需要统一规划，确定清 点后统一设置清点标识，分库室进行。清点完成后，须要再点清点处理，在清点过程 中没有被点到的“在馆”状态文献变为“清点”状态，排除“借出”、“丢失”等其 他状态的馆藏。 进入“典藏  馆藏处理  藏书清点”，在需要清点的条码编辑框中用光笔读 入文献条码，如下图： 清点标识必需统一设置，一个库室只能用一个唯一的标识号。被清点到的文献置 上了清点标识，系统根据清点标识判断是否点到。 选择“清点需要确认码？”，每清点一个馆藏，系统会询问一次。 1.8 藏书批清点 和馆藏批登记及馆藏状态批处理类型，对文献进行批量清点。这里不在累述。 207 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1.9 清点处理 上节进行了藏书清点工作，清点完成后，需要进行清点处理，将没有点到的在馆 图书丢失处理。进行清点处理操作一定要小心，建议清点工作分库室进行。 清点处理将没有清点标识的，“在馆” 状态的图书变为“清点”状态。 进入“典藏  馆藏处理  清点处理”，如下图： 选择需要清点处理的分馆代码，馆藏地点，输入该地点的清点标识，单击“清点 处理”，该地点未点到的图书变为“清点”状态。 1.10 条码置换 置换图书原有的条码为新条码。两种情况下需要进行条码置换：  在区域集群管理下，馆藏中不允许存在重复条码，如果加入到区域大流通中 的分馆与分馆之间存在重复条码，需要将其中之一的条码置换，直到条码不 重。 208 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册  一些馆回溯建库后没有完整的图书条码，条码号位置放入的是登录号信息， 需要置换成条码后才能流通。 进入“典藏  馆藏处理  条码置换”，在置换前条码编辑框中输入需要置换 的条码，在置换后条码编辑框光笔读入新条码，如下图： 处理完成后，条码被替换，检查新的条码是否与文献上贴的吻合。 209 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1.11 馆藏批处理 对不同分馆，不同馆藏地点，不同文献类型，不同馆藏状态的文献进行批处理。 如上图所示，工作人员可以根据工作中的实际需要，通过设置不同的查询条件，来进 行对应的查询。点击“查询”进入结果界面如下图： 210 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如上图，用户可以通过上下翻页浏览。 1 ， 批修改：当按查询条件查询处结果后，工作人员点击“批修改”进 入如下界面： 设置数据批修改后，点击“批修改”系统提示： 工作人员更加工作实际需要来做出不同的选择操作。 2，“批删除”如果工作人员根据实际需要，需要对查询处的批次进行批删 211 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 除，可以通过点击”批删除”来处理。 注：我在这里总是强调“工作人员根据实际的工作需要”为的是提醒工作 人员，此操作可能引起数据的不可恢复，一定要根据实际情况，避免不必要 的操作给数据带来破坏。 212 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 2 章 馆际藏书处理 馆藏处理部分仅处理本馆的藏书，在区域多分馆集群管理下，馆藏处理必需能够 适应多分馆运作机制，配合实际物流过程，实现馆际藏书的调拨，馆际交接，回馆处 理。 213 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 2.1 馆际调拨 进行馆际间藏书的调拨。以下几种情况会涉及馆际文献的调拨处理：  全区域大流通环境下，图书会在各分馆间流动，我们说过，外馆文献的管理 方式可以混合排架，也可以单独排架，或与物流过程配合进行馆际交接，定 期将流入外馆的图书回馆处理。系统建议在大流通环境下，尽量少做文献回 馆处理，从真正意义上实现区域内各分馆的通借通还。  赠送图书，一些小的分馆，藏书量较小，为增强通借通还的效果，可以将部 分文献或剔旧的文献调拨到小馆。  资产调整，系统严格区分各分馆的资产，文献验收分配馆藏信息后资产所属 已经界定为本馆，区域通借通还中不论该文献位置在那个分馆，其资产信息 仍然不会变化，如果确定需要改变文献资产所属，只能在馆际调拨中处理。 进入“典藏  馆际藏书处理  馆际调拨”，在需要调拨的条码编辑框中用光 笔读入条码，如下图： 214 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 注：如果要改变文献财产的所属馆，哪么勾选“改变文献所属馆”复选框。此操作视 实际情况而定，在一般不要勾选此项，除非确实要改变财产所属。 2.2 馆际批调拨 与本章节其他批处理功能模块类似，提供对馆际件文献调拨的批处理，这里不再累 述。 2.3 调拨报表统计 提供对馆际件图书调拨的历史查询统计。其工作界面如图： 215 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如图，工作人员根基实际的工作需要设定相应的查询条件进行相应的查询统计。 1 ， 输出统计报表：设定条件后点击“输出统计表”进入查询统计界面： 同时，系统还对对各馆件进行馆际调拨进行了动态分析，并提供动态分析直观图。如 216 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 （饼图） （曲线图） 217 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 （条形图） 2 ， 输出调拨清单：提供馆际调拨的详细清单。如图： 3 ， 存为 Excel 表：把调拨清单存储为 E xcel电子文档。 218 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 3 章 馆藏报表 本章讲述的馆藏报表功能，实际上就是对上述流程中所涉及到的各环节的工作批 次提供统计打印功能。此章容涉及的内容和在采编模块中有关报表内容类似比较简单。 219 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 3.1 馆藏处理清单 对各分馆各操作人员在某时间段所处理的馆藏进行打印统计。其工作界面如下图： 选择分馆：通过选择分馆来区分各馆的预定，如果选择所有分馆，那么查询 的所有馆的预定订单信息。 注：选择分馆，只有既有全局管理权限的账号登入时才有。 操作类型：设定要查询统计的操作类型。 操作人员：设定馆藏处理的操作人员。 入藏日期 : 设定馆藏登记的时间段。 220 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 文献条码号：设定要查询统计的文献条码号范围。 排序方式：设定查询统计清单的排序方式。 验收批次号：设定文献的验收批次。 设置报表格式：设置报表所包含的各项内容和样式。 在此模块中，我们可以对现有的报表格式进行相关修改，还可通过“新建”来添加 新的报表格式，其详细设置视实际情况而定。 工作人员根据实际的工作需要，设置查询统计条件，进行查询统计。其默认统计清 单如图： 221 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 3.2 馆藏变更清单 和馆藏处理清单类似，工作人员可以参考相关章节的相关内容。 3.3 馆藏清单 222 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 有时我们需要对某分馆某一馆藏地点的某些文献类型进行查看统计，便于对文献 流通进行更有效的管理，我们就可以通过“馆藏清单”来输出查询统计清单，为决策 对工第一手资料。 工作人员根据工作的实际需求，来设置查询统计条件，进行查询统计。还可以通 过“报表格式设置”来对统计清单的显示字段进行相关设置，这点和前面章节相关内 容类似，不再累述。其统计清单如图： 223 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 说明：前端匹配即为模糊查询，精确匹配即为精确查询。 3.4 馆藏分布清单 对各分馆现有在馆图书和资产的分类查询。如图： 224 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 其相关功能和有关设置，和前面相关章节类似，可相互参考。 225 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 4 章 馆藏统计 本章讲述如何对有关馆藏涉及到的内容进行统计和管理。包含的部分有馆藏分类 统计，馆藏处理统计，馆藏地点统计，馆藏统计，馆藏分布统计，是季终或年终总结 的有效手段。 226 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 4.1馆藏分布统计 对各分馆，各馆藏地点，各流通和文献类型不同MARC类型文献在不同时间段的 入档文献进行分类查询统计。如图： 流通类型：限定查询统计的流通类型。 文献类型：限定要查询统计的文献类型。 MARC 类型：设定查询统计的 MARC类型。 各相关查询条件，工作人员可以根据实际工作需要来灵活配置，还可以通过“配 置统计项”来设置统计报表的相关显示字段。 设置好查询统计条件后，点击“执行统计”。其统计报表如图所示： 227 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 4.2馆藏处理统计 馆藏处理统计，对某一分馆各馆藏地点的各操作员的某操作类型进行有效的查询统 计。 228 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 工作人员依据工作实际情况，输入相应的查询统计条件点击“执行统计”进行查询 统计。 4.3馆藏地点统计 对各馆藏地点进行馆藏的查询统计。如图： 229 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 文献去向：限定要进行馆藏地点统计的文献状态。 输入查询统计条件点击“执行统计”其统计报表如下图所示： 230 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 4.4馆藏统计 对各馆的不同馆藏地点的馆藏进行查询统计。 231 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如上图所示，根据不同的条件，可以对各馆各馆藏地点的各文献类型进行有效的查 询统计管理。 232 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 4.5馆藏处理统计 馆藏处理统计主要是统计在工作当中进行馆藏状态的处理事务的一个数量总和，统计 操作都大同小异，请参考上面的统计。 233 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 5 章 日志查询系统 系统为了保证操作员对数据的有效操作，跟踪相关操作记录，提供了日志功能， 能够有效记录各操作员在整个操作过程中的操作，便于查询和统计。模块包含馆藏日 志查询和馆藏日志统计两个部分。 234 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5.1馆藏日志查询 对典藏流程中的各类馆藏处理进行查询统计。 进入“典藏” -“ 日志查询系统” --“馆藏日志查询”其工作界面如图： 上图显示了两个部分，检索区和日志列表区。 1检索区 检索条件 2日志列表区 显示了当前所查询的操作日志对应信息 注： 1、数据项一、数据项二、数据项三字段根据不同的日志类型不尽相同。 2、系统把流程中所涉及的各类操作定义为不同的日志类型。 工作人员可以根据实际的工作需要，设定不同的查询统计字段进行查询统计。 235 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5.2馆藏日志统计 日志统计对某馆某操作人员在某一段时间的所有操作进行统计查询。 进入“典藏” -“ 日志查询系统” --“馆藏日志统计”其工作界面如图： 设定查询统计条件后，点击执行统计。其统计清单如下图所示： 工作人员可以通过“配置统计项”来对结果统计单的显示字段进行删增等编辑， 其操作和前面在“报表”中相关“配置统计项”类似，这里不再累述。 236 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第五部分 流通子系统 实现图书馆借书、还书等业务的自动化管理。流通是一个重要环节，它利用已建 立好的读者数据和馆藏数据实现流通业务的自动化，在区域多分馆集群管理方式下， 系统实现了全区域的通借通还，打破了区域内各图书馆条块分割、单位所有的局面， 将图书馆群作为一个整体进行管理，从而达到资源共建共享、合理配置和图书馆之间 互相合作的目的。  流通管理  区域通借通还  读者管理  预约管理  预借管理 237 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册  借阅查询系统  财经查询系统  日志查询系统  预约管理  流通维护 第 1 章 流通管理 流通子系统的正常使用，依赖于图书馆已经建立了完整的馆藏目录和读者数据库， 除此之外，针对各馆的流通制度还需要在系统中定义相关参数。本章不说明流通参数 定义和设置的操作细节，而是从如何采用合适的流通制度入手，说明日常的流通业务 工作。需要对参数进一步了解，请参看相关章节的内容。 238 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1.1 流通制度 在开始流通工作之前，必需首先定义流通制度，制度是通过参数设置来定义的， 流通业务参数包含以下部分：  读者流通类型：定义各分馆的读者类型，读者管理和流通处理时系统根据不 同的类型区分管理。  馆藏地点：可以针对不同书库采用不同的流通制度来管理，馆藏地点按照图 书馆的典藏位置定义，所有子系统中都会用到的参数。  文献流通类型：读者借阅不同类型的文献可以采用不同的规则，一般来说， 变化不大，按照系统默认设置。  借阅规则：类似于借阅制度，定义了文献的借阅册数、期限等信息。  流通规则：是通过参数组配的方式形成，“分馆＋读者类型＋馆藏地点＋文 献类型＋借阅规则”的组配形成流通规则。表示某分馆的某类读者借阅某地 点的某类文献采用某个借阅规则。  流通延期参数：闭馆时间设置，在设置时间范围内还书的读者时间顺延。  办证费用管理参数：定义办理读者证需要收取相关费用的组合。  条码结构参数：定义系统中会出现的一些特殊结构条码，以使系统能够正确 识别。 以上参数中，前五项基本决定了流通制度，以下我们举例说明在现实情况中如何 定义流通制度。 现实环境： 一个图书馆，有两个用于外借的书库，一个自科书库、一个社科书库，存放的是 中文图书，在传统的手工操作方式中，允许普通读者借阅自科书库的文献 2册，借期 30天，借阅社科书库的文献 3册，借期30天；允许高级读者都能够借阅 3册，借期延 长到60天。 现在图书馆需要使用Interlib自动化系统进行流通，该如何定义流通制度才能正常 239 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 开展流通业务工作？ 以上为现实环境的模拟问题，本节旨在借这个问题说明该如何设置参数制定出需 要的流通制度。 1. 定义馆藏地点：首先确定馆藏地点的参数设置，可以说，使用系统前就需要 定义馆藏地点，以决定文献加工后的典藏位置。图书馆有两个外借书库，在 系统中，定义两个馆藏地点：自科书库和社科书库。 代码示例为： 0001_ZK 自科书库 0001_SK 社科书库 2. 定义读者类型：图书馆的读者分为两类，普通读者和高级读者，所借文献数 量或期限不同，在系统中，定义两种读者流通类型：普通读者和高级读者。 代码示例为： 0001_PT 普通读者 0001_GJ 高级读者 3. 定义文献类型：以上问题中，读者只允许借阅中文图书，实际可以定义多种 文献类型，让读者借阅不同类型的文献采用不同的借阅规则。 代码示例为： CN01 中文图书 4. 定义借阅规则：借阅规则定义了文献的借阅册数和期限，图书馆允许普通读 者有借 2册30天的规则和 3册30天的规则；允许高级读者有借 3册60天的规 则（两个书库都是相同）。在系统中，定义借阅规则仅仅考虑文献借阅的册 数和期限，不用考虑地点和读者类型，定义如下借阅规则： 代码示例为： 2C30 2册30天（借阅数量： 2册，期限：30天） 3C30 3册30天（借阅数量： 3册，期限：30天） 240 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 3C60 3册60天（借阅数量： 3册，期限：60天） 5. 定义流通规则：流通规则反映了流通制度，以上参数设置时分开设置，使用 时组配在一起，形成了流通制度。单独设置以上参数完成后，将所设置参数 的组配在一起形成需要的流通制度： 代码示例为： 0001_PT － 0001_ZK － CN01 － 2C30 0001_PT － 0001_SK － CN01 － 3C30 0001_GJ － 0001_ZK － CN01 － 3C60 0001_GJ － 0001_SK － CN01 － 3C60 以上代码形成流通制度的组配方式如下图描述： 系统将以上规则还原为现实中的流通制度理解：  普通读者借阅自科书库的中文图书采用借阅规则 2册30天；  普通读者借阅社科书库的中文图书采用借阅规则 3册30天；  高级读者借阅自科书库和社科书库的中文图书采用借阅规则 3册60天； 可以看到，几种参数分开定义，组合在一起形成流通制度，这种方式让系统有了 最大灵活性，能够适应不同图书馆的制度和管理。 241 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 进行正常的流通业务工作要满足： 1. 具有正确的读者数据，读者状态、读者类型和读者有效期正确与否起关键作 用。 2. 文献具有正确的馆藏信息，文献的馆藏地点和文献流通类型必需在系统中已 经定义好是正确的。 3. 定义了流通制度参数，允许读者借还图书。 1.2 通借通还先决条件 通借通还实现了区域内各分馆读者均能跨馆借还图书，实施区域内各分馆的通借 通还，必需满足以下条件： 1. 具有馆际可借的读者流通类型。实现通借通还，必需整个区域统一规划，各 分馆定义的读者流通类型参数属于成员馆参数，不能进行通借通还，需要全 局用户才能定义可以通借通还的馆际读者流通类型参数。 2. 参与通借通还的分馆设置可行的流通制度，允许通借通还的读者类型借阅本 馆文献，这需要在流通规则中定义。在流通规则中可以仅开放分馆某一外借 室（如果流通规则中仅设置了一个地点），也可以开放多个。 3. 读者要开通通借通还服务，系统允许对读者借阅本馆文献和外馆文献采用不 同的流通制度管理。开通读者的通借通还服务后，可以继续保持本馆的流通 制度不变，而对馆际的文献借还采用新的流通制度。在读者管理模块中，设 置读者为馆际读者，并选择馆际读者流通类型开通服务。 当以上条件不具备时，即使分馆加入了区域集群管理，读者也不能借还外馆文献。 这样可以实现分步处理方案，分馆条件不成熟，加入区域集群管理共享区域的资源实 现业务的自动化管理，条件成熟后，为读者开通通借通还服务。 区域图书馆的集群管理，增加了管理的复杂性，各馆业务即有合作，也有独立， 需要各馆协调，在通借通还服务上统一规则，理顺业务关系，方便管理。 系统的通借通还考虑到了会出现的各种复杂情况，以下是通借通还服务涉及的一 242 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 些重要问题在系统中的处理。 资产： 实施全区域通借通还，文献会在整个区域内流动，从一个图书馆流动到另一个图 书馆。在文献流动过程中，文献资产所属的原始馆信息不会发生变化，但文献的所在 馆及所在馆位置会根据现实的流向发生变化，这保证了各馆的资产能够明确区分。 读者流通类型： 读者流通类型分为本馆读者流通类型和馆际读者流通类型，读者在本馆借阅文献 采用的是本馆读者类型，在允许通借通还服务的馆借阅文献，采用的是馆际读者流通 类型。馆际的流通制度最好统一筹划定义，方便管理， 按地点开通通借通还服务： 各馆开通馆际通借通还服务可以由各馆灵活定义，在流通制度参数中反映是：各 馆允许馆际读者类型借阅本馆的文献。对于有多个外借地点的图书馆，可以选择一个 或多个馆藏地点的图书参与全区域通借通还。 1.3 流通处理 流通子系统日常的事务处理集中在图书的外借、还回、续借和读者办证等操作上， 进行流通处理时系统将读者信息和文献信息显示在当前操作屏上，提供参考。在区域 图书馆集群管理下进行流通处理，与单馆流通处理方式相同。 流通管理包含的功能有：借书、还书、续借、丢失、污损、闭馆还书、催还通知 等。在各功能之间可以用快捷键进行切换，也可以单击每一个功能进行相关处理。  借书：文献借出。快捷键 Alt+J 。  还书：读者还回文献。快捷键 Alt+H。  续借：读者续借文献，有按证续借和按书续借两种方式。快捷键 Alt+X。  丢失：文献丢失处理，并对读者做丢失处罚。快捷键 Alt+D。 243 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册  污损：文献还回时污损处理，并对读者做污损处罚。快捷键 Alt+S 。  闭馆还书：闭馆情况下处理文献还回。快捷键 Alt+B。  催还通知：对超期未还读者进行催还。 1.3.1 借书 进入“流通  流通管理  借书”，当前功能提示是借书处理，读者证输入框 和图书条码输入框为空，光标停留在读者证输入框，等待工作人员用光笔读入读者条 码。 工作人员用光笔读入读者条码，如果读者是本馆读者，读者详细信息显示在左方， 光标跳转到图书条码输入框，等待读入图书条码。如果读者是外馆读者，系统根据制 定的流通制度判断读者是否能够跨馆借还文献，“是” 则处理同上，“否”则提示 读者没有开通馆际服务。 用光笔读入图书条码，读者借出该册图书，右方显示读者借阅的图书信息，下方 显示读者的借阅列表。处理后光标仍然停留在图书条码输入框，读者可以继续借阅其 它图书。如果读者借阅的图书不满足流通制度的定义，系统提示相应的信息。 处理下一个读者的借书，使用快捷键Alt + J或回车，光标回到读者证输入框，等 待处理下一个读者。 借书处理如下图： 244 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 整个窗体分为三部分： 7. 读者、图书信息 显示处理的读者和图书信息。 8. 处理结果信息 显示当前操作的处理结果信息提示。 9. 读者借阅列表 显示被处理读者的所有借书信息。 借阅类型系统允许有三种方式，在借阅规则参数中定义：  普通外借：最常见的借还处理。  租书：根据参数设定，读者所借文献按照租借方式，计算租金。  定期借还：是一种特殊借还方式，所借文献指定了还书期限范围，操过期限 按照普通外借过期处理。 正常操作下，可能存在以下情况导致读者借阅图书不能成功： 1. 读者条码或图书条码不对。 2. 流通制度中没有满足读者借阅文献的规则。 3. 读者借阅图书已达最大可借数。 4. 读者证过期、挂失、暂停或丢失。 5. 读者有过期图书未还（如果设置了超期仍可借，则读者还能借阅图书）。 245 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 6. 图书已经被其它读者预约。 7. 读者是外馆读者，没有开通馆际服务。 1.3.2 还书 进入“流通  流通管理  还书”，当前功能提示是还书处理，读者证输入框 和图书条码输入框为空，光标停留在图书条码输入框，等待工作人员用光笔读入图书 条码。 工作人员用光笔读入图书条码，还回图书，图书详细信息显示在右方，读者信息 显示在左方，下方显示读者的借阅列表。如果是外馆图书，系统根据制定的流通制度 判断读者是否能够跨馆借还文献，“是” 则处理同上，“否”则提示读者没有开通 馆际服务。 处理下一册图书还回，继续读入图书条码号。 还书处理如下图： 正常操作下，可能存在以下情况导致读者还回图书不能成功： 1. 所读入的图书条码错误。 2. 图书还错了地点。 246 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 3. 图书没有借出，在馆或已经还回。 4. 图书还到了没有开通通借通还服务的分馆。 1.3.3 续借 进入“流通  流通管理  续借”，当前功能提示是续借处理，读者证输入框 和图书条码输入框为空，光标停留在图书条码输入框，等待工作人员用光笔读入图书 条码进行文献续借。 续借有两种方式：  按书续借：需要读者带书到馆续借，直接在续借处理中用光笔读入图书条码，  按证单本续借：读者只要带证到馆就可续借，单击“借书”，光笔读入读者 证号，在读者的借阅列表中对需要续借的文献单击每条信息尾部的“续借” 按钮。  按证多本续借：读者只要带证到馆，单击“借书”，光笔读入读者证后，在 读者的借阅列表中按住SHIFT键不放，选中多本要续借的文献，再点借阅列 表首栏的“多选续借”即可。  按证全部续借：读者只要带证到馆，单击“借书”，光笔读入读者证后，点 借阅列表首栏的后面“全部续借”按钮，即可以对该证下所有借的文献全部 进行续代。 对于读者有超期图书未还，默认情况下，系统不允许读者续借。但在读者流通类 型参数中设置了“超期仍可借”，系统允许有超期图书未还的读者续借。 读者续借文献有次数限制，在借阅规则中定义最大续借次数。 续借处理如下图： 247 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 正常操作下，可能存在以下情况导致续借图书不能成功： 1. 读者有超期文献未还。 2. 读者欠罚金超过最大欠款可借金额限制。 1.3.4 丢书 工作人员对读者丢失的图书做丢书处理后，图书馆藏状态变为“丢失”，系统对 读者罚款处理，要求输入罚款倍率对读者进行处罚。如果读者重新找回图书，在典藏 处理中登记图书，恢复“在馆”状态。 进入“流通  流通管理  丢书”，当前功能提示是丢书处理，读者证输入框 和图书条码输入框为空，光标停留在读者证输入框，等待工作人员用光笔读入读者证 号。 工作人员读入读者证号后，下方显示了读者所借图书列表，每册图书的尾部有一 “丢失”按钮，在丢失的图书尾部单击“丢失”对文献进行丢失处理。 丢失处理如下图： 248 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 丢书罚款处理界面如下图： 其中“按赔率丢失”与“按金额丢失”这两个只能选两者其一进行罚款。 1.3.5 损坏处理 读者还回图书时，工作人员发现图书被读者污损，进行损坏处理。 进入“流通  流通管理  损坏”，当前功能提示是损坏处理，读者证输入框 249 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 和图书条码输入框为空，光标停留在图书条码输入框，等待工作人员用光笔读入被读 者污损的图书条码。 工作人员用光笔读入图书条码，对图书做损坏处理，系统显示被损坏的图书信息， 提示输入污损罚款金额。工作人员输入罚款金额后，单击“提交图书”，系统要求交 付罚款，可以选择“现在交付”（交纳现金），“以后交付”（记账），“取消本次 罚款”（取消收费）。 损坏处理如下图： 损坏罚款处理如下图： 250 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1.3.6 闭馆还书 图书馆正常闭馆或由于其它原因临时闭馆，在闭馆期间，读者服务受到影响，为 了减少对读者服务的影响，到馆还书的读者可以将图书投入还书柜，图书馆正常开放 后再将读者还回图书进行处理。这就是闭馆还书方式。 进入“流通  流通管理  闭馆还书”，当前功能提示是闭馆还书，默认闭馆 还书日期是当天，读者证输入框和图书条码输入框为空，光标停留在图书条码输入框， 等待工作人员用光笔读入图书条码。 进行闭馆还书处理，需要正确设置闭馆还书日期，读者还回图书时间以设置的闭 馆还书日期计算，超过的时间不再计算。 例如 2003-12-20日临时闭馆，这天读者还回图书， 2003-12-21日开馆后处理前一 天读者还回的图书。进入系统的闭馆还书模块，将闭馆还书日期设置为 2003-12-20， 再做还回处理。系统认为读者还回图书的时间是 2003-12-20而不是当前处理时间。 闭馆还书处理如下图： 251 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1.3.7 无证借书 由于读者某种原因忘记带证过进行还书，但该读者记得自己借书证证号和密码， 这时馆内工作人员可以对其用无证借书功能给该读者进行借还操作，操作时，先要让 读者输入证号和密码，系统进行判断，正确则可进以后面操作，界面如下，借还操作 同上面介绍一样，这里不再讲述。 1.3.8 催还通知 在图书馆业务实现自动化之前，对超期的外借图书缺少相应的催还手段，未能很好 的实现文献的高效流通。Interlib的催还通知模块，能对超期的外借图书进行查询统计 和通过邮件等方式对读者进行催还处理。其工作界面如下图所示： 252 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 工作人员可以根据实际的工作需要设定不同的查询统计条件来进行查询统计。 1.4 脱机流通接收 脱机借还图书，为闭馆期间处理读者借还图书带来了有效的手段。脱机流通接收就 是把在闭馆期间通过“脱机借还程序”生成的借还数据接入系统。如图： 点击“浏览”选择脱机借还程序生成的读者借还数据，然后，选择“提交”即完成操 作。 253 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1.5 流通的多样性 系统基于 Internet 的三层结构特色，扩展了传统的流通服务方式，实现了流通的 多样性。 通借通还：实现了区域内多个分馆之间的通借通还，读者一卡通用，可以在 任意馆借还图书，并可对图书馆开展的一些特殊服务进行一卡通专项管理。 社区服务：由于图书馆社区服务的提倡和兴起， Interlib系统正好切合这个观 点，凡是 Internet 连通的地方，都可以是图书馆的服务点。Interlib将图书馆的服务网 络延伸到居民社区等社会的各个角落。 移动图书馆：通过无线网络同 Internet 连接，实时处理读者办证、图书的借 还等流通工作，移动的书车真正成为移动的图书馆。 254 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 2 章 读者管理 办理读者证是流通的基础工作，读者管理进行常规的读者证事务的相关操作和进 行读者财经管理。 255 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 2.1 涉及参数 与读者管理直接相关的参数是读者流通类型和办证费用参数，办理读者证之前， 必需首先正确设定相关参数。 读者流通类型参数中，与办证有关项目是：  读者类型代码：办理读者证，必需为读者指定读者流通类型，有了流通类型 才能收取相关办证费用和确定读者有效期等信息。  读者类型名称：说明信息，便于从字面上理解和区分。  可用标识：该类型读者能否流通。  馆际可用标识：该类型读者能否参与通借通还。  读者证有效限期：即有效天数，从办证时间计算，加上读者证的有效期限等 于读者证的失效日期。如有限期限是 365，相当于新办读者证一年有效。  读者证押金：办证处理时该类型读者需要收取的押金数额。  验证费：读者验证处理需要的费用。  服务费：其它收费项目，可以在办证时收取或单独收取。  工本费：读者办证需要的工本费用。 以上读者类型参数中定义的验证费、服务费二项费用，办证或证事务处理时，不 能单独收取，需要结合证事务操作在办证费用参数中定义的收费项目收取 , 工本费则 可以单独收取也可以结合证事务操作进行收取。 办证费用参数： 在进行读者证管理时根据读者流通类型中设置的验证费、服务费、管理费数额， 按照证事务处理的每个动作自动匹配读者对应的流通类型设置上述三项费用的组合， 灵活处理读者证管理中遇到的各种收费情况，这是一个仅对读者证事务操作有用的参 数。 如果需要办理新证时收取服务费和工本费，在“办证费用”一行选择服务费和工 256 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 本费；如果需要验证时收取验证费和服务费，在“验证费用”一行选择验证费和服务 费。 通过对以上参数的理解，指导我们正确设置办证处理需要的参数。 2.2 读者管理 建立读者数据库，进行读者证事务操作和财经操作。读者数据的完整是进行读者 分析的基础。上节讲述了影响读者证事务处理的参数，本节讲述办理读者证及有关的 证事务操作和读者的财经处理。 进入“流通  读者管理  读者管理”，如下图： 整个窗体分为三部分： 1. 证事务管理 对读者证进行新办、暂停、挂失等证事务处理，并可对当 前读者进行财经处理。 2. 读者检索 可以按读者证号、姓名、身份证号进行读者检索。 257 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 3. 读者信息编辑 录入和修改读者信息，一些信息如证状态、办证时间等不 允许修改的被系统禁止编辑。 单击“录入新证”，输入读者信息，单击“保存”，系统提示收取押金及办证费 用，单击“确定”，完成读者的新证办理。 办理读者证时，读者证的启用日期默认是当日，终止日期＝当日＋该读者类型的 有效期限。办证费用根据该读者类型和办证费用参数中设定的值收取。 注意：办证费用参数中定义每种证事务处理的收费为读者类型中验证费、服务费、 工本费的组合。 系统规定读者证状态有五种：有效、验证、丢失、暂停、注销，不在有效状态或 过期的读者证无法进行流通。相对应的证事务操作如下：  恢复：将读者证恢复为“有效”状态。  验证：将读者证验证处理，并将读者证的终止日期按照当日＋读者类型有效 期限延长，处理后读者证状态为“有效”。  挂失：办理读者证的挂失处理，处理后读者证状态为“丢失”。  暂停：由于读者违规或其它原因，将读者证暂停处理，处理后读者证状态为 “暂停”。  注销：将读者证注销，如果读者有书未还，系统要求还回图书后才能注销。 处理后读者证状态为“注销”。  退证：将读者证退证处理，如果读者有书未还，系统要求还回图书后才能退 证。如果读者办证交有押金，系统提示退还读者押金，处理后读者证状态为 “注销”。  补办：补办读者证，只允许注销、丢失状态的读者证进行补办。补办处理时 系统提示输入新的读者证号。补办读者证不需要读者还回所借图书，补办后 旧读者证所借图书及财经信息转移到新证上，补办过程记入读者备注。处理 后旧证状态为“注销”，新证状态为“有效”。  延期：将读者证延期处理，延期处理时系统提示输入读者证的终止时间。处 理后读者证状态为“有效”。 258 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 在读者管理模块中，读者财经是对当前读者进行财经处理和查询： 收服务费 按读者流通类型中设置的服务费收取单项服务费用。 财经管理 对读者已交付或未交付财经进行处理。在读者财经下拉列表中选择“财经管理”， 单击读者财经，如下图： 窗体上方显示读者信息，下方显示该读者的未交付或已交付财经清单。 在未交付财经清单中选择需要处理读者的财经，可以交付或做取消处理。在已交 付财经清单中选择需要处理读者的财经，可以做退还处理。 罚款处理 由于其它原因，如财经处理时少收取的读者费用，这里补交，对读者进行收费处 理。在读者财经下拉列表中选择“罚款处理”，单击读者财经，如下图： 259 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 罚款处理中，罚款类型可以选择所有的财经类型，交付标识表示是收取现金还是 记在读者账上。 历史查询 可以在此查询读者的财经历史情况。 专项服务 260 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 这与后面我们将要降到的特殊服务有关，如果读者开通特色服务，那么将要在这进行 相关处理。后面我们还会详细讲到，读者不必担心。 2.3 读者查询处理 进行读者数据的查询，这是读者管理的辅助功能模块。可以从读者证号、读者姓 名、身份证号、单位名称、读者类型几个途径查询读者信息，并可对读者信息编辑修 改。 进入“流通  读者管理  读者查询”，选择需要的检索途径，输入检索条件， 可以用办证时间限定输出，查询结果以列表方式显示，选中需要编辑的读者，单击 “编辑”可以从读者查询模块进入读者管理模块对该读者编辑。 如下图： 261 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 在读者查询模块系统提供逐次查询方式，可以在上一次检索结果集内在次检索， 缩小检索范围，提高检索的命中精度。 在该模块中，系统提供对读者的批处理操作，单击“批处理”，可以对所检索出 来的所有读者进行批处理操作。 262 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 在进行读者批处理时，请注意提示信息，严格按照提示信息操作。 2.4 读者清单 输出读者的办证清单，可以根据读者证的状态、读者类型、办证人员、证号范围、 时间范围和读者单位限定输出。 系统记载工作人员对读者的每项证事务操作的处理时间，工作人员可以按照时间 范围限定输出这段时间内的读者处理清单。注意：时间范围不是办证时间范围，是指 工作人员进行证事务操作的时间范围，所以读者清单能够输出某个工作人员一段时间 范围内对读者进行的所有证事务操作清单。 263 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 2.5 审批注册读者 引入 interlib图书馆集群自动化管理系统后，使得对读者办证的管理得到了高度灵活 性，读者除了可以直接去图书馆办理相关手续之外，还可以在WebOpac上进行申请注 册，填写相关信息后，在“审批注册读者”模块中就可以对其进行相关审批处理。如 图： 整个窗体分为三部分： 1. 检索区 检索读者申请信息。 2. 处理命令按钮区 处理申请类表信息。 3． 读者注册申请列表 显示所有符合查询条件的读者申请信息类表。 1. 选择要处理的申请信息，点击“查看信息”预览打印申请表。如图： 264 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 265 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 2. 点击 则进入读者证办理生成界面。如图： 工作人员进过审核读者申请信息后，在证号中输入新的读者证号，点击“保成”系统 会提示作为新正著录并收取相关费用。 2.6 读者批导入 Excel 相信大家不会陌生，为了便于读者信息的著录，我们可以把读者信息一 次性填写在电子表中，interlib提供了一次性导入批量读者信息的接口。工作人员进入 “读者批导入”如图： 266 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 点击“预览”进行数据接收。 2.7注册读者历史查询 提供按类别对注册读者查询的功能。进入“注册读者历史查询”其工作界面如 图： 系统默认的是按全部条件，进行查询统计。工作人员根据工作的实际需要进行 选择。 2.8读者分类统计 267 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 通过设定不同的查询统计条件，来对不同类型，不同状态，不同如同时期的读 者进行分来查询统计。具体查询条件，工作人员根据工作实际需要进行相关设置。 2.9读者增长统计 对各馆不同的读者类型在某个时间段内读者人数的增长情况进行查询统计。如 图： 选定好查询统计条件后，点击提交进行查询统计。其统计单如下图所示： 268 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 2.10欠款读者 为了，对欠款读者进行有效的查询统计，系统提供了欠款读者查询统一接口 “欠款读者”点击“欠款读者”界面如下图： 系统默认查询所有的欠款读者，工作人员可以通过选择不同的检索条件进行筛 选处理。 269 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 270 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 3 章 预约管理 预约是流通业务工作的重要环节，在区域集群管理方式下，系统不仅允许读者预 约本馆文献，还允许读者预约他馆文献。预约可以通过 WebOPAC 上读者自己进行预 约登记，也可以到馆对需要预约的文献登记，预约的文献还回后，系统通过发送 Email 邮件通知读者到相应的馆藏地点取书。 271 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 3.1 预约 开展读者的预约服务，系统允许读者在 WebOPAC 上或者到馆登记文献预约信息， 文献还回后系统截留，分配给预约的读者，该册文献在读者预约有效期内只能允许被 预约者借阅。如果读者在有效天数内没有到馆取书或自行取消预约，工作人员需要对 到期未取的文献做回库处理。 多个读者预约同一种文献，系统排队处理，按照先预约先取书原则分配，如果读 者自行取消预约，该文献分配给下一个读者。 读者要满足以下情况才能预约成功：  该类型的读者开通了预约服务。  读者能够正常借阅需要预约的文献，换而言之，读者预约的文献首先必需能 够借阅。  需要预约的文献已经有一册被借出（不论存在多少复本），对所有复本在馆 的文献不允许读者预约。 开通预约服务的参数：  开通预约服务：在“系统  流通业务参数  读者流通类型”中开通相应 读者类型的预约服务。  接收他馆读者预约：在“系统  分馆参数设置  分馆管理”中选择是否 接收他馆读者预约本馆文献。默认情况下，预约后不允许文献持有者续借被 预约文献，如果仍然允许续借，也在分馆参数中定义。 预约不是简单一两步操作，涉及到预约登记、文献还回后分配、读者取书等多个 环节，每个环节还有一定的变化，预约处理流程描述如下： 1. 读者进行预约登记（ WebOPAC 自助登记和到馆登记两种方式），登记时需 要读者输入预约取消时间（读者认为可以等待该文献的最长时间），在指定 时间内的文献还回后系统认为是有效预约，否则系统认为预约过期。如果读 者信息没有 Email 地址或者电话，系统提示读者输入 Email 地址或者电话。  WebOPAC 自助登记：读者直接通过 Internet 联入图书馆，对查询 272 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 到的图书进行预约登记。网上自助登记需要读者开通网上服务。  到馆登记： 读者到馆预约，由工作人员为读者预约。 2. 被预约文献还回。被预约的文献一旦还回，系统提示文献被预约。在预约有 效期内，系统锁定该文献，除了预约该文献的读者外，不能被其它读者借阅。 如果预约过期系统不做提示。 3. 邮件通知读者到馆取书。文献还回后，在预约保留天数内，可以发送邮件通 知读者到馆取书。 4. 读者到馆取书，该文献外借处理分配给读者。读者超期未取，文献做回库处 理，如果有读者排队等待，回库处理中系统提示并分配给下一个等待读者。 进入“流通  预约管理  预约”，如下图： 窗体分为两个部分： 1. 读者、图书信息 显示处理的读者和图书信息。 2. 处理结果信息 显示当前操作的处理结果信息提示。 3. 可以被预约的文献 显示读者检索到的可以预约的文献信息。 273 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 预约登记操作步骤如下： 1. 单击“预约登记”。 2. 输入读者证号，单击“查找读者”或回车。 3. 输入需要预约图书的索书号，单击“书目检索”或回车。 4. 在可以被预约的文献列表中单击“登记”。 预约登记操作步骤如下： 1. 单击“预约取消”。 2. 输入读者证号，单击“查找读者”或回车。 3. 在读者预约的记录列表中单击“显示当前记录”，在需要取消的文献上 单击“取消”。 预约不能成功的可能原因： 1. 读者没有开通预约服务。 2. 读者需要的预约的文献全部在馆。 3. 读者预约的文献已达最大预约数量。 4. 读者有过期未还文献。 5. 读者有欠款未交，不能预约。 3.2 回库处理 对超过预约取书期限的文献回库处理或分配给下一个预约读者，如果预约仍在有 效期内，系统提示，不允许对未过期预约记录做回库处理。 274 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 注意： 如果回库图书有多人排队预约，回库处理时系统将图书分配给下一个排队读者。 请注意提示信息。 3.3 预约通知读者 读者预约的图书还回后，通过邮件通知读者到馆取书，在读者进行预约处理时， 系统要求读者必需填入 Email 地址和电话信息。 系统根据预约的状态通知读者到馆取书，在预约处理中，预约信息的状态有：  取消：读者登记了预约，但在有效期内取消预约，取消可能有两种情况，一 是图书没有还回，读者取消；二是图书还回后，在有效期内读者取消。  登记：默认状态，读者登记后预约信息的状态为“登记”。  分配：图书还回后，系统将读者预约的图书分配给读者。  取书：预约图书已经分配给读者，发出通知后，读者在有效期内到馆成功取 书。  超期未取：预约图书已经分配给读者，发出通知后，读者没有到馆取书，预 约过期，图书做回库处理。 275 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 系统只对“分配”状态的发送邮件或者以电话方式，通知读者到馆取书。如图： 这与荐购通知读者相同，不再累述。 3.4 预约清单 如图：通过预约清单，我们可以查询统计某分馆，某工作人员在某段时间内所受理的 读者预约详细信息。工作人员根据自行设定的查询条件，点击“输出清单”进行结果 查询统计。如图： 清单中反应了清单的详细信息。 276 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 3.5 读者预约查询 对读者预约历史进行查询统计。如图： 窗体分为两个部分： 1. 查询检索区 输入一定的条件进行预约历史查询。 4. 读者信息区 工作人员在预约历史列表中现则一条记录后对应的读者信 息。 5. 读者预约历史列表 查询处的预约历史列表。 3.6 文献预约查询 与读者预约查询相似，只不过这里查询处理的对象是文献。其处理过程与读者预约 查询相同，读者自行参考。 277 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 4 章 预借管理 预借和预借一样是图书馆流通业务工作的重要环节，在 interlib区域集群自动化管 理的大环境下，读者可以在WebOpac上对区域下的任何开通馆际预借服务的图书馆进 行图书预借。 278 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 4.1 预借登记 在图书流通过程中，通常有这样一种情况，当某一读者查询到某一文献为在馆， 当其第二天去对应的馆藏地点取书是，却被告知，此书在一小时前已被另外以读者借 走，而这对这为读者来说，无疑是一大遗憾。为了防止此类现象的发生，让读者尽可 能的借到自己想要的图书，interlib引入了预借处理功能。当读者在网上查询到自己想 要的文献时，读者可以当即在线进行预借登记。如果之前没有人预借此书。则此书在 一定时间范围锁定分配给预约的读者，你可以直接到馆办理借书相关手续。 4.2 预借请求清单 对网上预借登记的信息进行查询统计。如图： 显示了所有的预借登记信息。 4.3 预借处理 预借处理，即对有预借登记的图书进行锁定分配给预借者。如图： 279 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如果，在进行预借处理后，有读者再借此书，则系统会提示此书被预借，不能外 借不是预定此书的读者。如图： 说明：此章的其他内容和预约章节类似，这里就不再累述。 280 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 4.4物流请求清单 在图书馆区域集群大环境下的今天，图书馆的工作重心正逐步的向于读者服务为核 心的工作理念转移。如何更好更有效的为读者提供高质量的服务，是我们每个图书馆 工作人员不得不考虑的问题。此时，送书上门服务呼之而出。 要实现预借送书上门服务，必须在系统的“分管参数设置”中的“分馆管理”中勾 选上 ，如果要开通馆际读者的送书上门服务则还需 勾选 ，同时还要在系统的“系统参数设置”中的 “物流费用管理”中增加物流公司的相关信息的设置。 如果图书馆开通了送书上门服务，则读者在WebOpac上进行预借登记的同时就 可勾选“是否需要送书上门服务”，如果选择是，则在预借处理后系统产生“物流请 求清单”。点击物流请求清单，如下图： 如上图所示，显示了预借读者预借的详细信息和有关请求送书上门服务的物流 公司的信息。 4.5物流送书清单 对一定时间段内的请求送书上门服务物流请求进行查询统计。其统计清单如下图所 示： 281 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 282 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 5 章 借阅查询系统 借阅查询系统，提供对在文献流通过程中所涉及的一却操作进行查询统计的功能， 并对某些统计项进行分析归类，为决策提供了最直接而有效的资料。 283 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5.1文献借阅查询 提供对某文献书当前借阅情况的查询（如： 查看是否在馆，还是借出）。进入 “文献借阅查询”如图： 在查询条件输入文献查询条件类型，点击“查询”。 窗体由三部分构成： 检索区 输入查询条件，进行查询统计 书目信息类表 显示所有符合条件的书目信息。 书目借阅历史 类表 显示所有符合条件的书目状态情况。 284 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5.2 文献借阅历史查询 提供对某文献在某段时间内的借阅历史情况进行查询统计。进人“文献借阅历史查 询”如图： 其界面与文献借阅查询大体类似。 窗体由三部分构成： 检索区 输入查询条件，进行查询统计 书目信息类表 显示所有符合条件的书目信息。 书目借阅历史 类表 显示所有符合条件的书目馆藏状态情况。 5.3 读者借阅查询 对当前读者的借阅情况进行查询统计。进入“读者借阅查询”工作界面如下图： 285 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 窗体由三部分构成： 检索区 输入查询条件，进行查询统计 读者信息 显示所有符合条件的读者信息。 当前读者的借 阅情况 显示所有符合条件的读者当前的借阅情况。 5.4 读者借阅历史查询 对某读者一段时间内的借阅情况进行历史统计。其工作界面如图： 其各部分与文献历史查询相似，只不过这里查询的是读者借阅历史。 286 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5.5 文献借阅排行榜 这是一个很重要的模块，尤其是对图书馆的领导来说。我们可以通过文献借阅历史， 来了解文献在读者中的欢迎程度，这是调查文献利用率的最直接有效的方式。进入” 文献借阅排行榜”其操作界面如图： 工作人员可以选择一定的文献类型，输入时间范围和要统计的排名名次，点击“输 出”进行查询统计。结果如下图所示： 5.6 读者借阅排行榜 和文献借阅排行榜一样，文献借阅排行榜有利于我们对读者的走向进行系统分 析统计。进入“读者借阅排行榜”界面如图： 287 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 我们可以通过相关的设置，对不同的读者类型按照不同的文献类型来查询统计， 结果如下图： 288 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 6 章 财经查询系统 在整个流通过程中不难发现，流通的大多数环节都会涉及到有关财经的收取或交纳 的问题。为了给这些零散的处理提供一个统一的接口，Interlib引入了财经查询功能。 Interlib的财经查询系统为我们有效的对各模块涉及的财经问题进行管理提供了统一的 接口。 289 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 6.1 财经管理 在财经管理中，我们可以查询和取各类罚款。 进入“流通” --“财经查询系统” --“财经管理”如图： 输入读者证号点击“提交读者”可以对此读者进行有关财经处理（如：交付罚 款等）和查询统计。 点击“已交付“按钮，能够查询读者所有交付的财经记录，如下图所示： 290 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 对一些非系统自动处理的财经，我们可以通过勾选左边的复选款，点击“退还 罚款”进行退款处理。需要强调的是只有非系统自动处理的财经类型才能够在此做退 款处理，而如果对动处理的财经类型进行退款则系统提示系统讲自动处理，此操作不 能进行等相关信息，如： 。 6.2 财经库维护 对涉及的财经操作的记录进行编辑维护处理，工作人员可以改变其处理状态（如： 把已交付改为交付）。如图： 291 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如图显示了该读者所涉及到的所有财经记录并可对其进行编辑。 6.3 财经历史查询 对读者财经历史进行查询，和财经库维护类似，但不能对其进行编辑处理。如图 6.4 流通财经统计 进行条件财经历史查询统计，即通过设定不同的条件对财经进行查询统计。如 图： 292 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如对上图设定条件进行查询统计。其统计清单如下图所示： 其具体的查询条件依实际的工作需要进行设置。 293 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 6.5 收款统计 对各馆的各操作员在不同时间段所收取的不同财经类型分别按“操作员”，“读者 类型”，“付款方式”分类统计。如图 我们看一下“按读者类型分类统计”的统计清单。设定好查询统计时间后，点击 “按读者类型分类统计”。其统计清单如下图所示： 294 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 7 章 日志查询系统 如果对前面讲的知识有所了解的话，我们不难发现，从采访到编目到典藏再到流 通几乎每一个模块中都包含了日志查询系统。至于它的作用和重要性前面我有过多次 的强调，这里不再累述。总之有一点我们要清楚的是，日志查询系统，是跟踪我们日 常操作历史的有效途径。 295 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 7.1流通日志查询 这里我们把流通过程中所涉及的各类操作，划分为不同的日志类型。在流通日志查 询中我们可以根据不同的日志类型进行分类查询统计。 进入“流通”—— >“日志查询系统”—— >“流通日志查询”其工作界面如下图所 示： 整个窗体分为两部分： 4. 检索区 在检索框内输入查询条件，可以检索出满足条件 的结果。 5. 信息列表区 检索的结果出现在信息列表中，其中有些显示字 段的含义，根据查询条件的不同，则代表不同的 字段。 要强调的是，检索条件和记录列表项中的数据项一（读者证号），数据项二 ( 图书条 码号 ) ，数据项三，针对不同的日志类型会有不同的含义。（注：由于流通日志统计 和其内容相似且内容相对简单，读者相互对照来对其操作应该没有问题。） 7.2 文献丢失清单 对丢失处理的文献进行查询统计，包括在流通过程中所作的丢失处理和在馆藏模块 中图书清点后对文献所作的丢失处理等。 进入“文献丢失清单”其工作界面如下图： 296 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 和前面各项统计清单相似，工作人员可以根据工作的实际需要进行相关查询统计选项 和报表格式的设置。其默认的报表清单如图： 297 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 8 章 流通维护 在流通过程中往往我们需要对流通记录库中的某条或某些记录进行相应的编辑修 改工作。如：当某文献已归还图书馆，而工作人员一时没有对其做还书处理时，确定 情况后，我们就可以通过流通维护来对其进行相应的处理。当然，在还书模块也可根 据文献条码对其进行还书处理，这里我只是举个例子说明情况而已，至于工作人员具 体采用那种方式，可以根据工作实际需要灵活采用。 298 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 8.1流通记录库维护 流通维护主要用来对流通记录进行相应的增减编辑修改工作。进入“流通” - “流通维护”—— >“流通维护”其工作界面如下图所示： 我们可以通过读者证号或图书条码号来查询相应的流通记录。如图，在流通记录列表 中，我们可以选择要处理的记录，选择相应的编辑按钮进行编辑修改处理。 8.2流通清单 对整个流通过程中所涉及的流通记录打印出详细的统计清单。进入“流通”—— > “流通维护”—— >“流通清单”其工作界面如下图： 299 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 这里的查询统计字段和前面相关章节的相关内容类似，其流通地点亦即馆藏地点， 流通人员亦即操作员。 点击“输出清单”其生成的统计清单如下图： 300 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 301 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第六部分 期刊子系统 本书中，期刊是指各种形式的连续出版物，期刊是一种特殊的文献类型，业务工 作与图书有很大区别，它包含预订、记到、装订等一系列工作。期刊特点是连续性， 体现在期刊工作的各个环节，期刊预订具有一定规律性，第一次预订后，以后的预订 方式以续订为主，来源可能是多渠道。期刊记到是对到馆的期刊进行验收，按照期刊 的出版规律进行记到管理。期刊装订对下架期刊进行装订处理形成合订本，与图书类 似进行管理和流通。相比图书来说，期刊编目量不大，当期刊发生变化后，要在书目 数据里反映出期刊的变化和沿袭。  期刊工作流机制  期刊数据管理  期刊预订管理  期刊记到和装订  期刊参数设置  报表  统计  日志查询系统 302 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 1 章 期刊工作流机制 本章讲述了期刊子系统的工作流机制， 从工作流程入手，用户能够尽快掌握期刊子系统主要工作环节的操作使用。以下分别 讲述预订、记到、装订的工作流程，初步理解主要工作环节的流程后，结合实际操作 加深理解。 303 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1.1 期刊预订流程 期刊是一种特殊的文献类型，管理上具有连续性的特点，预订工作按预订年来开 展。有别于图书的处理方式，期刊的订单不是先生成，再向订单中填写预订信息，而 是按预订年进行预订处理，完成后通过预订年和书商（预订对象）输出订单。 期刊预订处理中，可以利用各种电子征订目录来简化预订处理过程，由于期刊发 行的特殊性，征订目录数据通常只有邮局提供，数据需要转换为MARC格式才能使用。 以下是期刊预订处理的工作流程： 304 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 进行期刊预订之前，需要先设置期刊预订参数、书商信息和预算信息等，期 刊预订的工作流，用语言描述为：  针对书商提供的电子征订目录，建立对应的书商批次信息，直接将电子 征订目录接收到该书商批次下，期刊预订处理时可以浏览电子目录进行。 1. 建立书商书目批次（需要先设置书商信息参数）。 2. 接收书商提供的期刊电子征订目录数据。 3. 浏览该批电子征订目录，预订处理。 4. 通过预订年和发行商限定输出订单。  针对纸张征订目录，直接预订处理。 1. 查找需要预订的期刊，当前总库无书目信息需要先建立一个书目记 录，再做预订。 2. 通过预订年和发行商限定输出订单。 1.2 期刊记到流程 记到就是对预订期刊的到馆验收，期刊出版发行具有较强规律性，预订时系统就 推算出期刊到馆情况，并生成对应的记到信息。预订的期刊到馆后，工作人员在事先 生成的记到信息上进行记载，验收到馆期刊。 期刊记到包含了两种方式：  经过预订的期刊记到，预先生成记到信息，记到处理仅是记载期刊到馆情况。  直接到馆的期刊记到，需要先增加记到年信息，系统根据记到年生成记到信 息后再记载期刊到馆情况。 以下是期刊记到处理的工作流程： 305 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 上图反映了期刊记到的流程，流程中出现两个分支： 1. 期刊查重：到馆期刊先进行查重，“是”可以做下一步处理；“否”表 明到馆期刊没有书目数据，需要先增加书目数据，再做记到。 2. 是否有记到年：通过预订到馆的期刊，自动生成记到信息和记到年信息， “是”表明可以直接选择记到年，选择期刊相应期进行记到。“否”表 明期刊是直接到馆，没有记到年信息，需要先增加记到年，通过记到年 生成记到信息，再做记到。直接记到仅第一次处理需要生成记到年信息， 以后的到馆期刊就能够在生成的记到年下记到。 306 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 对以上工作流程，用语言详细描述为： 1. 到馆期刊，工作人员首先查重处理。 2. 选中查重到的期刊，进入记到处理。 3. 选择当前处理期刊的记到年（默认是当年），如果没有记到年，需要增 加记到年信息。 4. 选择到馆期刊的相应期，记到。 1.3 期刊装订流程 期刊装订，就是生成期刊合订本，合订本需要贴条码进入馆藏，可与图书一样流 通。在自动化系统处理中，是根据记到信息进行过刊的装订，对没有装订信息的合订 本，要进行合订本回溯处理，直接进入馆藏。 307 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 上图反映了期刊记到的流程，流程中虚线框内是送装订过程，这是一个外部过程， 是图书馆将需要装订的期刊送交装订厂进行装订，装订完成后回馆验收处理。 流程中出现一分支：  是否记到：如果下架过刊在系统中有记到信息存在，系统要求用记到信息生 成装订信息，做记到装订处理，这样合订本与单册之间在系统保持着逻辑关 联。“否”表明没有记到信息的过刊处理方式，图书馆内，通常存在大量已 经装订成册的过刊，这部分过刊回溯建库要做合订本回溯处理，生成馆藏。 对以上工作流程，用语言描述为： 1. 过刊下架，准备进行装订处理。 308 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 2. 如果下架的期刊有记到信息，流程向下，做记到装订处理，完成后输出装订 单。另外一种情形，馆藏内有很多合订本没有记到信息，不能做记到装订处 理，需要单独回溯建库，做合订本回溯处理。 3. 待装订期刊送装订厂，装订厂根据装订单信息进行装订，该操作是外部过程， 装订好的文献回馆后继续流程下一步。 4. 装订回馆的文献贴条码，装订验收，验收完成直接进入馆藏。 309 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 2 章 期刊数据管理 本章讲述了如何接收书商提供的期刊电子征订目录和对征订目录的管理，除此之 外，期刊编目也作为本章的一个部分。 310 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 2.1 期刊书目批次 期刊书目批次的概念同图书类似，采用批次能够的对电子征订目录进行有效管理， 但期刊批次只有一种类型 -----书目批次，预订和记到都没有批次概念，预订的订单是 通过预订年标识，记到时到馆期刊随机性大，记到时直接处理。 2.1.1 期刊征订目录管理 本模块是对期刊书目批次进行管理的模块，书商提供的期刊电子征订目录，特点 是每年征订时提供的数据大部分与往年相同，这也是期刊的特殊性，工作人员循环对 同一种期刊进行处理。 进入“期刊  期刊数据管理  期刊征订目录”，见到如下界面： 新增：新建一个期刊书目批次。 编辑：选择一个书目批次，对其进行修改，在编辑批次信息时，如果该批次 已经接收了书目数据，不允许修改批次编号和书商代码。如的确欲修改需将该批次设 置为历史状态，在“期刊  期刊数据管理  期刊批次维护”中将该批次删除，重 新建立。 书目记录维护：对接收进入系统的书目数据维护处理，可以按照书目列表或 MARC格式浏览操作。 311 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 目录清空：将所选批次包含的所有书目全部删除。 强制批次状态：设置期刊批次的状态，状态直接影响批次的处理。  接收状态：新建立的批次处于接收状态，只有处于接收状态的批次 才能接收书目数据，处于接收状态的批次才能允许读者 webOPAC 荐 购处理。  完成状态：批次处于完成状态才能进行预订处理，同时该批次关闭， 不能接收书目数据，并从读者荐购目录中撤下。  历史状态：对一批征订书目预订处理完成后，设置为历史状态，该 批次完全关闭，如不需要保留批次的历史信息，可以在批次状态管理 中将其删除。 2.1.2 新建期刊征订目录批次 在书商征订目录管理模块中单击“新增”，新建操作出现如下界面： 312 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 征订目录：系统要求该批次编号唯一，尤其是多分馆共同预订情形。 分馆代码：通过分馆代码，各分馆管理自己的批次，系统自动识别各分馆， 不能修改。如果是系统全局用户，可以建立全局共享的批次，作联合采访用。 批次类型：不能修改，对期刊来说，只有一种类型。 书商代码：往往是该批数据的提供者，与订单的发送对象一致。 备注信息：描述该批征订数据的信息，对读者网上荐购操作起到引领提示的 作用，建议写入较为详细的备注信息。 2.1.3 小节提示 提示： 1、如何将期刊征订信息发布于网上供读者荐购？ 与图书类似，只要期刊书目批次处于接收状态就能够发布在网上供给读者荐购， 接收完电子目录数据后，在开始预订处理前将书目批次保持在接收状态一段时间，这 段时间范围内读者都可对期刊荐购。 提示： 2、如何获得期刊电子征订目录？ 与图书不一样，大多书商提供的仅是纸张征订目录，制约了期刊预订的便捷处理， 但 6.2.2 小节提示。 2.2 期刊征订目录数据接收 系统接收期刊电子征订目录时，自动对接收的数据查重处理，查重到的连接已有 期刊书目，查重不到的作为新的征订书目增加到系统中，防止了漏订、重订的发生。 要进行期刊电子征订目录的接收，要求源文件必需为MARC格式（ISO 2709）， 至少有一个期刊书目批次处于“接收状态”。 313 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 确定接收的MARC格式和文献类型与源文件一致，系统将不同的MARC格式和文 献类型的书目逻辑分段，区别管理。工作人员操作的类型通过采编参数中的设置判定， 同一时间只能处理一种MARC格式和文献类型。 进入“期刊  期刊数据管理  征订目录接收”，见到如下界面： 增订目录：在期刊征订目录批次模块中新建的批次，默认处于接收状态，可 以进行期刊电子征订目录的接收；对存在的已经接收了数据的批次，也可进行电子征 订目录的接收，通过此种方式，对同一书商的几批征订目录，可以合并为一个书目批 次。 MARC 类型：该批数据所属文献类型和 MARC类型，如果是对其它类型的 文献进行电子征订目录接收，需要正确设定。这里选择“ CNMARC ：中文期刊”表 示接收的数据是中文期刊。 预订年：需要对该批电子征订目录进行预订处理的年份，必需正确设定，默 认取自工作人员的预订参数中设置的预订年。 记录结束符： MARC记录与记录之间的分隔符，默认为“29”，不需改变。 字段结束符： MARC记录中字段结束标识符，默认为“30”，不需改变。 子字段标识符： MARC记录中子字段标识符，默认为“31”，不需改变。 314 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 书商数据文件：标准 MARC格式（ISO 2709）文件。如果是定长格式文件， 需要进行格式转换。 1. 选择要接收的书商书目批次，并通过“浏览”找到要接收的数据源，单击 “接收数据”。 2. 系统出现书商MARC数据接收结果预览，如下图，工作人员根据预览信息查 看数据是否正确，可以通过“MARC记录预览下一条”、“MARC记录预览 上一条”查看更多预览结果，此时征订数据并没有接收到系统中，操作仅仅 是将数据文件上载到服务器，而且显示的是一个预览信息，通过预览再次确 定所接收数据的书商代码、批次、MARC类型、文献类型正确无误。 3. 确认信息无误后，单击“加载到书商书目库”，系统开始正式接收这批数据， 同时对数据作查重处理，数据接收完成后会出一份接收结果报告，如下图， 此时接收期刊征订数据才算结束。 315 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 2.3 期刊征订目录批次维护 是对建立的期刊书目批次进行维护的模块，该模块中，允许对期刊书目批次进行 删除。为历史状态的批次只能在此查看、删除。 进入“期刊  期刊数据管理  征订目录维护”，见到如下界面： 窗体分为两个部分： 1. 检索浏览区 当所管理的批次较多时，可以按书商代码、预算代码、 创建人员等进行检索和分页浏览。 2. 书目批次列表区 列表中显示了所有的期刊书目批次，可以删除所选批次 或更改其状态。 316 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 一批电子征订目录预订处理完成后，建议在此删除，。 2.4 期刊编目 期刊的编目具有一定特殊性，期刊通常仅是刊期发生连续变化，所以书目一次编 目后基本不需再做处理，但期刊如刊名等信息发生变化后，要在书目里反映其信息。 期刊编目操作方式与图书相同，进行期刊编目前，参考 9.3 节编目有关操作。 进入“期刊  期刊数据管理  期刊编目”，如下图。 窗体分为两个部分： 1. 检索浏览区 在检索框中输入查询条件可以在总书目库和外部书目库中 进行期刊查询，上方的导航条可在检索结果中分页浏览。 2. 书目列表区 同检索值相匹配的检索结果列表，“BIBLIOS书目库”标 317 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 识是总书目库中查询的结果；“ MIDDLES 书目库”标识 是外部书目库中查询的结果，列表默认每页10条，超过10 条分页显示，可以直接跳转到指定页。 进入之初，系统默认显示总书目库中50条期刊书目数据，按照编目时间倒排，刚 编目的文献可以直接从列表中选择，不用再行检索。 2.5 书标打印 为了满足不同馆的不同工作流程方式的要求，我们在系统的各模块中都设有书标 打印功能，操作方式与图书相同，请参考编目有关操作。 进入“期刊  期刊数据管理 书标打印”，如下图。 318 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 3 章 期刊预订管理 期刊的预订体现了订购的连续性，一种刊主要的订购方式是续订。刊期、价格等 没有发生变换的期刊预订信息与上一年相同，系统提供对上一年预订期刊批续订处理 方式，简化预订过程。本章包含的部分有期刊预订处理、直接预订、荐购期刊处理、 期刊批续订。 319 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 3.1 先决条件 各分馆在开展期刊预订工作进行前，需要首先确认以下参数正确设置： 1. “期刊  期刊参数设置  货币管理”中货币参数已经设置，币种之间的 汇率正确无误。 2. 在“期刊  期刊参数设置  书商信息管理”中设置正确的书商信息。预 订处理时工作人员会选择相应的书商进行，订单才有发送的对象。 3. 在“期刊  期刊参数设置  资金预算管理”中设置正确的预算信息，这 不是必要的，但当分馆需要进行预算管理时，是必需的。 4. 在“期刊  期刊参数设置  设置采编参数”中设置工作人员自己要使用 的采编参数，包括MARC类型，控制号分区，Z39.50服务器地址。 5. 在“期刊  期刊参数设置  预订参数设置”中设置用户预订处理需要用 到的信息，包括书商代码，预算代码，订购年。 3.2 期刊预订处理 期刊预订处理包含了两种方式：期刊查重预订――传统的预订处理方式，依据纸 张征订目录在系统中查询需要预订的期刊进行预订；期刊批次预订――根据书商提供 的电子征订目录，逐条浏览的预订处理方式。查重预订处理方式与下一节说到的期刊 直接预订类似，都能对需要预订的期刊直接预订处理，细节和区别我们下面讲述。 3.2.1 功能说明 进入“期刊  期刊预订管理  期刊预订处理”。如下图： 320 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 期刊预订处理模块窗体由三部分构成： 信息显示区 域 显示当前的Z39.50服务器地址、预订年、书商信息（预订对象）和 当前预算。进行预订处理前，工作人员必需在“期刊  期刊参数 设置  预订参数设置”中设置需要的预订参数信息。 预订方式 I 传统的针对纸张征订目录的预订方式，也称为“期刊查重预订”， 需要对预订的每种期刊进行查重，如果找到记录，决定是否预订或 续订，如果没有找到记录，需要先增加一条期刊书目记录，然后再 行预订。  预订方式 I （书目查重预订），提供了一个组合检索功能区， 每部分选择需要的检索途径，输入要查询的条件，单击“提交 查询”，系统显示查询的结果。  可以两部分或三部分组配进行检索。对于系统提供的三个检索 框，前两个系统默认为前方一致的检索方式，第三个默认为 模糊查找方式。前方一致方式要比模糊查找方式检索效率高。 预订方式 II 对期刊电子征订目录的预订方式，也称为“期刊批次预订”，期刊 书目批次处于完成状态的，会在该模块中显示出来。选择需要征订 的期刊书目批次，进行浏览预订（选择一种排序方式，默认以订购 号排序），预订完成后，在期刊书目批次管理模块，将书目批次设 置为历史状态，关闭该征订书目批次。 321 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册  接收进入系统的书商征订目录，分为列表格式预订， MARC 格式预订两种，主要根据工作的习惯使用。  列表格式预订：每页 10条记录分页显示期刊征订目录信息， 选中需要预订的书目，单击“预订”作预订处理。  MARC 格式预订：以 MARC数据方式逐条显示期刊征订目 录信息，可以在屏幕上直接作预订处理。  排序方式：期刊征订目录可以选择一种排序方式（默认以订 购号排序），选择后，浏览整个征订目录按照所选顺序显示。 订购号的排序方式 订购号就是邮发代号，MARC里对应于 092$a字段。在多数自动化系统中，订购 号的排序按照“字符”方式，带来的问题如订购号“ 10-11” 排在“ 2-12”之前。 Interlib系统的订购号的排序系统做特别处理，排序方式按照“数字”方式，相对于邮 局发行的征订目录，排序方式相同，吻合实际使用习惯。 3.2.2 期刊查重预订 期刊查重预订，传统的对期刊的纸张征订目录所做的预订处理，要求对未查重到 的书目先建立书目记录，再做预订。期刊查重预订流程如下： 322 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如果阅读了手册的采编模块的相关章节，可以发现预订的流程和图书基本相似， 确实如此。相比而言，期刊书目变化不大，每年新发行期刊较少，如果有较为完整的 期刊书目库，能够更为便捷的进行期刊预订处理： 1. 根据征订目录需要预订的期刊信息，输入查询条件，单击“提交查询”。 2. 查重，系统根据检索条件进行查重，并显示结果：  查重到：查看需要预订的期刊是做预订处理还是续订处理。  查重不到：单击“新刊预订”，录入一条新的期刊书目记录。 3. 预订：输入需要预订期刊的复本数，确定价格、出版周期、期刊类型等信息 无误。 4. 重复以上动作直到期刊预订全部处理完成。 323 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5. 根据期刊预订年和书商信息输出期刊订单。 以下我们举例来演示一下书目查重预订的流程。 一、进入“期刊期刊预订管理期刊预订处理”模块，第 1个检索途径选 择订购号，并在检索框内输入订购号，单击“提交查询”。 二、选中在“BIBLIOS书目库”列表内出现的检索命中结果，单击“订购”。 如下图，窗体的第一行显示了重要信息，有： 书目记录号：系统识别用。 书商代码：显示对的那个书商做预订处理，需要在“期刊  期刊参数设置  预订参数设置”中设置正确的对象。 预订年：显示当前期刊的预订年信息。 荐购人数：读者网上推荐人数总计，如果不为 0，会显示荐购处理处理情况 和“荐购信息”按钮，供工作人员查看读者荐购的详细信息。 324 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 整个窗体由四部分组成： 1. 期刊书目查看 显示当前书目的详细信息。单击“编目”可以修改当前 书目数据，如果网上读者对该刊进行了荐购，预订处理 时系统能够显示荐购总人数，并可查看详细的荐购信息。 2. 预订表单 对当前书目作预订处理， 可增加、删除、修改预订信息。 3. 预订信息列表 显示了当前文献的所有预订信息，默认显示本馆的所有 预订信息。 4. 馆藏信息列表 显示了当前文献的所有馆藏信息，默认显示本馆的所有 馆藏信息。 三、填写好复本数等信息，单击“保存”，完成该刊的预订处理。这时当前期刊 的预订信息会显示在预订信息列表中。 四、单击“返回”，开始下一种期刊的预订。 查重预订方式与期刊直接预订的区别： 期刊预订处理的查重预订方式就是将需要预订的期刊找到，做预订处理，这一点 325 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 上与17.1节期刊直接预订处理相同，所不同的是期刊直接预订处理仅仅进行期刊的预 订和续订等操作，不能查看读者荐购信息。 3.2.3 期刊批次预订 期刊批次预订，对期刊电子征订目录的预订方式，因为有可以利用的电子征订数 据，直接浏览选择需要预订的期刊，省去了传统方式下的新建书目记录和查重过程 （系统自动查重处理）。期刊批次预订流程如下： 1. 选择需要预订的期刊征订目录批次。 2. 逐条浏览期刊征订书目及其预订信息，决定预订还是续订该刊。 3. 预订：输入需要预订的复本数，检查价格、出版周期、期刊类型等是否正确。 326 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 4. 重复以上动作直到需要预订的文献全部处理完成。 5. 根据预订年和书商信息输出订单。 以下我们来演示一下期刊批次预订的流程。 一、进入“期刊  期刊预订管理  期刊预订处理”模块，选择需要开始预订 处理的期刊批次，选择排序方式为“订购号”，单击“MARC浏览预订”。 如下图，出现浏览预订处理的窗体： 整个窗体分为五个部分： 1. 检索浏览区 在检索框中输入查询条件可以在该期刊批次中检索所需信 息，通过导航条可以在本批次中进行浏览。 2. 书目查看区 显示当前期刊的详细信息。单击“书目查看”可以查看当 前书目位于征订目录中的期刊数据，单击“编目”对当前 期刊做编目处理，单击“其它书商”可以查看提供该种期 刊的所有书商。如欲直接转到当前批次的某一条，在“转 327 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 到框”输入要转到的数值，回车。 3. 预订表单 对当前书目作预订处理，可增加、删除、修改预订信息。 通常仅需录入预订复本数信息，价格自动取MARC的 011$d，订购号自动取MARC的 092$a。 4. 预订信息列表 显示了当前期刊的所有预订信息。可以对列表中的预订信 息编辑、删除，对当前期刊进行续订、停订、退订处理。 5. 馆藏信息列表 显示了当前期刊的所有馆藏信息。 二、单击导航条上的“下一条”翻页浏览，找到需要预订的期刊。 三、填写好复本数、预订分配等信息，单击“保存”，完成期刊的预订处理。这 时当前期刊的预订信息会显示在预订信息列表中。 四、单击导航条上的“下一条”，继续浏览，开始下一种期刊的预订。 系统在接收期刊电子征订目录时会对所接收的书目进行查重，接收的征订目录数 据存放于期刊征订库中，批次浏览时显示的期刊书目信息是期刊征订库中的书目数据， 不是总库的期刊书目数据。工作人员进行期刊批次预订处理时，会见到下面两种书目 显示样式： 328 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 图一：未查重到的期刊征订数据 图二：查重到的期刊征订数据  图一仅能查看该书目，这是系统接收期刊电子征订目录时没有查重到的数据， 位于期刊征订库中；  图二可以查看征订目录中的书目数据和提供该种期刊的其它书商信息，这是 系统接收期刊电子征订目录时查重到的数据，并可以对相关联的总库数据进 行编目。 3.3 期刊直接预订 期刊直接预订与期刊查重预订方式类似，是对纸张的期刊征订目录开展预订处理 的功能。为了尽量方便用户操作，系统按照订购号（邮发代号）排序列出总库所有的 期刊信息，可以在书目列表中选取需要预订的期刊直接预订处理。 期刊直接预订模块的特点：  进入后系统默认按订购号（邮发代号）排序列出总库所有的期刊信息，对应 于期刊的征订目录，可以在系统中直接浏览预订。  不能查看读者的荐购信息，但是对读者荐购的期刊做预订后改变读者荐购信 息的状态为“已订购”。 329 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 一、进入“期刊  期刊预订管理  期刊直接预订”模块，期刊书目默认按订 购号排序出现在书目列表中，根据征订目录浏览处理需要预订的期刊或检索出需要预 订的期刊。 窗体分为三部分： 1. 检索浏览区 通过导航条可以在所有期刊书目中翻页浏览，在检索框中 输入查询条件可以在总书目库中检索所需期刊，检索结果 操过10条分页显示。 2. 书目列表区 显示检索到的期刊书目，默认显示所有期刊书目。 3. 预订信息列表 显示了当前期刊的所有预订信息，单击“查看馆藏”可以 查看当前期刊的所有合订本信息。可以对当前期刊进行预 订、续订、停订、退订处理和增加、编辑、删除预订信息。 二、浏览找到需要预订的期刊，在书目列表中单击行首按钮选中。 三、在下方的预订信息列表中单击“增加”。如下图： 330 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 四、填写需要预订的复本数，单击分配地点编辑框后的按钮，进行预订期刊的分配， 如下图，分配完成后检查价格等信息是否正确，单击“保存”，当前期刊的预订信息 会显示在预订信息列表中。 续订、停订、退订处理方式  续订：对当前期刊续订处理，只能对上一年已经预订的期刊续订。如果去年 已经预订该刊，则本年预订处理时增加的预订记录订购类别是“续订”。  停订：对当前期刊停订处理。  退订：对当前期刊退订处理。 期刊的预订处理中，增加新的预订记录时，系统检查该刊上一年是否预订，如果 是，系统增加续订记录，否则系统增加预订记录。预订信息的订购类别有预订、续订、 331 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 停订、退订四种，对应以上处理方式。 3.4 荐购期刊处理 读者期刊荐购是增强图书馆为读者服务的重要功能，这是一个交互的行为，读者 在 Internet 根据新期刊目录或自行推荐新期刊，图书馆参考读者的推荐信息实施决策， 扩大了图书馆采访的决策面和影响力 图书和期刊的荐购处理方式一致，进入荐购图书处理界面如下图 : 进入“期刊  期刊预订管理  荐购期刊处理” 选择分馆：通过选择分馆来限定查询的结果为用户所选分馆书目荐购信息。 书目类型：提供我们在系统参数设置的 MRAC书目类型来限定查询结果为我 们所选择的类型的书目荐购信息 ( 如我们选择的书目类型为 CNMARC|1 则表示查 询出的荐购书目类型为中文图书 ) 。 选择状态：下拉框中把读者推荐的信息分为 1.未处理状态2.不预订状态3.已 预订状态4.验收状态5.所有五种类型来对应读者所荐购的书目在图书馆的状态 . 用 332 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 户选择1.未处理状态时 , 则结果显示的是未被处理的读者书目荐购信息 , 选择”不预 订状态”则表示显示的是当前被处理过的读者书目荐购信息且处理的结果为不预定 . 选择”已预订状态”和”验收状态”类似 , 当选择”所有”则包括前面四种所有状态的信息 . 荐购日期：选择一定时间范围的读者书目荐购信息 . 同时系统还提供了限定读者条件的下拉选择框 , 工作人员可以根据自己的习惯来 选择相应设置 . 工作人员通过输入上述限定条件来查询所需要处理的荐购书目信息 . 3.5 期刊批续订 期刊批续订，是指对上一年已经订购的期刊全部查询出来，一次处理全部续订完 成。在实际操作中，不加辨别的全部续订处理，少之又少。种种原因如期刊价格变化， 出版周期变化，停刊等，都会影响结果的准确。但如果当年预订的期刊与上一年预订 的期刊变化较少，可以在期刊批续订中先处理例外情况，再做批续订处理，这无疑简 化很多操作。 进入“期刊  期刊预订管理  期刊批续订”模块，如下图： 系统默认查找出去年已经订购的期刊并按订购号排序，上图显示的预订年是2005 年，则系统查找出2004年预订过的期刊。窗体分为两部分： 333 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1. 检索浏览区 通过导航条可以在所有上一年已经预订的期刊书目中翻页 浏览，在检索框中输入查询条件可以检索所需期刊，检索 结果操过20条分页显示。 2. 书目列表区 显示上一年已经预订并且本年度没有预订的期刊书目，如 果期刊处理后（续订、停订），将从列表中消失。 在书目列表中选中单条书目，可以对该期刊做续订、预订处理。在列表的列头行 首单击，可以选择当前页显示的所有期刊，做续订、预订处理。单击“全部续订”可 以将所有上一年预订的期刊进行续订。 进行期刊批续订处理，系统建议如下： 1. 先处理有变化的期刊，包括价格变化、周期变化、停刊、期刊更名等。  对不再订购的期刊，做停订处理。  对发生变化的期刊，做续订处理，将变化情况反映到订购信息中。 2. 上一步处理完成后，单击“全部续订”将余下的需要续订的刊全部续订。 334 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 4 章 期刊记到和装订 记到就是期刊到馆后的验收处理，期刊记到方式比较复杂，需要揭示出到馆期刊 每期的详细信息，便于更好的进行现刊管理。在多分馆的管理方式中，各馆如果自己 负责期刊的订购和记到，处理方式比较简单。如果需要统一订购，统一记到，则必需 在管理方式做调整，注意记到后期刊的分发环节。 335 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 4.1 期刊记到处理 期刊记到处理包含了两种方式下的记到管理：  预订记到：对经过预订处理期刊的记到方式，预订时系统根据预订信息默认 生成记到记录，记到时只需选择相应期处理。  直接记到：没有经过预订直接到馆的期刊，如赠送、交换等途径到馆的期刊。 因为没有经过预订，系统不能生成记到信息，需要在第一次处理增加记到年 信息，系统根据记到年生成记到记录，再做记到。 记到处理中，当年第一期记到期刊需要做详细记到，用以生成默认的卷期信息。 在操作上，预订记到和直接记到的区别在于直接记到第一次处理时，需要增加记到年 信息，之后的记到操作相同。 进行期刊记到时，注意记到状态的变化，记到状态反映了某期期刊的如下信息：  未记到：没有经过记到处理的刊期。  到馆：预订份数与记到份数一样。  未到齐：到馆的期刊份数小于应到馆的期刊份数。  装订：期刊已经下架做了装订处理。  催缺：期刊未到齐，对该刊进行了催缺处理。  推迟出版：期刊推迟出版。  催不到：进行了催缺处理，但该刊催不到。  停刊：该期刊已经停止出版。  退款：对相应期做了退款处理。 期刊的记到处理，重要的是反映每一期到馆期刊的如实到馆信息，方便工作人员 进行期刊的管理。 336 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 一、进入“期刊  期刊记到管理  期刊记到处理”，输入检索条件检索出需要记 到的期刊，如下图： 窗体分为两部分： 1. 检索浏览区 选择需要的检索途径，在检索框中输入查询条件可以检索 出所需记到期刊，检索结果操过10条分页显示。 2. 书目列表区 显示检索到的期刊书目数据。 二、选中需要记到期刊，单击“记到” 进入记到处理，如下图。 窗体分为四部分： 337 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 1. 检索浏览区 选择需要的检索途径，在检索框中输入查询条件可以检索 出所需记到期刊。 2. 书目信息 显示了当前需要记到的期刊信息。 3. 记到年信息 到馆期刊的记到处理年。如果已经使用系统多年，在这里 会有多个记到年显示，选择一个记到年，可以对该记到年 下的记到记录进行记到管理。 4. 记到格 显示当前需要记到期刊当年发行的所有期数信息，在信息 列表中反映了期刊到馆的实际情况。选中需要记到的期， 点击右键选择相应的记到方式。记到格将以不同的颜色区 分不同的记到方式。 三、选中记到年（默认是本年）。 四、对第一期到馆的刊做“详细记到”，以后每期到馆的刊没有少到、合刊、增刊等 变化，直接在记到列表中选择相应期，单击“记到”处理。 以下我们将记到处理分解为以下几个部分，分别详细说明。 记到年：关于系统中记到年的概念和作用。 详细记到：详细记到的使用。 记到操作：期刊记到的详细操作和使用。 4.1.1 记到年 记到年就是到馆期刊的记到处理年，如果没有预订的期刊直接到馆，先增加记到 年才能做记到处理。从另外一层含义理解，记到年将需要记到的各期期刊按年区分管 理，要记到的期刊总是要根据到馆期刊反映的发行年、卷、期信息进行记到，在有多 个记到年的记到处理中，根据期刊反映的发行年，选择正确的记到年进行。 338 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 上图清晰反映了记到年与记到记录的关系，记到记录反映了期刊每期信息，记到 年则是该年记到记录的集合。 增加记到年 一、在记到年信息区中单击“增加”，如下图： 二、根据到馆期刊的信息填写需要记到的复本数，确定到馆期刊的分配，检查价 339 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 格、出版周期等信息正确，单击“保存”。 新增加的记到年出现在记到年信息中，选中新增的记到年，可以对该记到年下的 所有期进行记到处理。直接到馆的期刊有了记到年信息的，仅做记到处理，没有记到 年信息的，需要先增加记到年。 4.1.2 详细记到 每种刊的当年第一次记到，必需详细记到，系统根据到馆期刊反映的总期和卷信 息，顺序生成之后各期的缺省信息。第一次记到处理之前，记到列表显示如下图，卷、 总期信息为空。 一、在记到列表中选取第一期（第一条记到记录），单击右键“详细记到”。如下图： 340 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 二、在详细记到窗中填入记到册数（期刊到馆册数），记到总期，卷信息，没有总期 和卷信息的可以不填，单击“保存”。 详细记到后系统会根据填入的卷和总期信息重新生成列表中的所有记到记录，同 时系统自动填入记到人员。如果记到份数等于应到份数，记到记录的状态变为“到 馆”。 除在一次使用详细记到外，到馆期刊发生变化，可以对相应期用详细记到处理变 化情况。 4.1.3 记到操作 在记到列表中可以处理期刊的各种记到情况，重新观察记到列表，记到列表包含 有当前期刊当年所有期信息，选择需要处理的期，对其做记到。 记到操作  增加：在记到列表尾部增加一期新的记到信息。  记到：选择需要处理的期，对选择的期做记到，如果同时选择多期，可以对 多期同时记到。  详细记到：对选择的期做记到，可以处理当前期的一些变化情况。  删除：删除选中的期，被删除后从记到列表中消失。  取消记到：某期记到后，用取消记到对选择的期操作，恢复记到前的状态。  插入：在选择的记到期前插入一期新的记到信息。 341 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册  合并记到：合刊处理，选择需要合刊的期，对其做合刊处理。  附件：选择需要处理的期，对选择的期增加附件记到信息。  增刊记到：对选择的期增加增刊记到信息。如果没有选择任何期，则在记到 列表尾部增加这一年的增刊记到信息。  装订：对选择的期做装订处理，根据装订信息送交装订处理。 期刊的管理集中在预订、记到、装订几个环节，记到处理甚至每个工作日都会进 行，用户要仔细领会记到处理的各种操作，能够处理到馆期刊的各种变化情况。 4.1.4 记到装订 在图书馆的业务工作中，下架期刊需要装订成册，形成合订本，这个过程就是合 订本装订处理。自动化系统处理中，装订的处理有两种：一是根据记到信息装订形成 合订本；一是直接合订本回溯处理。本节说的装订处理，是针对有记到信息的期刊进 行装订处理的方式。 在装订流程中，由三个环节组成： 1 、 期刊下架，通过记到信息进行装订处理，如实反映期刊装订卷期和 缺失情况。 2 、 所有刊记到装订完成，输出装订单，与待装订期刊一起送交装订厂， 要求装订厂按照装订单形成合订本。 3 、 装订好的合订本回馆验收处理，检查系统中的装订信息是否与回馆 的合订本信息一致，有否缺失、装错等情况。验收时贴条码送交馆藏， 合订本与图书一样流通。 下面我们看一下计算机里如何处理装订。 一、检索需要装订的期刊，进入记到处理中，从记到列表中选择需要装订处理的 期。 342 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如上图，选择 1-6 期进行装订，即 1-6 期形成一个合订本，选择几期则装订 几期。如果需要全年形成一个合订本，选择所有期进行装订。 二、单击“装订”进入记到装订处理，设置好装订批号（根据装订批号输入装订 单），装订费用（单个合订本的加工费），份数。系统默认对记到的所有复本装订， 如果需要装订较少的复本，输入需要的份数。 343 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 上图显示了记到装订信息，装订列表中是根据用户选择需要装订的期生成的装订 信息，记到列表中是形成装订信息的记到记录。系统允许在记到装订处理中分配条码， 也可以在合订本回馆验收时分配条码，从流程上讲，验收时分配条码更为合理。 三、单击“保存”，完成装订处理，继续装订其它期刊。 4.2 光笔记到 一种便捷的记到方式，直接用光笔（条码阅读器）读入期刊的 ISSN 条码，完成 记到。期刊的 条码，实际就是期刊的商品码，反映了期刊的 ISSN 号和期数信息。 使用光笔记到需要对光笔进行设置，一般用户购买光笔时会配有光笔的设置手册， 在设置手册上找到“阅读附加码”一项，按照光笔设置说明进行设置，使光笔能够阅 读附加码信息。 344 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 进入“期刊  期刊记到管理  光笔记到”，在商品码编辑框用光笔读入期刊 的商品码信息，如下图： 记到年：默认是本年，如果需要记到的期刊记到年不是本年，需要按照所记到期 刊的发行年重新设置记到年。 商品码：15位长，通常印刷在在期刊封底。 注意，用光笔读入商品码信息，读入一次，系统认为该刊到馆一册，如果某期期 刊有多个复本，需要读入多次。 4.3 装订验收处理 经过装订记到的合订本回馆后，需要验收，以确定合订本信息与系统中的装订信 息是否一致，如果合订本发生变化，需要在系统中修改装订信息，反映真实情况。 进入“期刊  期刊记到管理  装订验收处理”，输入检索条件检索出需要装 订验收的期刊。 一、选择需要装订验收处理的期刊，单击“装订”，进入装订验收处理。如下图： 345 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 窗体分为三部分： 1. 检索浏览区 选择需要的检索途径，在检索框中输入查询条件可以检索 出所需装订验收的期刊。 2. 书目信息 显示了当前需要装订验收处理的期刊信息。 3. 装订列表 显示当前期刊的所有装订信息，根据其中的卷册信息验收 合订本信息是否与装订信息一致。选中需要修改的装订信 息，单击“修改”改正错误的卷册信息。 二、如果需要验收处理的合订本信息没有错误，贴上条码（合订本验收时或验收 之前贴条码），选中需要验收的装订信息，录入正确的条码，单击“交送”将合订本 验收同时交送馆藏。 修改装订信息 记到装订处理后，生成的装订信息与记到信息保持关联，系统能够分辩出装订信 息包含的记到期。如果需要修改装订信息，选中需要修改的装订记录，单击“修改”。 如下图： 346 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 左边的列表框内是当前装订记录包含的记到期信息，右边是所有已经记到的期。 单击 可以减少装订记录包含的期，单击 记到的期增加到装订的卷期信息 中。 4.4 合订本装订 对合订本追加装。其工作界面如图： 347 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 通过点击“增加装订”来对合订本追加装订，如果信息有所改变，可以通过“编辑装 订”来做相应的编辑修改。 4.5 合订本回溯 合订本回溯，就是期刊的回溯建库功能，与图书的回溯建库不同，图书回溯处理 更多的工作是花在了书目数据处理上。由于期刊的特殊性，书目数据一般不发生变化， 种数也少，回溯处理主要是处理合订本馆藏，相对简单。 4.6 装订批交送 装订批交送是对装订交送进行批操作，交送的是哪些期刊是根据你所选择条件来 决定的，其工作界面如下图： 348 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 4.7 装订书标打印 合订期刊要像图书一样，分配条码，贴上书签才能上架流通。而装订书标打印，能 够为每批次的装订期刊打印书标，其操作过程与采编模块的相关章节类似，工作人员 可以相互参考。其工作界面如下图所示： 349 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 工作人员，根据工作的实际需要设定相关条件来提前书标进行打印。 350 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 5 章 期刊参数设置 我们强调，根据系统使用的流程，在使用系统开展各项工作之前必须设置好相关 的参数。在前面的采访模块中，我们对有关采编模块的参数设置做了详细的介绍，而 期刊参数设置中的大部分操作和机理和采编模块类似，但又有其特别的地方。为了读 者能更好的理解，这部分的内容我将按照实际的工作流程来讲解（不按系统模块设计 的先后顺序）。 351 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5.1书商信息管理 进行书商文档的管理。书商是一个重要的信息，反映了图书和期刊等文献的订购 来源，使订单的输出，文献的催缺都能够正确发给系统中记录的来源对象。在进行文 献采访工作时，要注意设置好正确的书商参数，当书商信息发生变化后，旧有的书商 信息不要立即删除，可能工作人员已经对该书商进行了采访，信息删除将会导致后续 有关操作无法找到该对象。 无论对于图书的采购还是期刊的采购，系统提供的书商文档都是同一个书商库， 书商信息可以共用。实施全区域联合协调采购时，可以将书商设置为全局参数，由所 有分馆共享书商信息。 和采编模块类似，在进行期刊预定工作之前，一般要求在“系统” -“ 系统参 数设置”---“书商管理”添加书商信息，这对区域联合采购来说更为重要，便于系 统管理员统一维护和管理。在各分馆单独进行相关操作是则可以在期刊本模块中的 “期刊参数设置”来对有关书商信息进行管理。 进入“采访” --“采访参数设置””资金预算管理” 其工作界面如图： 工作人员可以对现有的书商信息进行相应的编辑，还可以点击“新增”来添加新的书 商信息。如图 352 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 书商代码：代码必须唯一。 密码：要求密码不少于六位，系统保留使用。 分馆代码：书商所属馆，默认与工作人员所属馆相同，不能修改，是一成员 馆参数。如果采用全局账号 admin进行设置，可以修改书商所属分馆。如果所属分馆 是“ 999”，该书商参数变为全局参数，可以被所有分馆共享使用。 名字：书商的文字描述信息，建议长度在六个汉字内。 EMAIL 、电话、邮编、联系人、开户行、账户、分值、地址、备注信息等俱为 书商的描述信息，以备随时联系使用。其中分值是系统对书商评估而用的，默认为50 分，如果发生退订情况，书商的分值将会逐渐扣除，也可由工作人员修改。 进行以下工作之前需要预先设置书商信息： 5 、 图书的采访工作 6 、 期刊的采访工作 353 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5.2资金预算管理 资金预算提供图书馆进行采访经费的管理，与预算相配合，工作人员采访时能够 及时掌握所使用的经费情况，达到对预算进行控制管理的目的。 在预算管理中，系统提供的预算类型有三种，普通情况下都使用“正常拨款”类 型，但对于赠送的用于购书的经费或直接赠送的图书，也可由预算管理中明确经费对 象。 如果是政府统一拨款为全区域采购图书，除了在经费上加以区分外，必须明确这 批图书的资产所属（属于总馆或是分馆，抑或都不属于？），在系统中可以采用如下 方式来设置以区分这批图书：  总馆代购，资产属于全区域的方式： 3. 建立全局的订单，由总馆为全区域代购。 4. 建立全局验收批次，用系统全局账号对到馆图书进行验收，这样，该批 图书资产的原始标识为“全局”。分发到各馆后各馆通过馆际调拨入藏 到本馆。资产仅仅改变了所在馆信息，原始所有馆信息不发生变化。  总馆代购，资产分配给各分馆： 3. 建立全局的订单，由总馆为全区域代购。 4. 图书到馆后不作验收，直接分发给各分馆，由各分馆完成验收，这样， 该批图书资产的原始信息为各分馆。  总分馆共同联合采购，资产分配给各分馆。 1. 各分馆自己建立单独的订单，由总馆汇总后发出。 2. 图书直接分发到各馆，由各分馆完成验收，这样，该批图书的资产原始 信息为各分馆。 进入 “采访” --“采访参数设置””资金预算管理” 其工作界面如图： 354 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 工作人员可以现则现有的记录信息进行相应的编辑修改，还可以单击“新增”来添加 新的资金预算记录如图： 预算编号：编号唯一。 分馆代码：预算所属馆，默认与工作人员所属馆相同，不能修改，是一成员 馆参数。如果采用全局账号 admin进行设置，可以修改预算所属分馆。如果所属分馆 355 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 是“ 999”，该预算参数变为全局参数，可以被所有分馆共享使用。 类型：分为“正常拨款”、“赠送（钱）”、“赠送（书）”三种类型，以 区别不通的经费对象。 来源：经费来源的说明信息。 货币类型：经费的货币类型。 原币值：按照货币类型提供的经费总额。 换算值：换算成当前系统默认币种的经费总额。 地址、邮编、电话、 Email 是经费提供对象的描述信息，对于赠送对象有用。 备注信息：关于经费的详细说明，建议提供较为完整的信息。 进行以下工作之前需要预先设置预算信息： 3 、 图书的采访工作 4 、 期刊的采访工作 工作人员根据各馆的规定和实际情况来设定有馆信息，保证其有效性和预算编号的 唯一性。 和书商信息相同，系统建议，在开展各工作之前，先设置好相关参数，以便于后 续的工作能有序顺利的完成。 5.3预订参数设置 期刊预订和图书预订不同的是，由于期刊的一些特殊性，期刊预订取消了批次的 概念而是通过预订年来进行有效的管理。 在设置好有关书商和资金预算信息后，我 们就可与进行预定参数的设置，这里讲的预订参数的设置和采访模块种预订订单批次 概念相似。其工作界面如下图所示： 356 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 工作人员根据实际的工作需要，选择前面设置的对应的书商和资金预算代码，在订购 年中选择正确的预定年份。点“设置”完成有关操作。 5.4采编参数设置 对本预订年采编工作处理书目的MARC类型、书目控制号以及当前 Z3950地址列表 进行设置其工作界面如图： 357 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5.4.1 设置 MARC类型： 这里所指的设置MARC类型仅指在图书预定验收过程中所限定使用的MARC模板类 型即如果设定了MARC类型为：中文图书 1-CNMARC ，那么在此次图书预定验收 过程中只能处理“中文图书”这种类型。既然这里说到了MARC类型参数设置，为了 讲解的连贯性，和加深读者的理解，接下来我介绍一下MARD类型设置有关知识： MARC类型参数，定义系统需要用到的各种MARC标准，在系统建立之初，默认 设置了 CNMARC 、 USMARC 标准供用户使用，如需要增加新的MARC标准，需要 首先定义MARC类型参数，然后设置该标准的MARC字段、MARC索引、MARC统一 字段、MARC模版才能使用。系统MARC标准定义完全参数化，允许无限种MARC标 准 的 共 同 存 在 。 即 是 说 系 统 可 以 容 纳 CNMARC 、 USMARC 、UNIMARC、JPMRAC等等标准的共同存在。 通过动态定义MARC类型，可以获得对其他国家MARC标准的支持。 进入“系统  MARC参数设置  MARC类型”，单击“新增”，增加对新 MARC标准支持。 MARC 名称：系统中存在的 MARC类型标识名称。 MARC 说明： MARC类型的说明。 文献类型：每种 MARC类型都允许多种文献类型的存在，系统默认定义了书、 期刊、非书资料、古籍四种，并可以根据用户需求增加。 358 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 字符集：进行该 MARC类型的书目编辑时所采用的字符集，默认是 UTF- 8（ Unicode ）。 5.4.2 设置书目控制区号： 这里所讲的设置书目控制区号单指为此次采访预定验收过程中为各书目分配一定 的书目控制区号范围。 如上图工作人员根据实际工作的情况选中相应书目控制区号，然后点击“设置书目控 制区号”在列表框的右下角会显示我们所选择的信息。下面对系统的书目控制号做一 下详细介绍： 书目控制号用于准确对应书目数据库一条记录的唯一标识，在应用系统中常作为 数据链接和合并的依据。本数据字段可由各数据制作单位自行定义。目前大多数馆使 用的记录控制号与中国国家图书馆采用的定长结构化记录控制号一致。 书目控制号对应 CNMARC 的 001字段， 001字段是必备字段，无子字段，无指 示符。 控制号由文献类型＋编目年＋流水号构成。 359 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 系统的控制号分区支持自定义的长度最大为20的书目控制号分区。 进入“系统  系统参数设置  书目控制号分区”，单击“新增”，增加一个 新的控制号分区参数。 分区代码：工作人员根据需要对书目控制号按区划分的分区代码。分区代码 唯一，并且为全区域共享。 当前控制号 : 当前所编目文献分配的控制号，分配后该值递加。 结束控制号 : 本分区内书目控制号的最大值，是对分区代码的最大值约束。 描述信息：用于描述该分区的属性。如：中文图书，西文图书等。 控制号的设置和使用： 控制号分区参数设置后，用户在做文献编目时需要选择相应的控制号分区，在各 分系统的参数设置设置采编参数中选择控制号分区。 5.4.3 Z3950目标地址列表： 进行Z39.50网上服务器地址的管理，在系统中，可以通过Z39.50下载书目信息， 系统支持多地址、多数据库广播查询。Z39.50地址管理中要注意服务器的认证要求， 网上提供的免费Z39.50服务器不需要用户名和密码就可以下载详细书目信息，而一些 服务器需要付费才能下载详细书目。 Z39.50地址管理功能仅仅对Z39.50信息进行管理，如果工作人员使用Z39.50地址 360 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 进行书目查询，需要在各子系统的参数设置  设置采编参数中选取需要查询的 Z39.50目标地址。 进入“系统系统参数设置 Z39.50地址管理”，单击“新增”，增加一条 新的Z39.50服务器信息。 名称：名称是系统用来识别 Z39.50服务器，要求唯一。 国家：属性，仅做描述用。 服务器地址： Z39.50服务器的IP地址。 端口号： Z39.50服务器提供Z39.50服务的网络端口号。 验证类型：如果 Z39.50服务器没有任何限制，免费提供，不需要验证类型； 如果Z39.50服务器需要认证用户信息才能下载详细书目，则需要验证类型，默认为 “ 3”。 字符集：默认都为 GBK 。 用户、密码：需要认证用户信息的服务器要求提供用户名称和密码。 数据库：需要检索的数据库，系统可以一次检索多个数据库，多于一个数据 库时，数据库之间用“ ,” 分隔。 361 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5.5种次号库维护 讲这部分内容之前我想强调一下，本系统是默认用分类号和种次号（流水号）来构 成图书的索书号，工作人员可以在验收的时候在“验收参数设置”中来选择是否自动 分配索书号，是否验收时分配索书号 ( 指是否验收的时候进行索书号的分配，设置 该项后，系统自动会把分类号取出来以 "分类号 /"的形式填充到索书号一项。 ) 对于图书馆采用种次号方式排架，系统能够自动为每类图书分配种次号，一个先 决条件：必须有种次号库信息存在。如果分配时系统发现是新类，自动在种次号库中 插入一条新记录，次序号从 1开始。 传统手工方式下，工作人员管理种次号卡片，每类图书到馆后，手工在种次号卡 片上划下当前号（按次序分配的下一个未使用号），管理相当不便。采用自动化管理 后，由系统承担此项任务，简化了管理。 种次号库逻辑上按照“分馆”、“MARC类型”、“文献类型”划分为不同的分 区，并且在增加了上述三项中的任意一项后，系统自动增加新的逻辑分区来存放新的 种次号信息。如果需要系统自动分配种次号，在索书号位置采用“分类”＋“ /” 系 统即自动分配该类的种次号。 图书编目时种次号的分配： 在图书验收处理或编目处理时，系统会自动在索书号编辑框内取得图书分类信息， 示例如下： 索书号编辑框的内容：TP-61/ 如果不做任何修改，直接保存，系统会自动分配“ TP-61”类的当前种次号，系 统以最后一个字符为“ /” 辨识是否需要自动分配种次号。 期刊编目时种次号的分配： 期刊和图书的索书号存放方式有别，图书的索书号存放于馆藏信息中，期刊的索 书号存放于MARC记录的 905$f 中，按 905$a馆代码字段区分不同分馆的索书号，待 期刊装订入库后，索书号才存放于馆藏信息中。 362 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 如果需要对期刊分配种次号，编辑该刊的书目信息，填写 905字段内容，示例如 下： 905字段内容： 905| |$aLIB$fTP-61/ 必须准确填写 905$a字段的馆代码信息，这样系统才能准确寻找该书目对应分馆 该分配的种次号。同样，系统以最后一个字符为“ /” 辨识是否需要自动分配种次号。 进入“采访”— >“采访参数设置” -“ 种次库维护” 整个窗体分为两部分： 3. 种次号检索区 选择分馆、MARC类型、文献类型，输入需要查询的分类 号查询出需要的种次号记录。 4. 种次号编辑修改区 编辑、修改检索出来的种次号信息。 新增：增加新的种次号，直接输入分类号和种次号信息后，单击新增。 编辑：编辑所选择的种次号。 删除：删除所选择的种次号。 注意：种次号库中每个分类的次序号存储的值表示系统即将分配给该类新书的下 一个号。 工作人员可以新增，编辑，删除种次号。如图，如果型曾了，分类号为 ppp和种次号 2，那么当在此验收此类图书时就会已现在新增的次序号为基数自增。 363 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 5.6 出版周期 出版周期，期刊的发行周期属性，期刊订购时填写正确的出版周期，系统根据出 版周期生成记到等信息。系统可根据设置的出版周期信息自动进行与出版周期相关的 工作处理。是工作人员进行记到处理、期刊催缺等工作的依据。 出版周期参数在系统安装完成后已经有缺省的信息存在，如果需要修改或增加， 进入“系统  系统参数设置  出版周期”，单击“新增”，增加一个新的出版周 期。 周期代码：工作人员定义的周期代码，代码唯一。 出版册数：每年出版的期数。 描述：对出版周期的语言描述，便于理解。 进行期刊的采访工作时注意期刊的出版周期，必须正确填写订购信息中的出版周 期。采访时，订购信息中的出版周期自动从MARC字段的 326$a获取，如果 326$a信 息与所订购期刊有出入，请选择正确的出版周期。 5.7货币管理 采访参数－汇率参数，工作人员进行文献采访时，多币种的经费进行自动换算。 364 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 汇率参数－文献采访时涉及到多币种，除系统默认的币种外，还可以采访其它币 种的图书，系统自动处理多币种下经费的换算，如果在汇率参数表中有对应的参数设 置，就可以实现采访时不同币种的换算。 如需要采访币种是美元的 (USD)图书，填入系统默认币种与美元的比值，系统自 动进行换算。 实施外文图书采购时，汇率参数的正确与否影响采访经费和采访金额的正确。 进入“系统  系统参数设置  汇率参数”，单击“新增”，增加一个新的汇 率参数。 基本币种：当前系统采用的默认币种，为基本核算币种。 币种：需要换算的币种。 兑换比率：按照 1个单位兑换成基本币种的比率。 在系统使用之初，预定义好币种与默认币种之间的汇率参数，全区域各分馆共用。 工作人员采访时要注意“货币类型”、“原价”、“价格”之分，货币类型是指采购 的图书的原始订单上的币种，原价是指原始订单上的价格，价格是系统自动换算成默 认币种的价格。 365 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 6 章 报表 报表，提供对流程操作过程所涉及的各类操作进行查询统计，其大部分内容在采 编模块中有较详细的介绍，相信看过前面相关章节的读者，对这部分功能不会陌生。 在这我将对期刊所特有的部分做下介绍。 366 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 6.1 订购单 订购单是提供对期刊采访预订过程中所建立的各预订年的图书预定订单 的查询、统计、和打印的功能。 排序方式：通过选择不同的字段来对统计清单进行排序。 选择分馆：通过选择分馆来区分各馆的预定，如果选择所有分馆，那么查询 的是所有馆的预定订单信息。 367 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 期刊年份：通过期刊年来区分不同年份的订单信息，同图书的批次概念相似。 选择书商：选择特定书商的预定订单信息。 选择预订者：建立预定单的工作人员。 馆藏地点：通过馆藏地点来限定查询统计某一特定馆藏地点的期刊订购信息。 条码号：通过设定条码号段，来限定查询统计此条码号段的期刊订购信息。 操作日期 : 设定查询一定时间段的订购信息。 设置报表格式：设置报表所包含的各项内容和样式。 点击“设置报表格式”进入报表格式设置界面。 在此模块中，我们可以对现有的报表格式进行相关修改，还可通过“新建”来添 加新的报表格式，其详细设置视实际情况而定。 注：和其他报表不同之处是，当点选所选之外的书商亦即对所选择的书商 之外的书商进行查询统计。 368 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 6.2 新订单 新订单是提供对期刊采访预订过程中按所选择的条件来查询（打印）新订 的期刊清单的功能，其工作界面如下图： 排序方式：通过选择不同的字段来对统计清单进行排序。 选择分馆：通过选择分馆来区分各馆的预定，如果选择所有分馆，那么查询 的是所有馆的预定订单信息。 期刊年份：通过期刊年来区分不同年份的订单信息，同图书的批次概念相似。 369 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 选择书商：选择特定书商的预定订单信息。 选择预订者：建立预定单的工作人员。 馆藏地点：通过馆藏地点来限定查询统计某一特定馆藏地点的期刊订购信息。 条码号：通过设定条码号段，来限定查询统计此条码号段的期刊订购信息。 操作日期 : 设定查询一定时间段的订购信息 设置报表格式：设置报表所包含的各项内容和样式。 点击“设置报表格式”进入报表格式设置界面。 在此模块中，我们可以对现有的报表格式进行相关修改，还可通过“新建”来添 加新的报表格式，其详细设置视实际情况而定。 6.3 装订单 前面我们对有关期刊的整个操作流程做了详细的介绍，其中就有期刊合本装订的过 370 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 程，在这里我们就可以有选择地对各批次的装订信息进行查询统计，输出装订单。其 工作界面如下图所示： 上图所示的操作界面，相信读者现在并不陌生，前面各相关内容都有类似操作。工 作人员根据实际工作需要学者本馆不同装订批次期刊装订信息清单进行输出打印。 6.4 记到单 对各记到年中的不同时间段的期刊记到信息进行查询统计。操作界面如图： 371 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 设定好查询条件后，点击“输出”输出统计单。 注：勾选填写复选框则可以手动填写馆藏地点。 6.5漏订单 对期刊预定处理过程中漏定的期刊进行统计。其工作界面如下图所示： 372 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 工作人员根据实际工作需要，进行相关查询条件的设置，点击“输出”进行查询统计。 6.6催询单 对未到齐或未到馆期刊进行查询统计。 373 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 设定查询统计条件之后，输出的统计清单如下图： ·未到齐期刊亦即有一定期数到馆，但未到全。 ·未到馆期刊亦即没有一期到馆（全部没有到）。 374 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 6.7 停订单 对已做停订处理的期刊进行查询统计。 375 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 7章 统计 前一章我们对报表做了简要的介绍，我们知道报表为我们对整个采访过程中所涉及 的各阶段的各种类型批次进行查询统计提供了有效的手段，而这一章要讲的统计则是 对整个过程所涉及对期刊的所有类型的操作进行有效的统计是季终或年终总结的有效 手段。 376 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 7.1 订购统计 对一定时间内的订购进行查询统计。 设置好查询统计条件后，点击“执行统计” 。需要说明的是点击 “重置表单”即为清空前面所设置的查询统计字段。其统计结果清单如图： 377 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 7.2 新订统计 对新增的预订进行查询统计（亦即非续订的预订记录）。 378 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 7.3 停订统计 对已作停订处理的预订进行查询统计。 379 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 7.4 漏订统计 对漏订的期刊进行查询统计。 380 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 7.5 记到统计 对已经记到处理的预订进行查询统计。 381 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 7.6 装订统计 装订统计是按所选择的条件来进行查询（打印）各分类期刊的装订统计，其工作 界面如下图： 382 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 第 8章 日志查询系统 系统为了保证操作员对数据的有效操作，跟踪相关操作记录，提供了日志功 能，能够有效记录各操作员在整个操作过程中的操作，便于查询和统计。模块包含期 383 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 刊日志查询和期刊日志统计两个部分。 8.1期刊日志查询 进入“期刊” -“ 日志查询系统” --“期刊日志查询”其工作界面如图： 上图显示了两个部分，检索区和日志列表区。 1检索区 查询检索区。 2日志列表区 显示了当前所查询的操作日志对应信息 384 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 注： 1、数据项一、数据项二、数据项三字段根据不同的日志类型不尽相同。 2、系统把流程中所涉及的各类操作定义为不同的日志类型。 为了读者能更好的理解，我以中心馆 999的 admin操作员为例对这部分内容做下具 体解释。比如说，我现在要对 admin操作员在某一段时间内所新增预定数据的日志信 息，那么，我们可以在检索区的“分馆代码”中选择操作员所在馆（这里是 999）， 在“ ip地址段”选择所分配给操作员工作的 ip，在“日志类型”中选择“ 10201|新增 预定批次”然后选择一定的时间范围，点击“查询”。 8.2期刊日志统计 日志统计对某馆某操作人员在某一段时间的所有操作进行查询统计。 进入“期刊” -“ 日志查询系统” --“期刊日志统计”其工作界面如图： 选定条件后“执行统计”结构图如下： 385 深圳市南山教育信息网手册--图书馆管理系统用户使用手册 工作人员可以通过“配置统计项”来对结果统计单的显示字段进行删增等编辑， 其操作和前面在“报表”中相关“配置统计项”类似，这里不再累述。 386